Warum kompliziert wenn es auch einfach geht?

Transkript

1 Ihr Logo Der Weg zum digitalen Finanzmanagement Der Weg zum digitalen Finanzmanagement Warum kompliziert wenn es auch einfach geht?

2 Ihr Logo Wollten Sie schon immer die Abwicklung Ihrer Buchführung einfacher gestalten? weniger Papier hin und her bewegen? weniger Zeit für das Nachhalten offener Rechnungen verwenden? Ihr Zahlungsmanagement effektiver gestalten? Ihre Zinsbelastung und Ihren Forderungsbestand reduzieren? einen schnellen Überblick Ihre Unternehmenssituation bekommen? mehr Zeit haben für die wirklich erfolgsrelevanten Entscheidungen in Ihrem Unternehmen? Mit FixFinanz haben wir jetzt die ideale Lösung für Ihre Buchführung Folie 2

3 FixFinanz Ihr Weg zum digitalen Finanzmanagement Ihr Logo Ein strukturiertes Belegwesen und eine aktuelle Buchführung sind die Grundlagen für viele wirtschaftliche Abläufe und Informationen in Betrieben und Voraussetzung für Ihr erfolgreiches unternehmerisches Planen und Handeln vom Liquiditäts- Management bis hin zum ganzheitlichen Unternehmens-Controlling. Jetzt gibt es eine schnelle, bequeme und sichere Lösung: Mit FixFinanz brauchen Sie keine Belege mehr sammeln, sortieren und in die Steuerkanzlei bringen, sondern nur noch aufs Fax legen

4 FixFinanz Ihr Weg zum digitalen Finanzmanagement Ihr Logo FixFinanz basiert auf digitalen Belegen. Die per Fax übermittelten Papierbelege werden im DATEV-Rechenzentrum automatisch digitalisiert und online gespeichert. Ihre gespeicherten Unterlagen werden am Bildschirm angezeigt, beim Buchen mit dem Buchungssatz verknüpft und in der Belegverwaltung online abgelegt. Durch die Verbindung Buchungssatz-Beleg kann später der Beleg zum Buchungssatz einfach per Mausklick angezeigt werden. Sie selbst merken von dem Prozess im Hintergrund nichts, haben stets eine aktuelle Buchhaltung und müssen Ihre Originalbelege nicht außer Haus geben. Mit FixFinanz stellen Sie Ihre Buchhaltung auf ein neues Fundament und erreichen eine neue Qualität in Ihrem Finanzmanagement

5 Ihr Logo Buchführung heute Prozess im Unternehmen Belege erfassen Belege einsortieren/kopieren Belege aussortieren Belege ablegen Hintransport Rücktransport (Rückfragen) Zeit Belege aussortieren Buchen der Papierbelege Belege einsortieren Prozess in der Steuerkanzlei Folie 5

6 Ihr Logo Buchführung mit digitaler Belegverwaltung Prozess im Unternehmen Belege erfassen Belege faxen/scannen Belege ablegen (Online-Zugriff) (Digitalisierung) (Rückfragen) Zeit Belegeingang per Mail Prozess in der Steuerkanzlei Buchen mit Digitales Belegarchiv digitalen Belegbildern elektronischen Bankkontenumsätzen Schnittstellendaten Folie 6

7 Ihr Logo Ihr Einstieg in FixFinanz Unternehmen Belege per Fax senden DATEV Belege digitalisieren und speichern Steuerkanzlei Digitale Belege verwalten buchen verknüpfen Auswertungen übermitteln Auswertungen erstellen Fax + PC Belegverwaltung online Buchführung + Auswertungen Folie 7

8 Ihr Logo Sie bestimmen den Leistungsumfang Unternehmen Belege vorerfassen und senden DATEV Belege digitalisieren und speichern Belegerfassung Kasse Eingangsrechnungen Ausgangsrechnungen Steuerkanzlei Digitale Belege verwalten buchen verknüpfen Fax oder Scanner + PC Auswertungen vorhalten Zahlungen erstellen digitales Belegarchiv midentity Auswertungen erstellen Zahlungs- und Liquiditätsmanagement Forderungsmanagement Zahlungsmanagement Buchführung + Auswertungen Folie 8

9 Ihr Logo... Sie bestimmen die Arbeitsteilung U Kasse Fax Belege Scan Bereitstellung Fakturdaten Bereitstellung elektronischer Kontoauszüge U StB Kassenbuch online Belegverwaltung online StB U StB U StB Buchen und Verknüpfen mit digitalen Belegen Zahlungsmanagement und Auswertungen online Intensive strategisch orientierte Beratung (Kostenstruktur, Investitionen, Plan-Ist, ) Legende U = Unternehmen StB = Steuerberater Folie 9

10 Vorteile mit FixFinanz als interaktive Online-Lösung Ihr Logo Minimaler Installations- und Wartungsaufwand Digitales Langzeit-Belegarchiv inklusive vielfältiger Suchkriterien (Rechnungs-Nr., Datum, Kunde, Betrag, Bemerkungen) Weiterführende FIBU-Anwendungen (Kassenbuch, ReBu, ZaVer) Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Belege, Listen und Auswertungen von jedem Internet-Zugang (SmartCard) Tagesaktuelle Informations- und Kommunikationsplattform zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei Maximale Datensicherheit (DATEV) Folie 10

11 Belegwesen Darstellungsbeispiele für Abläufe und Funktionen aus der Anwendung Belegwesen online Belegweseninfo online Belegverwaltung online (Eingang, Standardsuche, Fax-Zugangsdaten) Kassenbuch online (Erfassung, Auswertungen) Rechnungseingangsbuch online (Erfassung, Auswertungen) Rechnungsausgangsbuch online (Erfassung, Auswertungen)

12 Belegweseninfo online

13 Belegverwaltung online Posteingang

14 Belegverwaltung online Belegsuche

15 Belegverwaltung online Fax-Zugangsdaten

16 Kassenbuch online Erfassen vom digitalen Beleg

17 Kassenbuch online Erfassen vom digitalen Beleg

18 Kassenbuch online Auswertungen erstellen

19 Kassenbuch online Kassenbuch

20 Rechnungseingangsbuch online Erfassen vom digitalen Beleg

21 Rechnungseingangsbuch online Erfassen vom digitalen Beleg

22 Rechnungseingangsbuch online Auswertungen erstellen

23 Rechnungseingangsbuch online Rechnungseingangsbuch

24 Rechnungseingangsbuch online Top-Lieferanten

25 Rechnungsausgangsbuch online Erfassen vom digitalen Beleg

26 Rechnungsausgangsbuch online Auswertungen erstellen

27 Rechnungsausgangsbuch online Rechnungsausgangsbuch

28 Rechnungsausgangsbuch online Konzentration-Kunden

29 Zahlungsverkehr Darstellungsbeispiele für Abläufe und Funktionen aus der Anwendung Zahlungsverkehr online Bankinfo online (Kontoumsätze) Zahlungsverkehr online (Zahlungsbelege, offene Zahlungsbelege)

30 Bankinfo online Kontoumsätze anzeigen

31 Zahlungsverkehr online Zahlungsbelege (Überweisung)

32 Zahlungsverkehr online Zahlungsbelege (Lastschrift)

33 Zahlungsverkehr online Offene Zahlungsbelege

34 Auswertungen OPOS Darstellungsbeispiele für Abläufe und Funktionen aus der Anwendung Zahlungsverkehr online Offene Posten Liste (Debitoren, Kreditoren, Fälligkeit) Ausgeglichene Postenliste

35 Auswertungen OPOS online Offene Posten Liste (Debitoren)

36 Auswertungen OPOS online Offene Posten Liste (Kreditoren)

37 Auswertungen OPOS online Offene Posten Liste (Fälligkeitsliste)

38 Auswertungen OPOS online Ausgeglichene Postenliste (Debitoren)

39 Auswertungen FIBU Darstellungsbeispiele für Abläufe und Funktionen aus der Anwendung Auswertungen FIBU Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Controlling Report (Erfolg, Liquidität, Kapital, Top-Kunden, Top-Lieferanten)

40 Auswertungen FIBU online BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

41 Auswertungen FIBU online Controlling Report Trend kumuliert Mai 2006 kumuliert Mai 2005 Erfolg Gesamtleistung , ,99 Wareneinsatz , ,57 Rohertrag , ,42 Gesamtkosten , ,76 Betriebsergebnis 9.873,82-310,34 Anteil Wareneinsatz an Gesamtleistung 34,21% 52,30% Anteil Gesamtkosten an Gesamtleistung 54,87% 48,02% Umsatzrentabilität (bezogen auf Gesamtleistung) 10,92% -0,32% Monatliche Entwicklung Gesamtleistung (Fläche) / Gesamtkosten + Wareneinsatz (Linie) Jan 05 Jan 06 Liquidität Finanzmittel am Beginn der Periode , ,33 Kassenbestand + betriebliche Bankkonten Cashflow lfd. Geschäftstätigkeit 2.445, ,87 Mittelveränderung aus erwirtschafteter Liquidität Cashflow Finanzierung 0,00 0,00 Mittelveränderung aus dem Finanzierungsbereich Cashflow Investition , ,07 Mittelveränderung aus dem Investitionsbereich Finanzmittel am Ende der Periode , ,13 Kassenbestand + betriebliche Bankkonten Privatbereich/Kapital Einzahlungen Unternehmer 0,00 0,00 Kapitalveränderungen durch Einlagen Auszahlungen Unternehmer 0,00 0,00 Kapitalveränderungen durch Entnahmen Forderungen und Verbindlichkeiten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen , ,04 / Gesamtumsatz (Umsatz + sonst. Erlöse) , ,99 * Anzahl der Tage im Auswertungszeitraum = Zielgewährung an Kunden in Tagen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 989, ,39 Prozentanteil der Kunden, mit denen 80% der Kundenumsätze erreicht werden 15,38% 20,69% Prozentanteil der Lieferanten, von denen 80% der Lieferungen / Leistungen erbracht werden 50,00% 33,33% Monatliche Entwicklung Gesamtleistung (Fläche) / Forderungen aus L.u.L. (Linie) Jan 05 Jan 06

42 Auswertungen FIBU online Controlling Report Bezeichnung kumuliert Jul 2006 kumuliert Jul 2005 Abweichung Abweichung prozentual Umsatzerlöse , , ,30 7,79% Gesamtleistung , , ,30 7,79% Mat./Wareneinkauf , ,40 303,63 1,52% Rohertrag , , ,67 8,13% So. betr. Erlöse 4.379, ,06 0,00 0,00% Betriebl. Rohertrag , , ,67 8,03% Kostenarten: Personalkosten , , ,12 10,82% Raumkosten , , ,27 5,40% Betriebl. Steuern 74,00 826,75-752,75-91,05% Versich./Beiträge 3.036, ,08-83,03-2,66% Kfz-Kosten (o. St.) , , ,72 8,80% Werbe-/Reisekosten 5.282, ,76 870,31 19,73% Kosten Warenabgabe 1.757, ,83-154,51-8,08% Abschreibungen 7.855, , ,55 21,32% Reparatur/Instandh , , ,48-69,34% Sonstige Kosten , , ,16 21,53% Gesamtkosten , , ,36 8,23% Betriebsergebnis , , ,31 5,80% Zinsaufwand 6.151, ,06 920,15 17,59% Sonst. neutr. Aufw 400,00 300,00 100,00 33,33% Neutraler Aufwand 6.551, , ,15 18,44% Zinserträge 210,35 0,00 210,35 Sonst. neutr. Ertr 1.107,22 0, ,22 Neutraler Ertrag 1.317,57 0, ,57 Ergebnis vor Steuern , , ,73 8,31% Steuern Eink.u.Ertr 1.290,10 986,42 303,68 30,79% Vorläufiges Ergebnis , , ,05 7,37% Erfolg Gesamtleistung Betriebl. Rohertrag Betriebsergebnis Vorläufiges Ergebnis kumuliert Jul 2006 kumuliert Jul 2005 Wesentlichkeitsanalyse der Kostenarten 0 kumuliert Jul 2006 kumuliert Jul 2005 Personalkosten Raumkosten Sonstige Kosten Kfz-Kosten (o. St.) Mat./W arenein kauf Abschreibunge n , , , , , , , , , , , ,66

43 Das Unternehmer-Informationssystem in FixFinanz Ihr Logo Das integrierte Unternehmer-Informationssystem liefert Ihnen jederzeit eine übersichtliche Zusammenfassung der erfolgsrelevanten Daten und Kennzahlen hinsichtlich Erfolg Liquidität Privat/Kapital Forderungen/Verbindlichkeiten ABC-Analyse Jahreshochrechnung Plan-Ist-Vergleich Mit FixFinanz alle Unternehmenszahlen im Griff Folie 43

44 Ihr Logo FixFinanz alle Vorteile auf einen Blick Reduzierter Aufwand beim Belegaustausch kein Pendelordner kein Belegtransport Originalunterlagen bleiben im Unternehmen Beschleunigte Qualitätsbuchhaltung Wechsel von der statischen Monats- zur dynamischen Tages- oder Wochenbuchführung Vermeidung von Belastungsspitzen im Unternehmen Verknüpfung von Buchung und Beleg Digitales Belegarchiv im Rechenzentrum komfortabler Belegzugriff per Internet (SmartCard) gezielte Belegsuche mit vielfältigen Suchkriterien maximale Datensicherheit Mit FixFinanz wird Ihre Buchführung aktueller, flexibler und effizienter Folie 44

45 Ihr Logo FixFinanz alle Vorteile auf einen Blick Abgestimmtes Zahlungsmanagement Konsequente Überwachung des Zahlungsverkehrs Vermeidung von Zinsaufwand und Reduzierung von Forderungsausfällen durch optimiertes Mahnwesen mit Mahnvorschlägen und Mahnbriefen Erstellung von Zahlungsvorschlägen nach Fälligkeit Top-aktuelle Unternehmenszahlen Tagesaktuelle Offene-Posten-Liste Übersichtliche Unterlagen für Kreditinstitute oder Kapitalgeber Regelmäßig FIBU- und Controlling-Reports für die Unternehmenssteuerung Unternehmer-Informationssystem zur Steuerung des Unternehmens Umsatz, Kosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquidität Betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu Rendite, Kosten- und Erlösstrukturen ABC-Analyse der wichtigsten Kunden und Lieferanten Mit FixFinanz wird Ihre Buchführung zum effektiven Steuerungsinstrument für das Unternehmen Folie 45

46 Ihr Logo Die Bausteine von FixFinanz Erfolgsmanagement für die operative Unternehmenssteuerung Dienstleistungen Ermittlung des kurzfristigen Liquiditätsbedarfs Analyse der Kosten- und Erlösstrukturen Optimierung der Zahlungsziele Investitionsplanung Controlling Report (Unternehmer-Informationssystem) Kundenmanagement Erstellung von Mahnvorschlägen und Mahnungen (flexible Mahnstufen, Zyklen, Fristen und Formulierungen) und Ausführung nach Freigabe Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Transparente Dokumentation Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste digitale Belegdokumentation Informationen zu Offenen Posten (Debitoren) Risikobewertung Kunden (monatlich) ABC-Analyse Kunden (quartalsweise) Buchführung Forderungen zeitnahe Buchung von Kundenrechnungen laufende Überwachung der Fälligkeiten und Verbuchung von Zahlungen Informationen zu Offenen Posten (Debitoren) OP-Liste (wöchentlich) Ergebnisdokumentation der laufenden Geschäftstätigkeit Dienstleistungen Vorbereitung von Bankengesprächen Betriebswirtschaftliche Auswertung Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen Controlling Report Lieferantenmanagement Erstellung von Zahlungsvorschlägen (Berücksichtigung von Skontofristen) und Ausführung nach Freigabe Zahlungsvorschlagsliste (wöchentlich) Transparente Dokumentation Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste digitale Belegdokumentation Informationen zu Offenen Posten (Kreditoren) Analyse Zahlungsziele (halbjährlich) ABC-Analyse Lieferanten (quartalsweise) Buchführung Verbindlichkeiten zeitnahe Buchung von Lieferantenrechnungen vom digitalen Beleg laufende Überwachung der Fälligkeiten Informationen zu Offenen Posten (Kreditoren) OP-Liste (wöchentlich) Digitales Belegarchiv (Zugriff per Internet + SmartCard auf das DATEV-Rechenzentrum) Folie 46

47 FixFinanz die digitale und geniale Online-Lösung Ihr Logo Wir beraten Sie gerne Winnender Str Affalterbach Dietmar Leins / dleins@leins-seitz.de Gundula Seitz-Bubeck / gseitz@leins-seitz.de