Papierloses Büro Utopie oder Zeitgeist? Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen! Jan Soose

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1 " Rechtliche Grundlagen und praktische Anwendungen! Jan Soose Dipl.-Kfm. / Prokurist

2 Überblick / Agenda Einführung Referent / bmd GmbH Rechtliche Grundlagen Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung Digitalisieren weit mehr als Scannen! Elektronische Archivierung ohne Dokumentenmanagement-Software Elektronische Archivierung mit Dokumentenmanagement-Software archivierung Fazit

3 Referent bis 09/2002 Industriekaufmann/Sachbearbeiter Rechnungswesen - Schuler AG 10/2002 Assistent der Geschäftsführung - bmd GmbH 10/2002 Wirtschaftswissenschaften - UNI Siegen Diplom Kaufmann - Spezialisierung auf Management und Marketing von KMU - insbesondere Wissensmanagement 10/2007 Prokurist / Geschäftsleitung - bmd GmbH Projektmanagement - digitale Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen seit 05/2010 stellv. Vorstandvorsitzender des FMI - Fachverband für Multimediale - Informationsverarbeitung (Frankfurt a. M.)

4 bmd GmbH 10/1975 Gründung der bmd GmbH durch Karl-Ernst Reinschmidt - Büro für Mikrofilm und Datentechnik 02/1988 Andrea Reinschmidt Gesellschafterin - Organisations- und Personalleitung 1996 Scandienstleistung - Microfilm und digitale Datentechnik GmbH 1999 Vertrieb von Archivierungssoftware - elektronisches Dokumentenmanagement 10/ jähriges Firmenjubiläum - Digitalisierung aller Dokumentarten (DIN A 7 - > A0, Bücher, etc.) - zertifizierter Anbieter elektronischer Archivsysteme / DMS und Datensicherheitslösungen Mitgliedschaften/Verbände: - seit 1985 Mitglied im FMI - Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung - seit 2007 Mitglied im BVMW

5 Rechtliche Grundlagen Handelsrechtliche Aspekte HGB Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente aufbewahren - Eröffnungsbilanzen, Inventare, Buchungsbelege, Handelsbriefe, Steuerrechtliche Aspekte AO alle für die Besteuerung notwendigen Unterlagen sind aufzubewahren - Finanzbehörden dürfen auf die in DV-gestützten Systemen gespeicherten Unterlagen zugreifen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (DV-gestützter) GoB(S) - GoBS präzisieren die Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung elektronischer Unterlagen - Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU - enthalten Regeln für die Anwendung der Prüfungsmethoden bzw. des Datenzugriffs durch Finanzbehörden - GDPdU liegen die Regelungen gemäß HGB, AO und GoBS zugrunde u. a.: UStG, AktG, GmbHG, BGB, Basel II, Sarbanes-Oxley Act (SOX),

6 Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung I Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

7 Grundsätze revisionssicherer elektronischer Archivierung II Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

8 Digitalisieren weit mehr als Scannen! Scanbegleitarbeiten - Entheften, Entklammern, Glätten, Sortieren, Kleben, Scannen - Post-It, Kassenbelege, Rechnungen, Transparente, Pläne, gebundene Vorlagen Nachbearbeiten - Zusammenführen, Konvertieren, Komprimieren, digital Signieren, Indizieren - Schlagwörter, OCR-Volltext, Register, Barcode, Datenbanken für Index, sachgemäße Entsorgung der Papierdokumente - BDSG 39 / DIN und mehr - Barcodedruck, Datenimport in Archivsysteme, Datensicherheit, BackUp,

9 Elektronische Archivierung ohne Dokumentenmanagement-Software pdf/a digitale Langzeitarchivierung - ISO für digitale Langzeitarchivierung - keine Softwareinvestition - Nutzung des kostenlosen und etablierten AdobeReaders für pdf s - qualifizierte digitale Signatur schnelles Suchen und Finden - eindeutiger Index gemäß Ordnerbeschriftung, Aktendeckel, - Lesezeichen, Register - Volltextindex (OCR) - Dateien/Dokumente können über Netzwerk zugänglich archiviert werden Digitalisierung abgeschlossener Vorgänge - Archive zurückliegender Jahrgänge z. B. Auftragsakten, Fibu-Ordner, - regelmäßige Archivierung abgeschlossener Dokumente z. B. Eingangsrechnungen, ISO für digitale Langzeitarchivierung Praxisbespiel: Speditionsarchiv

10 Elektronische Archivierung mit Dokumentenmanagement-Software zentraler Dokumentenpool - Aufbau digitaler Auftrags-, Kunden-, Projekt- und Personalakten Archivierung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen - ERP/PPS-Output, Officedokumente, s, CAD-Dateien, gescannte Belege, digitale Ablage mit eindeutigen Suchkriterien (Indizes) - Dokumententyp, Kreditor, Debitor, Datum, Status, Metadaten, Bearbeitung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten - Notizen, Anmerkungen, Stempel, Workflow, schnelles Suchen und Finden - über Indizes, Metadaten, Volltextindex revisionssichere Archivierung - Manipulationsschutz, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Zugriffsschutz, Praxisbeispiel: e-akte

11 archivierung Warum? Einhaltung rechtlicher Vorgaben - HGB, AO, GoBS, BDSG, TKG, s innerhalb kürzester Zeit suchen und finden Informations- und Wissensmanagement unterstützen Entlastung der Mailserver / Mailpostfächer Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien Datensicherung des -servers vereinfachen Einfache Desaster Recovery von s > > Reduzierung des Papiers Handling- und Druckkosten senken!

12 archivierung - Lösungsansätze Systemgetriebener Ansatz Anwendergetriebener Ansatz zentrale und regelbasierte Archivierung höchste Sicherheit bei Archivierung aller s geringe Filtermöglichkeiten für irrelevante s keine Interaktion durch Anwender keine Einbindung in digitale Akten Vereinbarung (Verbot) bzgl. privater nutzung i.d.r. durch archivlösungen unterstützt Praxisbespiel: Outlook > archivsystem durch Anwender fachlich gesteuerte Archivierung Relevanz beurteilen und Selektion durch Anwender hohe Integration in DMS Zuordnung in digitale Akte Einbindung in Vorgangsbearbeitung Sinnvoll im Kontext eines DMS-Projektes Funktionalität sollte in DMS integriert sein nicht durch alle archivlösungen unterstützt Praxisbespiel: Outlook > DMS

13 Anforderungen an archivierungslösungen muss unveränderbar archiviert werden Keine darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Jede muss zum Beispiel durch das Indizieren mit Metadaten zeitnah wieder auffindbar sein Es muss genau die wiedergefunden werden, die gesucht worden ist keine darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz sind über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen u. a. (siehe auch Merksätze des VOI)

14 Fazit : papierloses Büro nein papierarmes Büro JA! Vorteile durch digitale Archivierung und DMS nutzen Informations- und Wissensmanagement verbessern Kosten reduzieren Kunden besser betreuen / schnellere Auskunftsbereitschaft Unternehmensimage steigern Erfüllung rechtlicher Anforderungen Software alleine reicht nicht aus > Verfahrensdokumentation erstellen! Pilotprojekt auswählen Anfangen!

15 Informationsquellen Gesetzestexte: AO, HGB, UStG, BDSG, TKG, GoBS, GDPdU, BMF-Schreiben, Legal Requirements for Document Management in Europe Homepages der etablierten Hersteller und Verbände

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Jan Soose

17 Detlef Ochel - Personalberater Der Mensch ist der Anfang jeder Wertschöpfungskette. Rüdiger Stahl - Steuerberater Zukunft gestalten. Gemeinsam. Michael Otto - Steuerberater Planung und Strategie mit Weitblick. Wir geben Impulse für strategische Maßnahmen und langfristige Unternehmenserfolge. Sie haben ein interessantes Thema für unsere Veranstaltungsreihe? Dann setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Wir freuen uns über ihre Vorschläge.

18 Bisherige Themen Zukunftsfähige Führungskompetenzen eine systematische Annäherung! Führungskultur - Mitarbeiter/innen fordern - fördern führen! Business und Fitness - gesunde Mitarbeiter & gesunde Unternehmen! Stimmen Sie online für das nächste Thema ab