Enterprise Content Management. Prof. Dr. W. Riggert

Transkript

1 Enterprise Content Management Prof. Dr. W. Riggert

2 Enterprise Content Management Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens

3 AIIM Definition Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise

4 Funktionseinheiten Capture Store Enterprise Content Management Manage Preserve Deliver

5 ECM-Funktionen Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und digitalen Informationen = Input-Management Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und Berechtigungsprüfung von Dokumenten Deliver: Präsentation von Inhalten Portale, COLD-Technologie, ebooks = Output-Management Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig sind Preserve: Langzeitarchivierung

6 AIIM-Modell

7 ECM Überblick 5C s Quelle: Schiliro, Pandacom

8 ECM - Einordnung Quelle: Schiliro, Pandacom

9 1. Erfassung (Capture) Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene Schriftstücke Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch Anwendungen erstellte Dateien EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen Formulare Vordruckerfassung: Überweisungsträger Erfassung von Web-Formularen

10 Erfassung (Capture) cont. COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente zerlegt und in ein Zielformat, z.b. TIFF oder PDF umgewandelt.

11 Bearbeitungstechniken Erkennungstechnologien Optical Character Recognition (OCR) Handprint Character Recognition (HCR) Intelligent Character Recognition (ICR) Mustererkennung Barcode Bildbearbeitung Inhaltliche Erschließung Manuelle Indexierung Automatische Indexierung Automatische Klassifikation

12 2. Manage Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch unterschiedliche Teilsysteme: Dokumentenmanagement Workflow Records Management Collaboration Web Content Management Kern der ECM-Idee

13 Manage-Funktionen

14 Dokumentenmanagement Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen machen Arbeitsabläufe transparent

15 Dokumentenmanagement- Funktionen Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten Bestandes Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer

16 Records Management Methoden, Verfahren und Anwendungen zur Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung elektronischer Informationen

17 Records Management-Funktionen Abbildung von Aktenplänen Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Dokumenten Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen

18 Collaboration Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe. Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und ihre kooperative Bearbeitung

19 Collaborations-Funktionen Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen und Funktionsträger zu Teams Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen, die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden: Kooperation Kommunikation Koordination Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum- /Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder Whiteboards

20 Web Content Management Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer Website. Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene Informationskanäle, z.b. für PC, WAP-Handy oder PDA

21 Web Content Management Funktionen Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz Steuerung der Zugriffsberechtigungen Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate Möglichkeit der personalisierten Darstellung

22 Workflow Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer Vorgänge mit den Merkmalen: einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist automatisierbar

23 Workflow-Funktionen Steuerung von Ausnahmeregelungen Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten Mitzeichnungsverfahren Dokumentenweiterleitungskonzepte Statuseinordnung und Kontrolle des Ablaufs Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung Design eines Ablaufs

24 Zusatz: Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben Sammelbecken für rechtliche Vorgaben: GDPdU, Basel II, Sarbanes Oxley Act, Spezielle Lösung zur Erfüllung der Anforderung häufig unwirtschaftlich -> Schaffung einheitlicher Infrastruktur, die Anforderungen nebenbei erfüllt Zukünftige Anforderungen nicht absehbar

25 3. Store Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden Drei Komponenten werden unterschieden: Speichermedien Verwaltung der Speichermedien und geräte Speichertechnologien

26 Speichermedien Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten während des Erstellprozesses Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit entsprechender Steuerung des Zugriffs Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle Auswertungen zu ermöglichen Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des Contents

27 Speicherverwaltung Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht)

28 Technologien RAID-Systeme Storage Area Networks (SAN) Network Attached Storage (NAS) Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten Massenspeicher wie DAT-Tapes

29 4. Deliver Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und Preserve-Komponente Funktionalität entspricht dem Outputmanagement: Transformations- und Konvertierungstechnologien Sicherheitskonzepte Verteilung und Publikation

30 Transformation- und Konvertierung Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu erzeugen Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und Übertragungsvolumina zu reduzieren Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF

31 Sicherheitskonzepte Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des Dokumentes durch den Leser

32 Verteilung und Publikation Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung stellen Instrumente: Internet, Intranet Portale Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy Papier

33 5. Preserve Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren, revisionssicheren Speicherung von Dokumenten Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden dürfen, kommen nur bestimmte von den Behörden akzeptierte - Medien zum Einsatz: Mikrofilm WORM CD-R Papier

34 Vision: Information Lifecycle Management Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Contentund Dokumentenmanagementsystemen

35 Video Mtour.html