-praxis- Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation -Karina Müller- Zeitmanagement

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1 praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller Bahnhofstr CastropRauxel Telefon info@praxiscem.de Zeitmanagement Die Basis einer guten Ordnung, ist ein großer Papierkorb. Kurt Tucholsky praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

2 Höchst form Hoch Mittel Tief Tiefst form Persönliche Leistungskurve praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

3 ZEITMANAGEMENT Die ABCAnalyse Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen ist alles andere im Leben ein Kinderspiel! Johann Wolfgang von Goethe A = ist sehr wichtig und /oder sehr dringlich... B = ist weniger wichtig oder noch nicht so wichtig... C = hat noch Zeit, oder ist eine Teilaufgabe oder ist mitunter Kleinkram... Setzen Sie ein A, B oder C vor Ihre geplanten Aktivitäten! Unterscheiden Sie: A/w (wichtig) und A/d (dringlich) Setzen Sie A, B oder C Aufgaben Ihrer Leistungs und Konzentrationskurve entsprechend ein! Teilen Sie den A, B und C Aufgaben die dementsprechende Zeit zu und überprüfen Sie diese Vereinbarung zwischendurch (und denken Sie an die Pufferzeit)! Überprüfen Sie Ihre zeitlichen Prioritäten: für APrioritäten werden in der Regel statistisch betrachtet 15% der Zeitkapazitäten verwendet für BPrioritäten 20% für CPrioritäten 65% Ist das bei Ihnen ähnlich und bedarf der Veränderung? Überprüfen Sie Ihre Prioritäten Erstellen Sie z.b. zunächst probeweise eine Liste Ihrer Tätigkeiten, Vorhaben und Verantwortlichkeiten und setzen Sie die vorerst geplante Priorität davor. Prioritäten können sich verändern, weil bspw. Termine näher rücken und somit mehr Priorität erlangen oder man sich zugesteht die eine oder andere Priorität zu verändern. Wenn Ihnen Arbeiten angetragen werden: nehmen Sie sich einen Moment Zeit diesen Tätigkeiten eine Priorität zuzuordnen. Gegebenenfalls kommunizieren Sie diese Priorität. praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

4 A B C praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

5 Das Eisenhower Prinzip (Dwight D. Eisenhower ) (BAufgaben) (AAufgaben) terminieren, delegieren planen sofort erledigen Papierkorb (CAufgaben) delegieren, reduzieren, Haben Sie Mut zum Papierkorb, auch zum Papierkorb im übertragenen Sinne: Nicht alle Aufgaben sind wichtig, interessant, dringlich, angebracht und müssen ausschließlich von Ihnen bearbeitet, oder überhaupt bearbeitet werden Nicht alles was Sie auf den Schreibtisch und in den Postkasten bekommen gehört gelesen, bearbeitet oder abgeheftet. praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

6 Prioritäten (Priorität: lat. prio = vor)!entscheiden Sie täglich neu was Priorität hat, was vor geht! Selbst und Zeitmanagement ist Prioritätenmanagement. Es gibt selten ausschließlich Zeitprobleme, sondern eher Schwierigkeiten und Unsicherheiten beim Setzen von Prioritäten. Passen Sie die Terminplanung Ihren Vorhaben an, nicht Ihre Vorhaben den Terminplanungen! Sonst kommen Ihre Vorhaben zu kurz. Unterscheiden Sie `Wichtigkeit und `Dringlichkeit. Auch weniger wichtige Erledigungen, Planungen etc. können dringend sein. Genauso sind äußerst wichtige Dinge häufig nicht dringlich. Unterbrechen Sie das Diktat der Dringlichkeit! Agieren, statt Reagieren! Setzen Sie innerhalb der Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit weitere Prioritäten: `ABCAnalyse und `EisenhowerPrinzip Unterscheiden Sie `Effektivität und `Effizienz : `Effektivität = die richtigen Dinge tun. `Effizienz = die Dinge richtig tun. Versprechen Sie nicht unter Druck ein Ja, sofort. Trainieren Sie ein Ich schaue, ob es möglich ist!, oder ein Ich gebe Bescheid, wann es möglich ist!. Entscheiden Sie in regelmäßigen Abständen immer wieder neu: o Gehört diese Verantwortlichkeit zu mir? o Ist meine Reaktion wirklich die Reaktion, die ich etablieren möchte oder ein altes Muster? o Haben die gesetzten Prioritäten noch Bestand oder gibt es Veränderungen? o Setzen Sie Prioritäten oder neigen Sie unter Stress zum Abarbeiten ohne Prioritäten? praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

7 Leben ist das, was passiert, während Du eifrig dabei bist, andere Pläne zu machen! John Lennon Unterscheiden Sie bei Ihrer Arbeit und Planung: Die verschiedenen Qualitäten von Zeit Produktive Zeit... ist die Zeit in der Sie, wie der Name schon sagt, produktiv sind. Dazu gehören alle Tätigkeiten, die mit Produktivität, Kreativität etc. zu tun haben. Unterscheiden Sie diese Tätigkeiten deutlich von Routinetätigkeiten und vergessen Sie bei Ihrer Planung nicht, dass Sie nicht 24 Stunden produktiv sind und sein können! Routinezeit... braucht meist nicht so viel Energie, wie bspw. die produktive Zeit, sondern eher Aufmerksamkeit und kann der eigenen Leistungskurve gut angepasst werden. Routinearbeiten sind selten eigenständig. Meist sind sie ein Teil der Produktionsarbeit, (abheften, adressieren, Infos besorgen... ). Leider wird der Zeitaufwand dieser Arbeiten unterschätzt oder gar nicht erst beachtet! Aversionszeit... ist für Aufgaben und Tätigkeiten reserviert, die Sie schlicht und einfach nicht leiden können. Meist neigt man dazu diese Arbeiten aufzusparen und zu ignorieren, bis sie zu einem riesigen Berg angewachsen sind. Aversionszeit sollte immer begrenzt sein! Legen Sie genau fest wann Sie mit dem Abarbeiten dieser Aversionstätigkeiten beginnen und wann sie enden (bspw Uhr bis Uhr). Dieses Vorgehen steigert nicht nur Ihre Motivation, sondern Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie in dieser begrenzten Zeit abarbeiten können. Denn das Motto Und jetzt bis alles fertig ist!, demotiviert Sie schon bevor Sie richtig angefangen haben! Bitte halten Sie sich an die vereinbarte Zeit, die ein Stunde nicht überschreiten sollte!, denn: Sie werden es sich nicht vergessen, wenn Sie die Zeit überziehen und sind bei der nächsten Vereinbarung mit sich nicht mehr glaubwürdig! Ihr Unterbewusstsein ist hier unerbittlich! Freizeit... ist natürlich wichtig, dennoch: Freizeit ist auch verplante Zeit. Achten Sie auf eine inspirierende erholsame Freizeit genauso, wie auf Ihre Freie Zeit! Freie Zeit... ist nicht verplant, sondern wirklich frei. Wann hatten Sie zuletzt die Möglichkeit zu überlegen Zu was habe ich denn nun Lust?... Pufferzeit... ist wichtig, um nicht in Zeitnot zu geraten, wenn Unvorhergesehenes auf Sie zukommt. Reservieren Sie je nach Tätigkeit, ca. 20% 40% Ihrer Zeitkapazitäten als Pufferzeit! praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

8 Aversionsaufgaben oder Wie beherrsche ich meine Aufschieberitis? Checkliste Aversionsliste: Legen Sie eine Liste mit allen Aversionsaufgaben an (A, B und CAufgaben) oder kennzeichnen Sie die Aversionsaufgaben in Ihrer Prioritätenliste. Legen Sie die Prioritäten, Dringlichkeiten etc. fest und entscheiden Sie auch, welche Aufgaben komplett gestrichen werden sollten / müssen. Nun planen Sie die festgelegte Aversionszeit in z.b. Ihren Tag / Ihre Woche ein. Gibt es Gründe für das Aufschieben, die zuerst bearbeitet werden müssen? Lassen sich bestimmte Arbeiten delegieren? Welche Aversionsarbeit lässt sich in Teilschritte zerlegen, um sie übersichtlicher zu gestalten? Setzen Sie einen Termin bis wann diese Aversionsarbeit erledigt sein soll / muss. Kontrollieren Sie immer wieder, ob Sie diese Arbeiten erledigt haben, wenn nicht übernehmen Sie die Aufgaben mit Zeitvorgabe in die weitere Planung. Und: Belohnen Sie sich, wenn Sie Aversionsarbeiten erledigt haben! Die konkrete Aversionszeit muss festgelegt werden, z.b. Heute von Uhr bis Uhr. Vermeiden Sie vage Angaben, wie Im Laufe des Tages oder Wenn Zeit ist. Aversionszeit sollte nie länger als 45 ( 60) Minuten am Stück geplant werden. Halten Sie unter allen Umständen die geplante Zeit ein, d.h. überziehen Sie diese nicht. Ihr Unterbewusstsein soll lernen, dass Vereinbarungen mit Ihnen verbindlich sind. Diese Regelung wird innerhalb kürzester Zeit bei Aversionsaufgaben weniger Stresshormone freisetzen und Motivation und Antrieb verstärken. Überprüfen Sie, ob Sie sich anderen Menschen gegenüber verbindlich verhalten, und Ihre Vereinbarungen mit sich selbst als weniger verbindlich betrachten. praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

9 Delegieren als AAufgabe??! Alle Arbeit auf Anwesende abschieben, anschließend alle anpfeifen, aber anständig!? ( AntiManagementHandbuch ; Walter H. Braun)!Delegation ist ein Prozess der auf Vertrauen basiert und ergebnisorientiert geschieht! Delegation unterstützt: sich zu entlasten, um Zeit für AAufgaben und weitere dringende Aufgaben zu haben! Zuständigkeiten zu klären! Erfahrungen, Potentiale, Wissen von MitarbeiterInnen und KollegInnen zu nutzen! Menschen wachsen mit ihren Aufgaben! Kompetenzen anderer zu erkennen und zu unterstützen! Leistungsmotivation anderer zu stärken! MitarbeiterInnenförderung durch Delegation Welche Erfahrungen muss eine Person noch machen? Welche Kompetenzen muss eine Person noch entwickeln, um z.b. vielfältiger einsetzbar zu sein? Welche (Teil) Aufgaben machen die Arbeit welcher Person abwechslungsreicher? Welche Aufgaben würde eine Person vielleicht gerne übernehmen und gewissenhaft abwickeln? Wer kann auch mit einer Herausforderung gut umgehen? Bei welcher Person wird das Aufgabengebiet eher angesprochen? praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

10 Delegieren ist ein Schlüssel zum Zeitgewinn ein Baustein zur Burnout und BoreoutPrävention eine Maßnahme zur Entlastung wenn er richtig genutzt wird! Viele Menschen entziehen sich Aufgaben, weil die Art und Weise des Delegierens nicht stimmig ist: `Delegieren wollen und delegieren können! Delegieren wollen: Kontrollieren Sie nicht alle Arbeiten fortwährend bis ins kleinste Detail. Gestehen Sie anderen zu korrekt und verantwortungsvoll zu arbeiten! Erfragen Sie stattdessen gerechtfertigte Zwischenberichte. Akzeptieren Sie, dass es Bereiche gibt, die ohne Sie funktionieren! Akzeptieren Sie, dass andere Menschen auch gute Arbeit leisten! Sehen Sie die Leistungen anderer Menschen nicht unwillkürlich als Konkurrenz. Akzeptieren Sie, dass es andere Wege gibt Aufgaben zu erledigen, als die Ihren. Signalisieren Sie Sicherheit und Vertrauen! Akzeptieren Sie, dass es zu Anfang mehr Zeit in Anspruch nehmen kann! Und: Frauen können auch an Männer delegieren! Frauen können auch an Frauen delegieren! Ältere MitarbeiterInnen können an jüngere MitarbeiterInnen delegieren! Jüngere MitarbeiterInnen können an ältere MitarbeiterInnen delegieren! Delegieren können: Wer soll etwas tun? (Ist der Mensch qualifiziert, berechtigt und bereit diese Aufgabe zu übernehmen?) Was genau soll getan werden? (Inhalt, wie auch Ablauf muss der ausführenden Person bekannt sein.) Warum soll es getan werden? (Das Ziel sollte allen Beteiligten klar sein, auch um die Motivation zu stärken.) Wie soll es getan werden? (Details und Prioritäten müssen bekannt sein.) Wann soll / muss es erledigt sein? (Die Terminfrage ist natürlich nicht unerheblich. Erinnern Sie Zwischenberichte.) praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

11 Delegationsmanagement Entscheiden Sie immer wieder neu: erledigen oder delegieren? Wenn delegieren: an wen und warum an diese Person? Haben sich mittel oder langfristige Aufgaben ergeben, deren Teilbereiche schon delegiert werden können? Welche (Teil) Aufgaben rauben Ihnen immer wieder viel Zeit? Gibt es für Aufgaben geeignetere MitarbeiterInnen / KollegInnen? ( freie zeitliche Kapazitäten, ungenügende Auslastung, starke Motivation etc.)? Welche (Teil) Aufgaben erledigen Sie manchmal mit ungenügender Professionalität? Welche (Teil) Aufgaben beinhalten überwiegend eine routinierte Abwicklung? Gibt es interne oder externe Servicestellen für bestimmte Aufgaben? Ist eine Rückdelegation erfolgt und kann wieder weitergeleitet werden?... praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller

12 Delegationskultur im Team Vielfach sind ältere MitarbeiterInnen gehemmt Aufgaben weiterzudelegieren. Es herrschen Bedenken, dass sie als weniger leistungsfähig angesehen werden. Oder sie sind im Laufe vieler Berufsjahre an bestimmte Aufgaben gewöhnt und die Idee etwas zu delegieren liegt ihnen fern. Größtenteils wird eine Delegation auch abgelehnt, weil es einfach schneller geht, es selbst zutun.. Gerade Menschen, die gefährdet sind an einem Burnout zu erkranken, werden Aufgaben auch eher selten delegieren: nicht in der Phase von Enthusiasmus denn die ist von Selbstüberschätzung geprägt Kontrollzwängen denn niemand wird die Aufgaben so gut erledigen können, wie sie selbst; und außerdem weiß man, dann ist es auch wirklich getan und auch richtig getan Arbeitssucht die Angst des Entgleitens ist einfach zu groß Verschiedene Modelle von Wissenstransfer unterstützen eine Delegationskultur in einem Team einzuführen. Ältere und jüngere MitarbeiterInnen, erfahrene und weniger erfahrene MitarbeiterInnen schauen gemeinsam auf bestimmte Abläufe. Durch Hospitation, Jobrotation und generationsübergreifende Teams sind MitarbeiterInnen miteinander vertraut, auch mit den Kompetenzen, Vorlieben und Abneigungen der KollegInnen. So ist der Weg zu einer Delegationskultur geebneter. Delegationsmanagement der Führungskraft Gerade Führungskräfte sollten beim Thema `bewusstes Delegieren voran gehen, damit der Beigeschmack von Alle Arbeiten auf Anwesende abschieben... verloren geht. Vielfach schleicht sich gerade bei Führungstätigkeiten der Gefühl von alleiniger Verantwortung und Unentbehrlichkeit ein. Denken Sie an Ihr Vorbildverhalten MitarbeiterInnenförderung durch Delegation Delegation auch Präventionsmaßnahme bei Burnout, wie bei Boreout Delegation als vertrauensbildende Maßnahme Ihre eigene Entlastung, durch veränderte Aufgabenverteilung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Zeitgewinn Eine Gefahr bei der Verweigerung von Delegation ist, dass Bereiche in denen Delegation von Vorteil wäre oder sogar dringend nötig wäre (beruflich und privat) nicht mehr gesehen werden können. Das Empfinden von Unentbehrlichkeit und Allzeitbereit setzt sich in vielen Bereichen immer weiter durch. Wie sieht die Delegationskultur in Ihrem Arbeitsbereich aus? Was möchten Sie bis wann und wie verändern? praxis Institut für Coaching, Entspannungspädagogik und Mediation Karina Müller