Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege vernichten und wie will es das Finanzamt? EXISTENZ München, 15. November 2014 Christine Thoma DATEV eg

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1 Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege vernichten und wie will es das Finanzamt? EXISTENZ München, 15. November 2014 Christine Thoma DATEV eg

2 Das Unternehmen DATEV eg Hauptsitz: Nürnberg Gründung: 1966 Berufsständische EDV-Dienstleistungsorganisation in Europa für Steuerberater Rechtsanwälte vereidigte Buchprüfer Wirtschaftsprüfer EXISTENZ Finanzbuchführung 3.0

3 Zahlen-Daten-Fakten über 40 Jahre Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums-Dienstleistungen DATEV-Rechenzentrum: Datendrehscheibe zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern sowie Institutionen über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen pro Monat mehr als Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen in Zusammenarbeit mit ihrem steuerlichen Berater rund 2,5 Millionen Mittelständler erstellen Finanzbuchführung mit DATEV-Software EXISTENZ Finanzbuchführung 3.0

4

5 DATEV: Auftrag und Mitglieder unser Auftrag wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder ( in 2013) Das bedeutet: Unterstützung bei allen Dienstleistungen unserer Mitglieder für deren Mandanten unsere Mitglieder Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen Seite DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

6 Lösungen für Unternehmen im Überblick Software für kaufmännische Aufgaben Auftragswesen Dokumentenablage Rechnungswesen Zahlungsverkehr unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater Software für Personalwirtschaft Qualitätsmanagement IT-Lösungen für Kommunikation und Datensicherheit Personalmanagement Lohn- und Gehaltsabrechnung Elektronisches Organisationshandbuch Sicherheit IT-Outsourcing Seite + Wissen + Beratung + Service DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

7 Digitalisierung - Optimierungsansätze im betrieblichen Rechnungswesen Vorsystem Bezahlung Archivierung Auftragswesen Rechnungsschreibung Betriebsprüfung z.b. Warenwirtschaft EDI-Schnittstelle Automatisierung Rechnungsanforderungen Abgrenzung Papier- DV-unterstützt Anforderungen Finanzverwaltung /erechnung Besonderheiten erechnung Seite DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

8 Themen des Vortrags im Überblick 1. Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend? 2. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

9 Prozess der Digitalisierung von Dokumenten 6 1 } Verträge Korrespondenz Dokumente 2 4 Datenbank 5 1) Papierdokumente 2) Scanner 3) Ablage der Papierdokumente 4) Digitalisierte Dokumente 5) User PCs/mobile Divices 6) Digitale Post ( ) 7) Digitale Daten aus anderen Systemen 3 7

10 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! Elektronischer Rechnungsverkehr Ersetzendes Scannen SEPA GDPdU (GoBD) ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz

11 Der Druck steigt und kommt näher! (Österreich als Vorbild?)

12 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

13 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken.

14 Themen des Vortrags im Überblick 1. Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend? 2. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

15 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E-POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch)

16 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 2

17 Themen des Vortrags im Überblick 1. Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend? 2. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

18 erechnung was galt bisher (bis )? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI) elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

19 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug (Altregelung) ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Prüfprogramm Rechnung Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde.

20 Themen des Vortrags im Überblick 1. Elektronische Rechnungen/ Digitalisierung: Nur ein Trend? 2. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

21 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

22 Die Politik reagiert I Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

23 erechnung innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h., verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein (Abgleich Bestellwesen) als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung

24 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist

25 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung

26 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung

27 Rechnung statt auszudrucken direkt per versenden! Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden ideal: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung.

28 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.

29 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

30 Digitale Langzeitarchive im Unternehmen??? Datenbank Christian Pohl / Pixelio.de Paul-Georg Meister / Pixelio.de Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Reduzierung des Papieraufkommens

31 So bucht man heute Stand September 2014 sind im DATEV- Rechenzentrum über Belege gespeichert. Würde man diese Belege ausdrucken und aufeinanderlegen, könnte man damit drei Türme in Höhe des Mount Everest (8.840 m) bauen. Über Unternehmen nutzen bereits DATEV Unternehmen online für die digitale Belegablage, das Bearbeiten und Zahlen von Rechnungen bis hin zur Vorerfassung von weiteren Daten der Lohnabrechnung und Buchführung. Und der Trend zeigt deutlich nach oben: Monatlich kommen durchschnittlich 500 Unternehmen neu dazu Seite 31 DATEV eg, alle Rechte vorbehalten

32 Auslagerung der digitalen Archivierung Der weltweit führende Cloud-Anbieter Amazon.com eröffnet sein zweites EU-Rechenzentrum in Deutschland. Der insgesamt elfte Standort des Cloud-Dienstes Amazon Web Services (AWS) werde verschiedene Rechenzentren im Großraum Frankfurt sein, sagte Andy Jassy, Senior Vice President of Web Services von Amazon, dem Wall Street Journal Deutschland. Es wird mehrere Rechenzentren in bedeutender Größe in Deutschland geben, sagte Jassy. Quelle: Auszug The Wallstreet Journal online

33 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Gesetzliche Schriftform Spezialregelungen Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Medizin Buchführungspflicht Aufbewahrung Aufzeichnungen Aufbewahrung Gesetzliche Schriftform Öffentliche Verwaltung Zivilprozessordnung(ZPO) Umsatzsteuergesetz (UStG) Sozialgesetze Anforderungen an Rechnungen Beweiskraft Finanzdienstleister

34 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen und Dokumentationen gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

35 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung

36 Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprüfung) Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146 und 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar

37 Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsarten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Mittelbarer Zugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch den Prüfer Bereitstellung von Hardund Software Einweisung in das DV-System Verschaffung des Zugangs zu allen steuerlich relevanten Daten und den internen Auswertungsprogrammen Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger Bereitstellung von Hardund Software Umsetzung der Vorgaben des Prüfers durch Steuerpflichtigen oder andere mit dem DV- System vertrauten Personen Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse- Programms Überlassung eines Datenträgers (CD-ROM/DVD) Offenlegung der zur Auswertung erforderlichen Informationen (Dateistruktur, Dateifelder, interne Verknüpfungen) Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)

38 Ein neues Zeitalter? Die GoBD als Nachfolger von GoBS, GdPDU? Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Entwurf in 2013 überarbeiteter Entwurf Mai 2014 BMF-Anwendungsschreiben November 2014???

39 Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unveränderlichbarkeit Reichsabgabenordnung

40 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Inhalte, Begriffe, Konzept der GoBD Unveränderbarkeit? Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (GoBD Rn 108).

41 Physikalische Objekte und digitale Medien Physikalische Objekte versus digitale Daten Während altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannte CDs/DVDs Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durch Magnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs) Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem späteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Programme nicht mehr vorhanden sind Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehr zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist

42 Definition Datensicherung Was heißt Datensicherung konkret? Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker. Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oder Wechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Sie komplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern. Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.

43 Datenarchivierung Was heißt Datenarchivierung konkret? Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern Inhalte sind durch eine Suche auffindbar Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar Inhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV- Systemen lesbar sein

44 Kennen Sie diese Frage zum Thema Archivierung? Kann ich dann auch meine (Papier-)Belege wegwerfen?

45 Ersetzendes Scannen - Praktische Umsetzung im Unternehmen

46 Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht 147 AO: Abs. 2: Wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, können die Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden. Abs. 6: Originär digital erstellte Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden. Dazu gehören: Geschäftliche s Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.b. EDI-Nachrichten, elektronische Rechnungen und Lieferscheine) Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten Datenverarbeitungsvorgängen, die Buchungen auslösen Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit einem revisionssicheren Archiv möglich!

47 Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem? 1. Geeignete Software 2. Unveränderbare Speicherung 3. Verfahrensdokumentation? Zertifizierung Möglich, aber optional und nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien!

48 Muster-Verfahrensdokumentation Muster für Verfahrensdokumentation damit gescannte Papierbelege vernichtet werden können Veröffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014 Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie ersetzendes Scannen Starkes Argument zur Positionierung der digitalen Buchführungsprozesse!

49 Wie sehen Beispielprozesse aus einer Verfahrensdokumentation aus? Prozess Scannen Eingangsrechnungen K1 o o Tätigkeit Personen Ressourcen Überprüfung der Eigenschaften des Dokuments Anpassen der Scaneinstellungen Einscannen Zusammenheften mehrseitiger Belege über die Standard-Scaneinstellungen als M-TIF EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner EDV-Arbeitsplatz, Scanner K2 Sichtkontrolle des Bilds EDV-Arbeitsplatz K3 Ablage der TIF-Datei im Ordner Kennzeichnen des Papierbelegs als erledigt und Ablage in der Handakte EDV-Arbeitsplatz, Netzlaufwerk Kontrollen und Kontrollziele Kontrolle Beschreibung Aufzeichnungen P6.2-K1 Überprüfung des Dokuments P6.2-K2 Sichtkontrolle des Bilds P6.2-K3 Zugriff auf den Ordner Nur freigegebene bzw. geprüfte Dokumente dürfen gescannt werden. Durch diese Kontrolle soll sichergestellt werden, dass Dokumente vollständig gescannt werden und bildlich mit den Originalen übereinstimmen. Durch definierte Zugriffsregelungen im Ordner wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf gescannte Dokumente haben. Damit soll eine nachträgliche Manipulation nach dem Scannen verhindert werden. Dokument mit Unterschriften Rechteänderungs- Protokoll Kontrollziel KZL01 KZL02 KZL01 KZL02 KZL03

50 Beweiskraft digitaler Dokumente Zielsetzung: Etablieren einer herrschenden Meinung bezüglich der Anerkennung digitaler Belege vor Gericht Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg: Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen". Wesentliche Ergebnisse: Gescannte Belege werden im Normalfall analog zu Papierbelegen anerkannt Die Speicherung in einem Archivsystem erfüllt die Anforderungen an die Datensicherheit Eine Verfahrensdokumentation erhöht nochmals die Verlässlichkeit der Digitalisierung (geregelter betrieblicher Prozess)

51 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen (Digitalisierung): Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 5. Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen 6. Buchführung Online digitaler Belegaustausch übers Internet

52 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen

53 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert Ablage im Unternehmen

54 Prozessdarstellung der Zusammenarbeit Steuerberater-Unternehmen Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge

55 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

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58 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

59 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

60 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus

61 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

62 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung

63 Personalwirtschaft heutige Realität des Datenaustausches Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen für die Personalwirtschaft heute Die Daten werden mittels Fax, Post oder Telefon an die Kanzlei übermittelt. Unternehmen Kanzlei Die Auswertungen zur Lohnabrechnung werden mittels Post oder dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.

64 Wie kann der Datenaustausch organisiert werden? Unternehmen Steuerberater ausgewählte Lohndaten eingeben Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Auswertungen bereitstellen

65 Arbeitsweise DMS am Beispiel Rechnungsprüfungsprozess: Rechnungseingang bis zur Buchung Beleg- bzw. Rechnungseingang scannen Verantwortlicher indexieren Prüfung und Freigabe geprüft Workflow- Unterstützung durch Weiterleitungsfunktion zur Kenntnisnahme zur Erledigung Genehmigungsprozesse Finanzbuchführung Beleg digital buchen Original an das Archiv Beleg-Anzeige und Verlinkung mit Buchungssatz geprüft gebuchte Belege werden für Datenaustausch mit Kanzlei exportiert

66 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation & neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

67 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Christine Thoma DATEV eg Telefon: 0911/ Internet:

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