Referat für Arbeit und Wirtschaft Fremdenverkehrsamt

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1 Telefon: Telefax: Rainer Gerstner Referat für Arbeit und Wirtschaft Fremdenverkehrsamt Marketing Leitung MA/L Ausbau des Kongressmarketing in der Landeshauptstadt - nur die Besten zu sein genügt nicht den Anforderungen! Antrag Nr / A von Herrn StR Max Straßer, Frau StRin Elisabeth Schosser, Herrn StR Manuel Pretzl, Herrn StR Vinzenz Zöttl vom Sitzungsvorlage Nr.: / V Beschluss des Ausschusses für Arbeit und Wirtschaft am (SB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten Mit Antrag Nr / A vom (Anlage) fordern die Antragsteller, ein Konzept zur Verbesserung des Kongresswesens zu erarbeiten. Das Kongressbüro des Tourismusamtes ist seit 50 Jahren in der Kongress- und Tagungsförderung tätig. Seine Aufgabe ist es, Akquisition, Betreuung und Durchführung von nationalen und internationalen Kongressen, Tagungen und Corporate Events zu initiieren, erfolgsorientiert zu koordinieren und nachhaltig sicherzustellen. Kurz: Marketing nach Außen und Innen plus Kundenservice. Viele herausragende und bedeutende Kongressveranstaltungen konnten in dieser Zeit für die bayerische Landeshauptstadt gewonnen werden. Zuletzt war das Kongressbüro auch an der Akquisition und Durchführung der Großkongresse der Kardiologen (ca Teilnehmer) und der Diabetiker (ca Teilnehmer) beteiligt. Insgesamt fanden im letzten Jahr in München im Kongress- und Tagungsmarkt rund Veranstaltungen mit knapp 2,2 Millionen Teilnehmern statt. Diese Veranstaltungen setzten sich zusammen aus dem offiziellen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt in rund 180 Münchner Veranstaltungsstätten, den Inhouse-Veranstaltungen, die auch als Grauer Tagungsmarkt bezeichnet werden, und den sonstigen Veranstaltungen, wie z.b. Incentive-Reisen und Produktpräsentationen.

2 Seite 2 Bevor auf die Frage nach Verbesserungen bei der Akquisition von Kongressen eingegangen wird, soll die Akquisition von Kongresstouristen in anderen deutschen und ausländischen Wettbewerber-Destinationen dargestellt werden (Frage 2 des Antrags). Bei den großen Mitbewerbern in Deutschland sind die Convention Büros bei den Tourismusorganisationen angesiedelt. Stadt Berlin Hamburg Stuttgart Frankfurt Düsseldorf Köln Dresden Wien Organisationsform Abteilung der Berlin Tourismus Marketing GmbH Abteilung der Hamburg Tourismus GmbH Abteilung der Stuttgart Marketing GmbH Abteilung der Frankfurt Tourismus + Congress GmbH Abteilung der Düsseldorf Marketing & Tourismus GmbH Abteilung der Köln Tourismus GmbH Abteilung der Dresden-Werbung und Tourismus GmbH Abteilung des Wiener Tourismusverbandes Die Kooperation mit der jeweiligen Kongressbranche erfolgt in fast allen der genannten Städte über einen Beirat, in dem die wichtigsten Akteure vertreten sind. Diese Modelle gewährleisten die notwendige Kommunikation der Akteure und stellen mit den Kongressbüros die geforderten zentralen Anlauf- und Koordinationsstellen zur Verfügung. Soweit früher Parallelstrukturen Tourismusinstitution und Kongressbüro - bestanden, so wurden diese mittlerweile aufgelöst. Ziel dieser Beiräte ist primär die Akquisition von Großkongressen und die Zusammenarbeit bei strukturellen Grundsatzaufgaben. Alle diese Gremien regeln die Zusammenarbeit in speziellen Statuten, die Finanzierung der Maßnahmen erfolgt durch festgelegte Beiträge der Beiratsmitglieder (z.b. in Dresden beträgt der jährliche Mitgliedsbeitrag im Beirat ) Welche Vorteile bei der Akquisition ergeben sich, wenn alternativ weiterhin das Tourismusamt oder ein Marketing- und Kongressbüro mit dieser Aufgabe betreut werden, welche bei der Gründung einer Tourismusmarketinggesellschaft? (Frage 3 des Antrags).

3 Seite 3 Aus der Sicht der Kunden, also der internationalen Kongressveranstalter, spielt die jeweilige Organisationsform der Kongressbranche nahezu keine Rolle. Der Kunde hat bestimmte Vorstellungen und Erwartungen an die jeweilige Kongressorganisation. Zwar bieten gewisse Organisationsformen, wie z.b. in der Rechtsform der GmbH, vermeintlich einen größeren und flexibleren Handlungsspielraum, doch stehen auch in der Organisationsform als 100%iger Teil der Stadtverwaltung alle Handlungsspielräume zur optimalen Erfüllung der Aufgaben zur Verfügung. Darüber hinaus stellt diese Form ein nicht zu unterschätzendes Qualitätsmerkmal dar, gewährleistet sie doch die erforderliche Neutralität und die Unabhängigkeit von rein privatwirtschaftlichen Interessen zugunsten des Wohls des gesamten Standortes. In den letzten Jahren wurden einige Male aufgrund von Anträgen zur Privatisierung des Tourismusamtes die Organisationsstrukturen und formen untersucht. Dabei konnten neben der Möglichkeit der finanziellen Beteiligung weiterer Gesellschafter keine relevanten Vorteile anderer Organisationsformen festgestellt werden. Diese Beteiligung der Partner kann jedoch auch auf anderen Wegen erreicht werden. In welcher verbesserten Form könnten der Bayerische Hotel- und Gaststättenverband, das ICM, der Einzelhandelsverband (City Partner e.v.), Messe München GmbH, Flughafen München GmbH und ggf. weitere Akteure eingebunden werden? (Frage 4 des Antrags). Die Zusammenarbeit mit weiteren Akteuren des Kongress- und Tagungswesens in München hat eine lange Tradition. Bereits 1988 wurde das Munich ICCA Committee ins Leben gerufen. In diesem Kreis haben sich ausgewählte Dienstleister der Münchner Kongressindustrie zusammengeschlossen, den Kunden alle Leistungen zur professionellen Durchführung nationaler und internationaler Kongresse und Events zu bieten. Derzeit sind die folgenden Institutionen und Firmen Mitglieder des Committees: Kongressbüro des Tourismusamtes München Flughafen München GmbH Internationales Congress Center München Autobus Oberbayern GmbH EUROKONGRESS GmbH ICONTAS SERVICE

4 Seite 4 INTERPLAN AG K.I.T. GmbH ArabellaSheraton Grand Hotel München Hotel Bayerischer Hof Dorint Sofitel Bayerpost München Hilton München Park Holiday Inn Munich-City Centre Kempinski Hotel Airport München Kempinski Hotel Vier Jahreszeiten München Maritim Hotel München Als Unterarbeitskreis des Munich ICCA Committee wurde in 2003 die sog. Task Force gegründet, speziell zur gezielten Ansprache von Verbänden mit dem Ziel der Akquisition von Veranstaltungen ab Teilnehmern. Als weiterer Baustein zur Verbesserung der Koordination und Kommunikation im Kongress- und Tagungswesen in München wurde aufgrund der Erfahrungen mit zwei Großkongressen in 2004 beim Referenten für Arbeit und Wirtschaft ein Arbeitskreis Großkongresse eingerichtet. Als optimales Modell für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Kongressbüro und den Beteiligten wird die Einrichtung eines Kongressbeirates betrachtet. Die Mitgliedschaft in diesem Beirat steht allen Akteuren offen, seine Hauptaufgabe besteht in der Koordination der Aktivitäten der Akteure und des Kongressbüros, sowie in der gemeinsamen Planung, Durchführung und Finanzierung von Marketingaktionen. Die Mitgliedschaft in diesem Kongressbeirat und der damit verbundenen stärkeren Einflussnahme bei den Aktivitäten ist dabei sinnvoller Weise für die Vertreter der Kongressbranche mit einem gewissen finanziellen Engagement verbunden. Die Geschäftsführung des Beirats könnte beim Tourismusamt angesiedelt sein. Inwiefern ist das vom Bayerischen Hotel- und Gaststättenverband erarbeitete Konzept verwendbar? (Frage 5 des Antrags). Nach den Aussagen des Kreisvorsitzenden München des Bayerischen Hotel- und Gaststättenverbandes, Herrn Conrad Mayer, existiert ein Konzept zum Kongressmarketing derzeit noch nicht, es wird aber daran gearbeitet. Eine Aussage über die Verwendbarkeit dieses Konzepts ist damit derzeit nicht möglich.

5 Seite 5 Wie kann die Akquisition von Kongressen in der Landeshauptstadt entscheidend verbessert werden? (Frage 1 des Antrags). Bisher ist das Kongressbüro im Tourismusamt ein Fachgebiet der Abteilung Marketing. Es ist mit 5 Stellen (4 Vollzeit, 1 Teilzeit mit 50% der normalen Arbeitszeit) ausgestattet, die in die Vergütungsgruppen A12 (Leitung), BAT IVa, 2 x BAT IVb und BAT Vc fallen. In dieser Struktur war es nicht möglich, durch eine MRS Munich oder einen MR Munich eine zentrale Anlaufstelle zu bieten, die sowohl international als für das Kongresswesen in München verantwortlich wahrgenommen wird als auch die Koordination der Münchner Partner im Kongresswesen leisten kann und zugleich mit den Behörden des Freistaats, der Landeshauptstadt München, der Deutschen Bahn und all den anderen Stellen auf gleicher Augenhöhe kommuniziert, die für die notwendige Infrastruktur erfolgreicher Kongresse eingebunden werden müssen. Daher soll das München-Conventionbüro künftig als eigenständige Abteilung organisiert werden. Die personelle Ausstattung ist aus den Personalstellen des Amtes heraus zu verbessern. Die entsprechende Umorganisation soll so rasch wie möglich mit dem Personal- und Organisationsreferat der Landeshauptstadt München auf den Weg gebracht werden. Ergänzend soll ein dv-gestütztes Informations- und Recherchesystem zur zeitnahen Erstellung von individuellen Angeboten für Anfragen nach Kongressmöglichkeiten in München erarbeitet werden. Bei einer Lösung über das Internet könnte das Conventionbüro von einer großen Zahl von Anfragen zu kleineren Veranstaltungen Entlastung erfahren. Ein Anhörungsrecht der Bezirksausschüsse besteht in dieser Angelegenheit nicht. Der Korreferent des Referates für Arbeit und Wirtschaft, Herr Stadtrat Helmut Schmid, die Verwaltungsbeirätin für das Tourismusamt, Frau Stadträtin Neff, das Personal- und Organisationsreferat und das Direktorium, Hauptabteilung I, haben jeweils einen Abdruck der Beschlussvorlage erhalten. II. Antrag des Referenten 1. Das Referat für Arbeit und Wirtschaft wird beauftragt, die im Vortrag dargestellten Maßnahmen (Kongreßabteilung, dv-gestütztes Infosystem) im Tourismusamt umzusetzen. 2. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle.

6 Seite 6 3. Antrag Nr / A von Herrn StR Max Straßer, Frau StRin Elisabeth Schosser, Herrn StR Manuel Pretzl, Herrn StR Vinzenz Zöttl vom ist damit geschäftsordnungsmäßig behandelt. III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Die Vorsitzende/ Der Vorsitzende Der Referent Christian Ude Ober-/Bürgermeister/-in Dr. Wieczorek Berufsm. Stadtrat IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenographischen Dienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt V. Wv. RAW FB IV

7 I. Die Übereinstimmung des vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. II. An das z. K. Am I. A. Unterschrift