FACT SHEET. ProjectNetWorld

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1 ProjectNetWorld

2 Inhalt ProjectNetWorld 3 De Funktonen Der Untersched zu anderen Lösungen 7 Gründe für SaaS Ensatzbereche und Branchen Warum ProjectNetWorld Aufbau & Organsaton 4 MyWorld I ProjectWorld I BusnessWorld Überschten Telnehmerverwaltung Zugrffsrechte Archverung Projektvorlagen INFO POINTS IT-Complance Benutzerverwaltung - enfach & schnell Projektvorlagen: de Vortele auf enen Blck Projektportfolomanagement 7 Portfoloanschten Projektkategorserung Berchte INFO POINTS Multprojektmanagement oder Portfolomanagement Projektcontrollng: Erfolgskrteren für Berchte Termne & Aufgaben 9 Projektstruktur und Termnplan Aufgaben To-Do-Lsten Ressourcenkalender Darstellung Sorter- und Flterfunktonen Vorlagen INFO POINTS In 3 Schrtten zum Termnplan Klene Projekte: Mt To-Do-Lsten zum Erfolg Abhlfe be Termnverzögerungen Dokumentenmanagement 13 Ordnerstruktur und Ablage Versonerung und Hstorserung Volltextsuche Berechtgungskonzept Benachrchtgungen Verknüpfung von Informatonen Bldvorschau & Beschlagwortung Dskussonen Lnk senden Persönlche Vertelerlsten INFO POINTS Intellgente & nachvollzehbare Kommunkaton Datenbanken & Formulare 15 Formular-Desgner Such-, Flter- und Sorterfunktonen Versonerung und Hstorserung Berechtgungskonzept Benachrchtgungen Verknüpfung von Informatonen Dskussonen Collaboraton 16 News Dskussonen Kalender Verknüpfung von Informatonen Benachrchtgungen Lnk senden Berchtswesen 17 Aufbau enes Berchtswesens Inhalte und Struktur Zentraler Zugrff INFO POINTS Berchte: Qualtät durch genaue Anforderungen Kosten & Ressourcen 11 Ressourcenplanung Koordnaton & Kontrolle Berchte Projektkosten INFO POINTS Vorgangswese für ene exakte Aufwandsermttlung Begrffe des Kostencontrollngs Sete 2 von 18

3 ProjectNetWorld ProjectNetWorld st ene 100% webbaserte Projektmanagement Software mt lestungsstarken Werkzeugen zur Planung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Projekte und Portfolos. Enfach n der Bedenung. Scher n der Anwendung. Anpassbar an Ihre Anforderung. De Funktonen Aufbau & Organsaton Portfolomanagement Termne & Aufgaben Dokumente Datenbanken & Formulare Kosten & Ressourcen Collaboraton Berchtswesen Projektvorlagen Der Untersched zu anderen Lösungen ProjectNetWorld verent Projektmanagement und Collaboraton n ener Arbetsumgebung. Deser besondere Mx an Funktonen ermöglcht Ihnen: ene methodsche Vorgangswese zur Planung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Projekte de nhaltche Umsetzung und Dokumentaton Ihrer Projekte ene optmale Kommunkaton, Informaton und Zusammenarbet m Team De Kombnaton an Funktonen ermöglcht Ihnen, Ihre Projekte, Portfolos und Programme enfach und überschtlch zu managen. 7 Gründe für SaaS SaaS steht für Software-as-a-Servce und bedeutet, dass de Software ncht gekauft - sondern für de Dauer der Nutzung gemetet wrd. Inklusve enem umfangrechen Servce-Paket und den folgenden Vortelen: kene Investtonen, ken Investtonsrsko bedarfsorenterte Nutzung, enfache Skalerbarket Kosteneffzenz, Kostentransparenz kene Installatonen, absolute Wartungsfrehet 7 x 24 Stunden Verfügbarket, zet- und ortsungebundener Zugrff modernste Technologen, höchste Scherhetsstandards umfassende Servcelestungen, Support nklusve Ensatzbereche und Branchen ProjectNetWorld lässt sch problemlos an branchen- und unternehmensspezfsche Anforderungen anpassen. So können Unternehmensstandards und Projektmanagementmethoden enfach abgebldet und n Ihren Projekten und Programmen zum Ensatz gebracht werden. Warum ProjectNetWorld ProjectNetWorld betet Ihnen alles, was Se zur Abwcklung Ihrer Projekte brauchen, aus ener Hand. De Software st überschtlch aufgebaut, enfach n der Bedenung und gewährlestet en Höchstmaß an Scherhet. Damt Se sch auf das Wesentlche konzentreren können:... gettng Projects done! Sete 3 von 18

4 Aufbau & Organsaton ProjectNetWorld wurde entwckelt, um allen Projektbetelgten we Führungskräften, Projektportfolomanagern, Projektletern, Projektmtarbetern, externen Mtarbetern und Partnern ene enhetlche Arbetsumgebung zu schaffen. Arbetsbereche Überschten Telnehmerverwaltung Zugrffsrechte Archverung Projektvorlagen INFO Ponts IT-Complance Benutzerverwaltung Projektvorlagen Arbetsbereche Das System betet unterschedlche Arbetsbereche, de enen gezelten Informatons- und Kommunkatonsfluss gewährlesten, und unterstützt so de persönlche Arbet des Benutzers genauso we de Zusammenarbet nnerhalb ener Projektgruppe, Abtelung oder m Unternehmen. Dese Arbetsbereche denen der strukturerten Verwaltung und Vertelung von Informatonen nach organsatorschen Geschtspunkten. Deses Konzept unterstützt de Benutzer n der Ablage, Verwaltung und Suche von Informatonen, garantert Überschtlchket und spart Zet. ProjectNetWorld betet jedem Benutzer, abhängg von dessen Berechtgung, Zugang zu dre Arbetsberechen und den darn enthaltenen Werkzeugen. MyWorld ProjectWorld BusnessWorld De MyWorld st sozusagen der persönlche Arbetsplatz enes Benutzers. Her werden den Telnehmern alle Informatonen aus senen Projekten we Termne, Aufgaben, To-Dos aber auch Enladungen zu Besprechungen automatsch zusammengefasst, und überschtlch dargestellt. Andere Benutzer haben zu desem persönlchen Arbetsberech kenen Zutrtt. Der Kern des Systems st de ProjectWorld. Her werden Projekte geplant, gesteuert, abgewckelt und kontrollert. Projektnformatonen werden zentral verwaltet und den Projekttelnehmern automatsch, je nach Berechtgung, strukturert zur Verfügung gestellt. Werden glechzetg mehrere Projekte abgewckelt, so können dese n enem Projektportfolo zusammengefasst und übergeordnet verwaltet werden. De BusnessWorld st der Arbetsberech, um organsatorsche Enheten we bespelswese Unternehmen oder Abtelungen, Geschäftsbereche, Standorte, Arbetsgemenschaften, Konsorten, etc. strukturert abzublden und allgemengültge und projektübergrefende Informatonen zentral zu verwalten. Auf dese Wese können wchtge Informatonen, zentrale Termne, allgemenes Wssen bzw. spezelles Know-how zugänglch gemacht werden. Sete 4 von 18

5 Aufbau & Organsaton Überschten Jeder Arbetsberech verfügt über ene zentrale Überscht. Her wrd aktuelle Termne, neue Informatonen, offene Aufgaben, etc. nhaltlch aufberetet und grafsch dargestellt. Telnehmerverwaltung De Verwaltung von Telnehmern, deren Stammdaten, Verantwortlchketen und Aufgaben nkl. Status kann sowohl m Rahmen der Lnenorgansaton als auch auf Projektebene erfolgen. Zugrffsrechte Zuverlässge Berechtgungskonzepte haben n Zusammenhang mt IT-Systemen ene wchtge Bedeutung, da se den autorserten Zugrff auf Daten und Informatonen regeln. Auf dese Wese werden de Rechte für de Bearbetung von Daten festgelegt - d.h. wer darf welche Informatonen erstellen, sehen, lesen, verändern oder löschen. IT-Complance IT-Complance st ene Dszpln der Unternehmensführung, de sch vorrangg mt gesetzlchen, unternehmensnternen und vertraglchen Regelungen zur Gewährlestung der IT-Scherhet beschäftgt. De wchtgsten Themen snd herbe: Informatonsscherhet (z.b. Integrtät d.h. de Verhnderung unautorserter Modfkaton von Informatonen, Vertraulchket, etc.) Verfügbarket der Daten Datenaufbewahrung (für z.b. gesetzlche Aufbewahrungspflcht, Gewährlestungs- und Garantezeträume, etc.) Datenschutz (d.h. das Recht auf den Schutz der persönlchen Daten) Für uns als Software-as-a-Servce-Anbeter haben Scherhet und Verfügbarket aller Daten enen hohen Stellenwert: Rollen und Zugrffsrechte beten en hohes Maß an Integrtät und Vertraulchket Protokolle be Aktonen gewährlesten ene dokumenterte Nachwesbarket schere Datenübertragung garantert den Schutz vor unerlaubtem Zugrff de Archtektur der ProjectNetWorld entsprcht den modernsten Scherhetsstandards Hard- und Software baseren auf bewährten und zertfzerten Technologen der Betreb erfolgt n enem Hochscherhetsrechenzentrum Generell baseren Zugrffsrechte auf entsprechenden Funktonen m Unternehmen bzw. n Projekten (sogenannte Rollen) und können daher ene Organsaton exakt abblden bzw. dese wederspegeln. Snd dese Rollen festgelegt, so können für jede deser Rollen de Rechte enfach und rasch engestellt werden. Wrd en neuer Telnehmer auf de ProjectNetWorld engeladen, können desem ene oder mehrere Rollen, abhängg von dessen Funkton n der Organsaton (Unternehmen, Abtelung, Standort, etc.) bzw. m Projekt, zugewesen werden. Kommt es zu Veränderungen der Zuständgketen (z.b. Mtarbeterwechsel) oder zu Veränderungen der Geschäftsprozesse, so werden Rollen enmalg an de Änderungen angepasst. Dadurch wrd gewährlestet, dass das Berechtgungskonzept mmer konsstent und überschaubar blebt. Sete 5 von 18

6 Aufbau & Organsaton Sollten darüber hnaus Erfordernsse oder Sonderfälle auftreten, de spezelle Zugrffsrechte erforderlch machen, so können Rechte zusätzlch auf Objektebene (z.b. auf en spezelles Dokument) oder sogar auf Feldebene (z.b. auf en Formularfeld) erfolgen. Auch de Möglchket der Enstellung von Rechten für enzelne Personen st über personenbezogene Rechte möglch. Benutzerverwaltung - enfach & schnell vorengestellte Bassrollen ermöglchen enen schnellen Start bestehende Rollen können enfach angepasst werden wetere Rollen können jederzet hnzugefügt werden Archverung Ene elektronsche Archverung ermöglcht ene langzetge und unveränderbare Aufbewahrung von Projektnformatonen. Dazu stehen zwe Möglchketen zur Verfügung. Systemarchverung Jedes abgeschlossene Projekt kann auf der Project- NetWorld archvert werden. Dazu werden de Zugrffsrechte ene defnerte Zelgruppe mt renen Leserechten engeschränkt. Export der Projektdokumentaton De gesamte Projektdokumentaton wrd auf en externes Spechermedum exportert und kann zusätzlch n jedes belebge System übernommen werden. Projektvorlagen ProjectNetWorld betet mt dem Vorlagen-Modul en Werkzeug, das es ermöglcht, bestehende Standards und vorhandenes Wssen für zukünftge Projekte schnell und enfach (weder) zu verwenden. Ene Projekt-Vorlage st en Abbld von Strukturen und Inhalten, das zum Erstellen neuer Projekte herangezogen werden kann. Dabe können Projektstrukturen, Rollen und Rechte, Ordnerstrukturen, Formulare, etc. übernommen werden. Enersets können Vorlagen von bewährten Projekten (oder Telen daraus) erstellt und für zukünftge Projekte wederverwendet werden ( Best Practce ). Anderersets können aus unternehmensspezfschen Projekt-Standards n Projektvorlagen für dverse Projekt-Typen und Projekt-Größen abgebldet und für alle neuen Projekte engesetzt werden. Vor allem das Aufsetzen enes neuen Projekts wrd durch den Ensatz von Projekt-Vorlagen maßgeblch erlechtert und gewährlestet bekannte und bewährte Strukturen für neue Projekte. Projektvorlagen: De Vortele auf enen Blck Kürzere Anlaufzeten be neuen Projekten (mt wengen Klcks st en Arbetsraum mt allen erforderlchen Strukturen und Inhalten aufgesetzt) Standardserte Arbetsumgebungen für Projekte (Methoden und nterne Standards können, enmal abgebldet, mmer weder verwendet werden) Möglchket das bestehende Projektmanagement laufend zu verbessern (Änderungen und Anpassungen können jederzet vorgenommen werden) Verenfachung der Koordnaton und Kontrolle durch enhetlche Strukturen (ene enhetlche Arbetswese unterstützt sowohl das Team als auch den Projektleter) Sete 6 von 18

7 Projektportfolomanagement ProjectNetWorld unterstützt ene effzente Verwaltung, übergrefende Steuerung und Kontrolle Programmen und Projekten n Form von Projektportfolos. Das Projektportfolomanagement ermöglcht ene aktuelle Bewertung und Prorserung von Programmen und Projekten, schafft Transparenz, lefert umfassende Informatonen als Bass für Entschedungen und deckt Synergen und Rsken auf. Portfoloanschten Projektkategorsereung Berchte INFO Ponts Multprojektmanagement vs Portfolomanagement Projektcontrollng: Erfolgskrteren für Berchte Multprojektmanagement vs Portfolomanagement Den Begrffen Multprojektmanagement und Projektportfolomanagement wrd häufg de gleche Bedeutung zugeschreben. Den Untersched erkennt man m Detal. Bem Multprojektmanagement stehen, m Gegensatz zum Projektportfolomanagement, de strategschen Aspekte m Vordergrund. Zel st es, Programme und Projekte n Enklang mt den Unternehmenszelen und den daraus abgeleteten strategschen Vorgaben zu planen und deren Durchführung zentral zu überwachen. Der Ausgangspunkt für en effzentes Multprojektmanagement st de BusnessWorld. Her können Strategen, Zele oder zentrale Vorgaben entwckelt und umgesetzt werden. Zusätzlch können her enfache, aus der Stratege abgeletete, Maßnahmen, de kene Projektegenschaften haben, n de Lnenorgansaton zur Umsetzung übergeben und überwacht werden. Im Projektportfolomanagement werden Programme und Projekte mt gemensamen Merkmalen zusammengefasst und operatv gesteuert und controlled. Das Zel st herbe, Projekte und Programme mt z.b. glechen strategschen Hntergründen, ähnlchen Rsken, glechen Kunden oder glechem Ausführungsort zu bündeln und überschtlch abzuwckeln sowe de Synergepotentale, de sch durch ene de Gemensamketen ergeben, auszunutzen. Der Arbetsberech für en zentrales Projektportfolomanagement st de ProjectWorld. Her können alle Programme und Projekte nach strategschen und operatven Krteren gesteuert und controlled werden. Portfoloanschten ProjectNetWorld ermöglcht ene ndvduell enstellbare, strukturerte Darstellung aller Programme und Projekte. Zusätzlch können dese, je nach Anforderungen, kategorsert und prorsert werden (z.b. Gesamtprojektstatus sowe Zel, Zet und Kosten, Ampelfunktonen, etc.). Dese flterbaren Portfoloanschten erfüllen vor allem de Anforderungen des Managements und der Projektletung nach strategschen Informatonen, de sch zu enem großen Tel aus den operatven Ergebnssen der enzelnen Programme und Projekte ergeben. Projektkategorserung Programme und Projekte können nnerhalb des Projektportfolos n unterschedlchen Kategoren zusammengefasst werden. So können Projekte bespelswese nach strategscher Bedeutung, Nutzen, Rsko, Projekttypen aber auch Projektgröße, Standorten, Start- und Endtermnen und anderen, fre defnerbaren, Krteren gebündelt und gefltert werden. Sete 7 von 18

8 Projektportfolomanagement Berchte Wetere, detallertere Informatonen über das Portfolo können n Form von Berchten (z.b. Monats- oder Quartalsberchte, etc.) n der Überscht angezegt und selbstverständlch n PDF- Format beretgestellt werden. Spezfsche Anforderungen an das Lay-out des Berchts, we das Corporate Desgn des Unternehmens, Grafken, Glederungen, Grupperungen, farblche Kennzechnungen, etc. können problemlos realsert werden. Vor allem be der glechzetgen Abwcklung mehrerer Portfolos beten Berchte ene komfortable Informatonsquelle und aktuelle Entschedungsgrundlage. Projektcontrollng: Erfolgskrteren für Berchte Für en effzentes Berchtswesen snd enge, wenge Krteren zu beachten: en zusammenfassender Portfolobercht sollte ncht mehr als ene Sete umfassen Abwechungen, besondere Rsken, etc. müssen sofort erkennbar sen Aussagekräftge Grafken snd besser als Zahlenkolonnen (Farben, Sgnalfarben und Symbole unterstützen de Lesbarket) Berchte sollten enen enhetlchen Aufbau haben (de Formalserung reduzert Fehler be der Engabe, schafft Verglechbarket und erhöht das Verständns) Detalnformatonen müssen be Bedarf zur Verfügung stehen Sete 8 von 18

9 Termne & Aufgaben Ene gute Projektmanagement-Software sollte ncht nur de Planung, Koordnaton und Kontrolle aller Termne gewährlesten, sondern auch de Aufgabenvertelung optmal unterstützen. Webbaserte Systeme brngen herbe besondere Vortele: Echtzetnformatonen über den Projektfortschrtt, Termne, Melenstene und Aufgaben oder de Auslastung der Projektmtarbeter, we auch Auswertungen spezfscher Projektnformatonen n Form von Berchten für das Management. In Kombnaton mt enem zentralen Ressourcen- und Kostenmanagement kann das gesamte Projekt überschtlch gesteuert und controlled werden. Projektstruktur & Termnplan Aufgaben Ressourcenkalender To-Do-Lsten Darstellung Flter INFO Ponts In 3 Schrtten zum Termnplan Klene Projekte: Mt To-Do-Lsten zum Erfolg Abhlfe be Termnverzögerungen Projektstruktur und Termnplan ProjectNetWorld unterstützt auf enfache Wese de nhaltlche und zetlche Planung des Projekts - von der Projektstruktur bs zum Termnplan. Abhängg von den Anforderungen, der Größe und Komplextät enes Projekts können enfache Melenstenpläne, Balkenpläne oder vernetzte Balkenpläne erstellt werden. Auf Bass deses Termnplans kann der krtsche Pfad dargestellt werden, können Rsken bewertet und Abwechungen aufgedeckt werden. Gut gepflegt, stellt der Termnplan en optmales Werkzeug für das Controllng der Termne und der Inhalte dar. Aufgaben ProjectNetWorld unterstützt ene effzente Planung, Koordnaton und Kontrolle aller Projektaufgaben. De Aufgabensteuerung enes Projekts erfolgt m Termnplan. Her werden den Projekttelnehmern de geplanten Vorgänge als Aufgaben zugewesen. In der MyWorld erhält jeder Projekt-Telnehmer sene Aufgaben aus allen Projekten n zusammengefasster und überschtlcher Form. Werden Aufgaben bearbetet oder umgesetzt, so erfolgt ene Rückmeldung über den Fertgstellungsgrad bzw. Status. Auf dese Wese ergbt sch zu jedem Zetpunkt en aktueller Überblck über den Fortschrtt aller Aufgaben und somt en klares Bld über den Projektfortschrtt. In 3 Schrtten zum Termnplan Anlegen der Projektstruktur n Phasen, Arbetspaketen, Vorgängen und Melenstenen Festlegen der Abhänggketen und termnlchen Enschränkungen Schätzen des zetlchen Aufwands, der Dauer und der Kosten Darstellung ProjectNetWorld ermöglcht de Darstellung der Projektstruktur n Form ener strukturerten Lste oder n Form enes Gantt-Dagramms (Balkenplan). Drag & Drop Per Drag & Drop können Se Vorgänge enfach und schnell umsorteren. Sete 9 von 18

10 Termne & Aufgaben To-Do-Lsten Ene enfachere Methode für ene effzente Aufgabenkoordnaton betet das Werkzeug To-Do-Lste. Dese kann ohne Erstellung enes Termnplans engesetzt werden. Herbe werden alle Aufgaben, mt Angaben zu Inhalt und Endtermn, den Projekt- Telnehmern zugewesen. Durch de zentrale Erfassung der Rückmeldungen ergbt sch en aktuelles Bld der gesamten To-Dos n Lstenform. Klene Projekte: Mt To-Do-Lsten zum Erfolg De To-Do-Lste bestens geegnet, um, als ene Art Termnplan lght, klene Projekte überschtlch zu struktureren und alle Projektaufgaben effzent zu koordneren. Dese äußerst enfache Methode st schnell und enfach ensetzbar, schafft enen sofortgen Überblck und ermöglcht en effzentes Controllng: alle Projektaufgaben snd zentral aufgelstet Flter ermöglchten ene Überscht über Zuständgketen, Termnen und Status farblche Kennzechnungen warnen be Termnüberschretungen Verknüpfungen von To-Dos mt anderen Informatonen (Dokumenten, Termnen, etc.) erhöhen de Überscht und unterstützen das Projekt-Team be der Arbet Ressourcenkalender En besonders effektves Instrument st de zentrale Ressourcenplanung. Dabe werden Projektmtarbeter enzelnen Vorgängen als Ressource zugeordnet. Auf dese Wese entsteht en Arbetskalendarum, das de Team- und Ressourcenauslastung transparent macht. Der technsche Assstent von ProjectNetWorld unterstützt be der Ressourcenvertelung und warnt be Ressourcenüberlastung. Sorter- und Flterfunktonen Dverse Sorter- und Flteroptonen ermöglchen enen benutzerspezfschen Blckwnkel auf unterschedlche Projektstuatonen, we z.b. verspätete Vorgänge. Symbole unterstützen be der Darstellung bestmmter Krteren (z.b. krtscher Weg). Statusberchte geben zusätzlch enen aktuellen Überblck über den termnlchen Stand des Projekts. Abhlfe be Termnverzögerungen Ene Termnverzögerung m Projekt kann velerle Ursachen haben. Mest snd es entretende Rsken (z.b. Leferverzug be Komponenten, Ressourcenausfall, etc.), de zu Termnverzögerungen be enzelnen Vorgängen führen und somt enen erheblchen Enfluss auf de Gesamttermnplanung des Projekts haben. Um das Projekt weder n den zetlch vorgegebenen Rahmen zu brngen, gbt es enge klasssche Lösungsansätze: Erhöhung des Ressourcenensatzes (Mensch und/oder Maschne) parallele oder telparallele Ausführung von Vorgängen Nutzung von Pufferzeten Redukton des Lestungsumfangs Sete 10 von 18

11 Kosten & Ressourcen De Zahl an Unternehmen, deren Wertschöpfung zu enem Großtel von Projekten ausgeht, st stetg wachsend und reduzert sch schon lange ncht mehr auf de ehemals klassschen projektorenterten Branchen Anlagenbau oder Bau. Für dese Unternehmen bedeutet das, dass en wesentlcher Antel hrer Mtarbeter an enem, n den mesten Fällen jedoch mehreren Projekten, betelgt st. Und dese Tatsache erfordert ene effzente Planung, Koordnaton und Controllng der Mtarbeter auf Projekt- und Portfoloebene. Ressourcenplanung Koordnaton & Kontrolle Berchte Projektkosten INFO Ponts Vorgangswese zur Aufwandsermttlung Begrffe des Kostencontrollngs Ressourcenplanung ProjectNetWorld unterstützt mt klaren Strukturen und Arbetsberechen ene zentrale und überschtlch Planung, Steuerung und Kontrolle der Ressourcen auf Vorgangsebene. Auf dese Wese entsteht en Arbetskalendarum, das de Team- und Ressourcenauslastung transparent macht. En technscher Assstent unterstützt be der Ressourcenvertelung und warnt be Ressourcenüberlastung. Koordnaton & Kontrolle Um jedem Mtarbeter en überschtlches und vollständges Bld sener Aufgaben zu ermöglchen, werden de Aufgaben (zugewesene Vorgänge und To-Dos) aus allen Projekten gebündelt und n der persönlchen MyWorld des Mtarbeters überschtlch dargestellt. Werden Aufgaben bearbetet oder umgesetzt, so erfolgt ene Rückmeldung über den Fertgstellungsgrad bzw. Status und somt ergbt sch en aktuelles Bld über den Fortschrtt der Aufgabe. Vorgangswese zur exakten Aufwandsermttlung De Schätzung von Dauer und Aufwand gehören zu den wchtgsten Aufgaben be der Projektplanung. Je scherer de Schätzung, desto gernger snd zetlche Rsken, Ressourcenengpässe und Verzögerungen für das Gesamtprojekt. Ene möglchst realtätsnahe Planung kann unter Berückschtgung der folgenden Punkte erzelt werden: detallerte Beschrebung der Aufgaben Schätzung durch Projekt-Mtarbetern und Experten heranzehen von hstorschen, ntern dokumenterten Daten und Erfahrungswerten Enholen von Angeboten Drtter (Leferanten oder Denstlester) Berchte ProjectNetWorld betet enersets projektübergrefende Standardberchte (z.b. Ressourcenauslastung, Überscht aller Aufgaben und Ressourcen,...) aber auch de Möglchket von maßgeschnederten Berchten, de m Detal an de spezfschen Unternehmens- oder Projektanforderungen angepasst werden können. Sete 11 von 18

12 Kosten & Ressourcen Projektkosten ProjectNetWorld unterstützt de Erstellung des Projektbudgets durch de zentrale Engabe der enzelnen Projektkosten. Durch de regelmäßge Aktualserung der IST-Kosten sowe der Restkosten ergbt sch ene automatsche Hochrechnung der aktuellen Kosten nklusve möglcher Abwechungen zum Budget. Begrffe des Kostencontrollngs Plan-Kosten = das Projektbudget (de geplanten Kosten) Ist-Kosten = de tatsächlch angefallenen Kosten zu enem Stchtag Rest-Kosten = de Kosten bs zur Fertgstellung zu enem Stchtag Aktuelle Kosten = de Summe der Ist-Kosten + Rest-Kosten Abwechung = de Dfferenz zwschen den Plan-Kosten und den aktuellen Kosten Sete 12 von 18

13 Dokumentenmanagement Informatonen n Form von Dokumenten gehören zur zentralen Wssensquelle von jedem Unternehmen. Aus desem Grund st de Verwaltung deser Informatonen von wesentlcher Bedeutung. Das Zel enes Dokumentenmanagement-Systems st es, be der Verwaltung von Dokumenten (von enfachen Schrftstücken, über Protokolle bs hn zu Plänen) zu unterstützen. Voraussetzungen für ene optmale Verwaltung snd de strukturerte Ablage und zentrale Beretstellung der Informatonen. En rasches Wederfnden und ene schere Archverung von Informatonen gehören ebenso zu enem guten Dokumentenmanagement System, we auch ene enfache Handhabung für den Benutzer. Ordnerstruktur & Ablage Versonerung Volltextsuche Zugrffsrechte Benachrchtgungen Verknüpfungen Taggng Dskussonen Lnk senden Vertelerlsten INFO Ponts Intellgente & nachvollzehbare Kommunkaton Ordnerstruktur und Ablage De Dokumente können n ener herarchschen Ordnerstruktur enfach per Drag & Drop abgelegt werden. Das System erlaubt de Ablage und Verwaltung belebger Dateformate. De Bassnformatonen zu enem Dokument we Autor, Format, Größe, Datum, Verson, etc. werden automatsch erfasst. Zusatznformatonen we der Bearbetungsstatus, Beschrebungen, Kommentare können durch den Benutzer ergänzt werden. Ene ndvduell anpassbare, automatsche Dokumentenbezechnung erlechtert de Ablage und Suche von Dokumenten. Standardserte Ordnerstrukturen können für zukünftge Projekte als Vorlage übernommen werden. Volltextsuche De Volltextsuche st ene unverzchtbare Voraussetzung, um Dokumente bzw. bestmmte Inhalte schnell und enfach zu fnden. Dokumente werden berets m Zuge des Hochladens ndexert und erschenen sofort n den relevanten Suchergebnssen. Durch Suchparameter, Sorter- und Anzegeoptonen wrd das Suchergebns auf de ndvduellen Anforderungen reduzert. Be ener Suchabfrage wrd das Ergebns, auch be ener Velzahl an Dateen, nnerhalb wenger Sekunden angezegt. En zetaufwendger Suchaufwand wrd dadurch um en Velfaches verrngert. Versonerung und Hstorserung Das System ermöglcht de Verwaltung aller Versonen enes Dokuments von der Entstehung bs zur Archverung. Für de Bearbetung enes Dokuments durch enen Benutzer wrd das betreffende Dokument für andere Anwender gesperrt = Check Out. Der Lesezugrff auf das Dokument st weterhn möglch. Änderungen durch andere Benutzer können jedoch kene vorgenommen werden. Nach der Bearbetung wrd das Dokument n der neuen Verson für alle Benutzer fregegeben = Check In. Deser Mechansmus verhndert de glechzetge Bearbetung von Dokumenten durch mehrere Benutzer. Durch de lückenlose Aufzechnung aller Zugrffe und Aktonen be enem Dokument entsteht en transparenter und scherer Nachwes wer, wann, welche Dokumente gelesen oder bearbetet hat. Berechtgungskonzept Das Berechtgungskonzept dent n erster Lne dem Schutz der Daten und ermöglcht dem Benutzer ausschleßlch Zugrff auf jene Dokumente, für de er ene Berechtgung hat. Deses Konzept greft sowohl auf Ordnerebene als auch auf Dokumentenebene und kann rollenbezogen sowe personenbezogen erfolgen. Zusätzlch zu den vorengestellten Berechtgungen können, be Bedarf, de Zugrffsrechte m Detal angepasst werden. Sete 13 von 18

14 Dokumentenmanagement Benachrchtgungen Durch Benachrchtgungen kann sch en Benutzer über de Erstellung oder Änderung enes Dokuments nformeren lassen. Dese Benachrchtgungen werden automatsch per E-Mal und je nach Wunsch sofort oder zusammengefasst enmal pro Tag, wöchentlch oder enmal pro Monat verschckt. Bldvorschau & Beschlagwortung De Bldvorschau erlaubt de Anscht von Bldern n verschedenen Größen und ermöglcht so ene enfachere und dadurch schnellere Auswahl. Mt sogenannten Tags Schlagwörtern können Dokumenten jeglchen Formats ndexert werden. Dese free Vergabe von Schlagwörtern erlechtert ncht nur de Suche nach Dokumenten so ermöglcht de Beschlagwortung auch de Grupperung von Dokumenten mt ähnlchen Inhalten. Verknüpfung von Informatonen Über Lnks können zusammengehörge Informatonen enfach verknüpfen und dadurch n enen logschen Zusammenhang gebracht werden. De Verknüpfung von Informatonen geht über das Dokumentenmanagement-System hnaus. So kann bespelswese en Dokument mt enem Termn oder ener Besprechungsagenda verknüpft werden. Dese Funkton erlechtert und beschleungt das Auffnden zusammengehörger Informatonen. Dskussonen Zusätzlch zum Werkzeug Dskussonen besteht m Dokumentenmanagementsystem de Möglchket dokumentenbezogene Themen drekt bem jewelgen Dokument zu dskuteren bzw. Feedback, Anregungen oder Hnwese zu posten. Intellgente & nachvollzehbare Kommunkaton E-Mal hat unsere Art zu arbeten revolutonert. Kommunkaton und Informatonsvertelung waren ne enfacher und schneller. Genau aus desem Grund kommt es aber auch zu ener stetg wachsenden E-Mal- Überflutung, de zu zetlchen Engpässen und Informatonsmssständen führen kann. Zentrale Systeme haben vor allem n Projekten erheblche Vortele gegenüber ener E-Mal gesteuerten Informatonsvertelung: de Anzahl an E-Mals wrd beträchtlch verrngert, da alle Informatonen zentral verfügbar snd es gbt ene aktuelle Verson, alte Versonen snd n hrer Chronologe weterhn vorhanden de Datenübertragung bem Informatonsabruf erfolgt verschlüsselt jeder Zugrff wrd protokollert und beten den Nachwes: wer hat welche Informaton erstellt, gelesen oder bearbetet Lnk senden Für ene zelgerchtete Informatonsvertelung kann zu allen Projektnformatonen en Lnk versendet werden. Der Empfänger kommt über den Lnk drekt und ohne Suchaufwand zu den zentral abgelegten Daten. Dese Art der Informatonsvertelung st scher, nachvollzehbar und vor allem zetschonend. Personen, de kenen Zugang zur ProjectNetWorld haben (da se bespelswese nur temporär am Projekt betelgt) können auf dese Wese ebenfalls n den Informatonsfluss engebunden werden. Dese zetlch begrenzten Lnks (de Dauer st ndvduell enstellbar) ermöglchen ene enfache Enbndung aller, am Projekt betelgten, Personen. Persönlche Vertelerlsten Durch de ndvduelle Auswahl von Projekt- Telnehmern können Personengruppen zu persönlchen Vertelerlsten zusammengefasst werden. Auf dese Wese können de defnerten Gruppen mt Informatonen we z.b. Lnks zu Dokumenten, Termnen, etc. schnell und nachvollzehbar versorgt werden. Das fehleranfällge und oft zetntensve Auswahlverfahren der exakten Personengruppe wrd so vermeden. Änderungen der persönlchen Vertelerlsten können jederzet enfach und zentral vorgenommen werden. Sete 14 von 18

15 Datenbanken & Formulare In jedem Projekt entstehen große Datenmengen, de überschtlch strukturert und dauerhaft dokumentert werden müssen. Ene Möglchket desen Vorgang zu standardseren beten Formulare. Dese ndvduell gestaltbaren Engabemasken ermöglchen ene höchst effzente Erfassung, Verwaltung und Anscht von Daten. Formular-Desgner Suche & Flter Versonerung Zugrffsrechte Benachrchtgungen Verknüpfungen Dskussonen Formular-Desgner Mttels Formular-Desgner können m System fre gestaltbare Datenbankformulare we Rsko-Lsten, Bautagebücher, Mängellsten, BUG-Lsten, Spezfkatonen, Protokolle, usw., ohne Programmerkenntnsse enfach erstellt und ndvduell angepasst werden. So betet das System Textfelder, dverse Auswahlmenüs, Check-Boxen, Zahlen- und Berechnungsfelder, etc., um alle gewünschten Datentypen erfassen zu können. Ist en Formular enmal erstellt, kann es für belebg vele Projekte verwendet werden. Zusätzlch st en Datenaustausch n CSV-Format möglch. Des ermöglcht enen Datenmport und -export zu anderen Systemen we z.b. MS-Excel, MS-Access. Versonerung und Hstorserung Alle Änderungen enes Formulardatenblatts werden vom System, n Form von neuen Versonen, automatsch erfasst. Dese Chronologe ermöglcht ene lückenlose Nachvollzehbarket aller nhaltlchen Änderungen. Darüber hnaus erfolgt ene automatsche Protokollerung aller Zugrffe auf Formulardatenblätter. Dadurch entsteht en transparenter und scherer Nachwes wer, wann, welches Formulardatenblatt gelesen oder bearbetet hat (Hstore). Verknüpfung von Informatonen Verknüpfungen beten de Möglchket, zusammengehörge Informatonen n enen logschen Zusammenhang zu brngen. Durch dese Funkton können bespelswese Dokumente, Termne, Vorgänge, etc. mt Formularlsten oder Formulardatenblättern verknüpft werden. Dese Funkton erlechtert und beschleungt das Auffnden zusammengehörger Informatonen wesentlch. Such-, Flter- und Sorterfunktonen Snd de Daten enmal n enem Formulardatenblatt erfasst, können durch Such-, Flter- und Sorterfunktonen unterschedlche Anschten und Ergebnslsten erstellt werden. Auf dese Wese können auch Standardlsten defnert werden, um den Datenbestand auf konkrete Inhalte enzugrenzen und damt enfacher zu analyseren. Dese Formularlsten können zusätzlch zu Archverungszwecken als PDF-Date gespechert werden. Berechtgungskonzept Das Berechtgungskonzept dent n erster Lne dem Schutz der Daten und ermöglcht dem Benutzer ausschleßlch Zugrff auf jene Dokumente, für de er ene Berechtgung hat. Deses Konzept greft sowohl auf Ordnerebene als auch auf Dokumentenebene und kann rollenbezogen sowe personenbezogen erfolgen. Zusätzlch zu den vorengestellten Berechtgungen können, be Bedarf, de Zugrffsrechte m Detal angepasst werden. Benachrchtgungen Durch Benachrchtgungen kann sch en Benutzer über de Erstellung, Bearbetung oder Änderung enes Formulars nformeren lassen. Dese Benachrchtgungen werden automatsch per E-Mal und je nach Wunsch sofort, täglch, wöchentlch oder enmal pro Monat verschckt. Dskussonen De Funkton Dskussonen betet m Formularmanagement de Möglchket, formularbezogene Themen drekt be enem Formulardatenblatt zu dskuteren. Sete 15 von 18

16 Collaboraton Ene lückenlose Zusammenarbet nnerhalb des Projektteams st en wesentlcher Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Der Austausch von Wssen und Erfahrungen gehört genauso dazu, we de enfache Abstmmung und Koordnaton von Termnen. De Collaboraton-Werkzeuge unterstützen de nachvollzehbare Vertelung von Informatonen und de gemensame Bearbetung von Sachverhalten. Dadurch wrd der Informatonsfluss m Team erlechtert, Projektwssen gebündelt und Zet be der Koordnaton des Projekt-Teams gespart. News Dskussonen Kalender Verknüpfungen Benachrchtgungen Lnk senden News Innerhalb enes Projekts können Neugketen und Anregungen, über den News-Berech, allen Projekttelnehmern angezegt werden - ähnlch enem schwarzen Brett. Jeder Telnehmer kann sch Benachrchtgungen über Neuenträge per E-Mal zusenden lassen Dskussonen En zentrales Dskussonsforum ermöglcht den strukturerten, nachvollzehbaren Menungsaustausch zwschen Projekttelnehmern. De Glederung von Themen n Dskussonsgruppen erlechtert de Organsaton, betet Transparenz und schert das vorhandene sowe erarbetete Wssen der Projektgruppe. Auftretende projektbezogene Themen werden m System erfasst und bleben erhalten. Jeder Telnehmer kann sch Benachrchtgungen zu Neuenträgen spezfscher Dskussonsgruppen per E-Mal zusenden lassen. Kalender Der Projektkalender dent der zentralen Koordnaton von Termnen. Dese Termne umfassen Eregnsse, Besprechungen, Vorgänge, Melenstene und To-Dos. Be der Planung ener Besprechung können vorab free Termne überprüft und Agenden erstellt werden. Alle Enladungen zu Besprechungen werden n der MyWorld des Telnehmers zusammenfasst und zusätzlch per E-Mal versendet. Jeder Telnehmer hat de Möglchket Termne mt enem Mouse-Klck zu bestätgen oder abzulehnen. Alle Termne können n Mcrosoft Outlook übernommen werden. Benachrchtgungen Gewsse Neugketen und Änderungen m Projekt können für enen Benutzer von besonderem Interesse sen. Da ncht jeder Benutzer de glechen Informatonen benötgt, können Benachrchtgungen für alle Projekte ndvduell engestellt werden. Des garantert, dass wchtge Informatonen sofort zugestellt werden und verhndert ene unnotwendge Informatonsüberflutung. Automatsche System- Benachrchtgungen betreffen Enladungen zu Besprechungen, Zuwesungen von Aufgaben und To-Dos. Dese Benachrchtgungen werden automatsch per E-Mal und je nach Wunsch sofort, täglch, wöchentlch oder enmal pro Monat verschckt. Verknüpfung von Informatonen Dese Funkton ermöglcht es dem Telnehmer zusammengehörge Informatonen (Dokumente, Formulardatenblätter, Termne, Dskussonsbeträge, etc.) enfach zu verknüpfen und dadurch n ene logsche Bezehung zu brngen. De schnelle Navgaton zwschen desen verschedenen Informatonen reduzert vor allem den Suchaufwand und erlechtert das Verständns für komplexe Projektzusammenhänge. De Verknüpfung von Informatonen st werkzeugübergrefend. Lnk senden Für ene zelgerchtete Informatonsvertelung kann zu allen Projektnformatonen en Lnk versendet werden. Der Empfänger kommt über den Lnk drekt und ohne Suchaufwand zu den zentral abgelegten Daten. Dese Art der Informatonsvertelung st scher, nachvollzehbar und vor allem zetschonend. Sete 16 von 18

17 Berchtswesen Gute Berchte tragen wesentlch zum Verständns des Projektverlaufs be, ermöglchen ene regelmäßge Statuserfassung und stellen ene wertvolle Entschedungsgrundlage auf Bass gebündelter Informatonen dar. Berchte denen außerdem der Dokumentaton des Projekts und snd en wchtges Werkzeug für das Projektcontrollng und de Projektsteuerung. Aufbau enes Berchtswesens Inhalte und Struktur Zentraler Zugrff INFO Ponts Berchte: Qualtät durch genaue Anforderungen Aufbau enes Berchtswesens Mt ProjectNetWorld kann en komplettes Berchtswesen maßgeschnedert auf de konkreten Anforderungen der Projekte und Portfolos erstellt werden. Jede Zelgruppe (we Auftraggeber, Management, Projektletung, Projekt-Controller, Projekt-Team und andere Stakeholder), erhält auf dese Wese genau jene Informatonen zusammengefasst, de für de Erfüllung hrer Tätgket notwendg snd. Dem Umfang des Berchtswesens snd kene Grenzen gesetzt. Es können alle Anforderungen vom Enzelbercht bs zu enem kompletten Berchtswesen von Portfoloberchten, über Programm- und Projektberchte bs zu Detalberchten umgesetzt werden. Für Berchte können sowohl bestehende Formate übernommen, als auch neue Formate defnert und erstellt werden. Berchte: Qualtät durch genaue Anforderungen Der Informatonsgehalt der Berchte st mmer nur so gut we der Inhalt und Aufbau. Je genauer de Anforderungen der Empfänger defnert snd und je klarer de Struktur st, desto größer st der Wert. Be der Erstellung von Berchten, snd enge Anforderungen zu klären: Defnton des Zels: dent der Bercht ener renen Bestandsaufnahme oder als Grundlage für Analysen, als Entschedungsgrundlage oder für ene Bewertung Verfügbarket der Daten Defnton der Zelgruppe: an wen st der Bercht adressert (Auftraggeber, Management, Projektleter, Projektcontrollng, Kunde, Behörden und Insttutonen, andere Stakeholder) Defnton der Inhalte: welche Informatonen werden n welchem Ausmaß benötgt Defnton des Formats: n welcher Form und Struktur sollen de Informatonen aufberetet bzw. dargestellt werden (tabellarsch, grafsch, als Text,...) Defnton des Berchtsntervalls: n welchen Zetabständen bzw. zu welchen Anlässen snd de Berchte zu erstellen Defnton der Informatonsleferanten: wer st für de Erstellung des Berchts verantwortlch bzw. wer muss welche Informatonen zu welchem Zetpunkt lefern Sete 17 von 18

18 Berchtswesen Inhalte und Struktur Für Berchte können alle Projektdaten genutzt werden. Um dese Inhalte möglchst überschtlch darstellen zu können, stehen dverse Gestaltungselemente zur Verfügung: Textboxen für Fleßtext oder Beschrebungen, etc. Tabellen und Berechnungsfelder für de Darstellung und Auswertung von Zahlen bzw. Kennzahlen, etc. Grafsche Elemente für Auswertungen, Vergleche oder auch Termnplannformatonen, etc. Snd de Strukturen enmal defnert, werden de Inhalte be Aufruf automatsch generert, de gewünschten Grafken erstellt, Kennzahlen für Projekte und Portfolos berechnet und Texte formatert. Zentraler Zugrff Alle Berchte der ProjectNetWorld werden zentral zur Verfügung gestellt. Auf Bass der defnerten Zelgruppen, werden de Zugrffsberechtgungen für de unterschedlchen Berchte engestellt. Der Vortel herbe st, dass der Bercht ncht per E-Mal vertelt wrd und dadurch en höherer Schutz der Daten gewährlestet werden kann. Jeder Empfänger hat außerdem enen ort- und zetunabhänggen Zugrff auf sene Informatonen. Sete 18 von 18

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