Enterprise Content Management. Prof. Dr. W. Riggert

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1 Enterprise Content Management Prof. Dr. W. Riggert

2 Enterprise Content Management Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren, unabhängig von Ort und Format der Informationen.

3 AIIM Definition Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise

4 Funktionseinheiten

5 Wo stehen wir heute? ERP Business Anwendungen Relationale Datenbank DMS & Archiv FI / HRM File Server SCM CRM Content Anwendungen Kommunikation intern/extern? Durchgängige Geschäftsfallverfolgung? Ablage- und Suchzeiten Datenredundanzen Medienbrüche Rechtssicherheit und - konformität Überquellende File- und Mail-Server Keine Workflowprozesse Datenkonsistenz- und Sicherheit Quelle: Solitas

6 Ziel - ECM ERP Business Anwendungen FI / HRM SCM CRM File- und Mailserver sind elektronische Archive Diese sind ohne Hilfsmittel nicht kontrollierbar Relationale Datenbank DMS & Archiv File Server Papier Enterprise Content Management

7 Nutzen - ECM Zusammenführung der geschäftsfallrelevanten Informationen ( , Office, Papier, Content) Erhöhte Auskunftsbereitschaft Bildung von Kunden- und Auftragsakten Zusatzanwendungen wie Vertragsmanagement, Pressearchiv, Qualitätsmanagement Arbeitszeit für Ablage und Recherche wird dramatisch reduziert Kosteneinsparungen für das physikalische Archiv auf Papier

8 Nutzen ECM cont. Revisionssichere Archivierung der relevanten Informationen Standortunabhängiger, schneller Zugriff auf die Informationen über WEB-Technologie und Portalanwendungen auch problemlos für Kunden, Lieferanten und Partner zugänglich zu machen (Berechtigungssysteme) sicherer elektronischer Austausch von Dokumenten Versand Empfang

9 ECM Integration un-/strukturierter Information

10 ECM-Funktionen Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und digitalen Informationen = Input-Management Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und Berechtigungsprüfung von Dokumenten Deliver: Präsentation von Inhalten Portale, COLD-Technologie, ebooks = Output-Management Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig sind Preserve: Langzeitarchivierung

11 AIIM-Modell

12 ECM - Einordnung Quelle: Schiliro, Pandacom

13 ECM-Haus Quelle: AIIM nach Kampffmeyer

14 ECM-Haus - Prozesssicht Quelle: Deutsche Marketing Consulting

15 1. Erfassung (Capture) - Übersicht

16 1. Erfassung (Capture) Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene Schriftstücke Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch Anwendungen erstellte Dateien EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen Formulare Vordruckerfassung: Überweisungsträger Erfassung von Web-Formularen

17 Erfassung (Capture) cont. COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente zerlegt und in ein Zielformat, z.b. TIFF oder PDF umgewandelt.

18 Bearbeitungstechniken Erkennungstechnologien Optical Character Recognition (OCR) Handprint Character Recognition (HCR) Intelligent Character Recognition (ICR) Mustererkennung Barcode Bildbearbeitung Inhaltliche Erschließung Manuelle Indexierung Automatische Indexierung Automatische Klassifikation

19 2. Manage Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch unterschiedliche Teilsysteme: Dokumentenmanagement Workflow Records Management Collaboration Web Content Management Kern der ECM-Idee

20 Manage-Funktionen

21 Dokumentenmanagement Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen machen Arbeitsabläufe transparent

22 Dokumentenmanagement- Funktionen Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten Bestandes Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer

23 Records Management Methoden, Verfahren und Anwendungen zur Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung elektronischen Schriftgutes

24 Records Management-Funktionen Abbildung von Aktenplänen Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Dokumenten Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen

25 Collaboration Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe. Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und ihre kooperative Bearbeitung

26 Collaborations-Funktionen Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen und Funktionsträger zu Teams Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen, die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden: Kooperation Kommunikation Koordination Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum- /Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder Whiteboards

27 Web Content Management Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer Website. Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene Informationskanäle, z.b. für PC, WAP-Handy oder PDA

28 Web Content Management Funktionen Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz Steuerung der Zugriffsberechtigungen Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate Möglichkeit der personalisierten Darstellung

29 Workflow Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer Vorgänge mit den Merkmalen: einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist automatisierbar

30 Workflow-Funktionen Steuerung von Ausnahmeregelungen Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten Mitzeichnungsverfahren Dokumentenweiterleitungskonzepte Statuseinordnung und Kontrolle des Ablaufs Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung Design eines Ablaufs

31 3. Store - Übersicht

32 3. Store Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden Drei Komponenten werden unterschieden: Speichermedien Verwaltung der Speichermedien und geräte Speichertechnologien

33 Speichermedien Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten während des Erstellprozesses Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit entsprechender Steuerung des Zugriffs Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle Auswertungen zu ermöglichen Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des Contents

34 Speicherverwaltung Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht)

35 Technologien RAID-Systeme Storage Area Networks (SAN) Network Attached Storage (NAS) Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten Massenspeicher wie DAT-Tapes

36 4. Deliver - Übersicht

37 4. Deliver Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und Preserve-Komponente Funktionalität entspricht dem Outputmanagement: Transformations- und Konvertierungstechnologien Sicherheitskonzepte Verteilung und Publikation

38 Transformation- und Konvertierung Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu erzeugen Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und Übertragungsvolumina zu reduzieren Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF

39 Sicherheitskonzepte Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des Dokumentes durch den Leser

40 Verteilung und Publikation Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung stellen Instrumente: Internet, Intranet Portale Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy Papier

41 5. Preserve - Übersicht

42 5. Preserve Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren, revisionssicheren Speicherung von Dokumenten Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden dürfen, kommen nur bestimmte von den Behörden akzeptierte - Medien zum Einsatz: Mikrofilm WORM CD-R Papier

43 Vision: Information Lifecycle Management Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Contentund Dokumentenmanagementsystemen

44 ECM Anwendungsumfeld Überblick 5C s Quelle: Schiliro, Pandacom

45 Content Der Begriff Content steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst Records, Data und Metadata ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen, sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen verwaltet werden mit ein. Quelle U. Kampffmeyer

46 Collaboration ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Sie ist damit die neue Variante von Groupware zur Unterstützung gruppenorientierter Arbeitsprozesse

47 Compliance Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Zu beachten sind gesetzliche Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley oder Basel II

48 Continuity Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery- Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. Quelle U. Kampffmeyer

49 Cost Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und abläufen lassen sich die Investitionen sehr schnell amortisieren. ECM bietet die notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren, und damit die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM zu verringern

50 Links Alfresco Open Source ECM ECM Filenet-Demo

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