Sehen wie s geht! Leseprobe. Kapitel 3:»Daten eingeben« Inhaltsverzeichnis. Stichwortverzeichnis. Der Autor. Leseprobe weiterempfehlen

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1 Sehen wie s geht! Leseproe Dten einzugeen ist der erste Shritt zu Ihrer Exel-Telle, doh müssen die Dten uh formtiert werden, um eispielsweise für Üersihtlihkeit zu sorgen. Hilfreih sind dfür definierte Formtvorlgen wie Sie diese erstellen und wie Sie Fehleingen korrigieren oder gleih die AutoKorrektur verwenden, erfhren Sie in dieser Leseproe. Kpitel 3:»Dten eingeen«inhltsverzeihnis Stihwortverzeihnis Der Autor Leseproe weiterempfehlen

2 3 Dten eingeen In diesem Kpitel werden Sie dmit vertrut gemht, Dten in die Zellen einer Areitsmppe einzugeen, diese zu formtieren und utomtishe Formte rihtig zu interpretieren. Ih zeige Ihnen, wie Sie den Üerlik üer die umfngreihe Liste der Formte niht verlieren, und Sie erfhren, wie Sie eigene Formte definieren und verwenden. Aer uh ds Kopieren, Vershieen und Löshen von Inhlten wird genuso Them des Kpitels sein. Sie lernen ußerdem, wie Sie Fehleingen korrigieren und die AutoKorrektur verwenden. Ds utomtishe Füllen von Zhlen- und uh Textkolonnen knn viel Zeit erspren. In diesem Kpitel erfhren Sie, wie diese Mehnismen funktionieren und wie Sie eigene Listen erstellen und einsetzen. Häufig ist es notwendig, Eingen uf estimmte Inhlte zu eshränken. Sie lernen, wie Sie z. B. numerishe Inhlte nur in einem vorgegeenen Zhlenereih oder Textinhlte nur ls Auswhl us einer vorgegeenen Liste zulssen. Ashließend zeige ih Ihnen noh, wie Sie uf Ihrem Areitsltt nh Zellinhlten suhen und diese ersetzen. In diesem Kpitel Die Bereitungsleiste nutzen Zhlen eingeen Dtentypen und utomtishe Formtierung Üerlik üer die Zhlenformte Dezimlstellen Währungsformte Dtum und Uhrzeit eingeen Text eingeen und mit der Rehtshreiprüfung kontrollieren Eigene Zellformte definieren Nullwerte unterdrüken Inhlte kopieren, einfügen und löshen Eingen eshränken und üerprüfen Dtenreihen vervollständigen Inhlte suhen und ersetzen Benutzerdefinierte Listen erzeugen

3 68 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 69 So funktioniert die Dteneinge in Exel Grundsätzlih stehen Ihnen zwei Möglihkeiten zur Verfügung, Dten in eine Zelle einzutrgen: entweder Sie geen sie üer die Bereitungsleiste 1 ein oder üer den Bereitungsmodus direkt in der Zelle 2. Beide Vrinten hen ihre Vorzüge. Ds Bereiten von Zellinhlten direkt in der Zelle ist ngenehmer für ds Auge, d Sie die Textgröße nhezu elieig npssen können. Je nh Formtierung der Zelle knn dies er uh sehr unüersihtlih sein. In solhen Situtionen ist die Bereitungsleiste vorzuziehen. Sie ist niht nur sehr lng, sie lässt sih nhezu elieig erweitern. Um eine Zelle üer den Bereitungsmodus mit Inhlt zu füllen, kliken Sie zunähst die Zelle n, in die Sie etws eintrgen möhten. Sie mrkieren sie so, und Exel zeigt Ihnen dies ußerdem mit einem grünen Rhmen um die ktive Zelle n. Jetzt tippen Sie einfh los. Dei wehseln Sie utomtish in den Bereitungsmodus der Zelle. Sollten sih shon Dten in der Zelle efinden, werden diese durh Ihre Einge üershrieen, sold Sie sie mit ( ) estätigen. Drüken Sie die Tste (Es), wird die Bereitung gerohen (efnd sih vor der Einge Inhlt in der Zelle, leit dieser estehen). Durh Drüken der Tste (F2) (oder Doppelklik uf die Zelle) wird für die mrkierte Zelle der Bereitungsmodus ktiviert, ohne eventuell estehenden Inhlt zu löshen. So knn einer Zelle uh Inhlt hinzugefügt werden, wenn sie ereits gefüllt ist oder Inhlte einfh korrigiert werden. Nhdem Sie nun die grundsätzlihe Dteneinge kennenglernt hen, frgen Sie sih siherlih, ws Sie eigentlih lles in eine Zelle shreien können? Grundsätzlih untersheidet Exel ei der Einge zwishen Text, Zhlen, Formeln und Funktionen. Bei der Einge von Texten wird dieser nh Drüken der ( )-Tste stndrdmäßig linksündig ngezeigt. Texteingen, die reiter ls die Zelle sind, üerlgern die nähsten Zellen 3 uf der rehten Seite, sofern diese leer sind. Im Gegenstz zu Texteingen werden Eingen von Zhlen rehtsündig usgerihtet. Ds ewirkt, dss lle Einer, Zehner, Hunderter usw. untereinnder drgestellt werden 4, solnge lle Zhlen mit keiner oder der gleihen Anzhl Nhkommstellen ngezeigt werden. Auh Formeln und Funktionen geen Sie per Tsttur in die Bereitungsleiste oder im Bereitungsmodus direkt in die ktive Zelle ein. Bei Formeln hndelt es sih um einfhe Berehnungen, meistens unter Verwendung der Grundrehenrten. Funktionen sind kleine, er mähtige Helfer, die ihre Areit im Hintergrund usführen und dnn ds gewünshte Ergenis in der Zelle legen. Mehr müssen Sie sih hierzu n dieser Stelle noh niht merken, denn in Kpitel 7,»Formeln und Funktionen«, Seite 183 wird dieser Themenkomplex usgieig ehndelt. Eines sollten Sie llerdings ei der Einge von Dten in Exel ehten: Solnge Sie sih im Bereitungsmodus efinden, egl o in der Zelle oder in der Bereitungsleiste, knn ein Großteil der Shltflähen niht genutzt werden! Sie erkennen ds drn, dss diese Shltflähen gru ngezeigt werden. Auh estimmte Mehnismen sheinen niht zu funktionieren. In meinen Seminren höre ih dnn reht häufig:»herr Zinknn, mein Exel funktioniert niht mehr.«und der Anshein mg uh entstehen, denn wenn Sie im Bereitungsmodus in den Explorer von Windows wehseln, um dort eine weitere Areitsmppe per Doppelklik zu öffnen, wird Exel zwr in den Vordergrund gelegt, die Areitsmppe wird er niht geöffnet. Ds liegt drn, dss die letzte Aktion (Bereiten einer Zelle) noh niht geshlossen ist. In dem Moment, in dem Sie mit ( ) oder (Es) die Einge estätigen oder rehen, wird die zweite Aktion fortgesetzt und die neue Areitsmppe geöffnet. Exel funktioniert lso einwndfrei. d

4 70 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 71 Die Bereitungsleiste nutzen Zhlen eingeen Bei Verwendung der Bereitungsleiste zur Einge von Dten in eine Zelle git es ein pr Kleinigkeiten zu ehten. 1. Kliken Sie die Zelle n, in die Sie etws eintrgen möhten, und kliken Sie nshließend in die Bereitungsleiste 1, und geen Sie Ihre Dten ein, hier der Begriff Testtext. 2. Um die Einge zu eenden, estätigen Sie mit ( ) oder kliken uf Eingeen 2 vor der Bereitungsleiste. 3. Mit (Es) wird die Bereitung gerohen. Alterntiv können Sie uh uf Arehen 3 kliken. 4. Die Bereitungsleiste ist für die meisten Eingen lng genug. Sie lässt sih er üer einen Pfeil m Ende der Zeile 4 uh uf 4 Zeilen erweitern. Sollte dies niht usreihen, ws sehr unwhrsheinlih ist, können Sie üer den unteren Rnd der Zeile den Bereih elieig verändern. Bewegen Sie dzu den Muszeiger uf den Rnd, und drüken Sie die Mustste, sold sih der Zeiger in einen Doppelpfeil verwndelt 5. Ziehen Sie die Leiste uf die gewünshte Höhe. Ein Klik uf den Pfeil, jetzt oen rehts in der Bereitungsleiste, reduziert diese wieder uf eine Zeile. Bereitungsleiste uslenden Hin und wieder möhten Sie vielleiht den Areitsereih Ihrer Telle optiml nutzen und mehr Pltz shffen. Zu diesem Zwek können Sie im Register Ansiht in der Gruppe Anzeigen mit einem Klik uf ds Kontrollkästhen Bereitungsleiste selige uslenden. Kliken Sie erneut uf dieses Kontrollkästhen, lenden Sie sie wieder ein. Einge per Musklik eenden Ürigens lässt sih eine Einge uh equem per Musklik in eine ndere Zelle eenden (vorzugsweise mit einem Klik in die Zelle, die Sie ls Nähstes ereiten möhten). Dei spielt es keine Rolle, o Sie die Dten in der Bereitungsleiste oder in der Zelle eingegeen hen. e d Prinzipiell können Sie Zhlen in vershiedenen Formten eingeen, hten Sie llerdings shon ei der Einge uf einige Detils, ersprt Ihnen ds einiges n Nhereitung. 1. Behten Sie ei der Einge von Zhlen, dss ds Dezimltrennzeihen ein Komm ist! Geen Sie ußerdem nur Ziffern und ei Bedrf ds Dezimltrennzeihen ein. Sie sollten uf lle weiteren Elemente wie z. B. Einheiten und Tusenderpunkt verzihten. 2. Üershüssige Nhkommstellen werden ufgerundet, er niht geshnitten. In der Bereitungsleiste 1 sehen Sie, dss mehr Nhkommstellen eingegeen wurden, ls in der Zelle B3 ngezeigt werden Geen Sie einen Tusenderpunkt n der rihtigen Stelle ein, wird er für die Zhl korrekt üernommen. Sollten Sie ihn er, wie in Zelle D4, n die flshe Stelle setzen 3, wird die Zhl ls Text interpretiert und knn niht für Berehnungen verwendet werden. Genuso verhält es sih mit Einheiten. Ds -Symol wird erknnt 4 und ds Formt der Zelle ngepsst, km und DM 5 niht. Sie erkennen ds Formt ereits n der Ausrihtung, denn Zhlen, die von Exel ls Text interpretiert werden, werden linksündig ngezeigt. Dher sollten Sie Tusenderpunkte und Einheiten später üer die Zellformtierung setzen. 4. Für negtive Zhlen drüken Sie zunähst (-) und geen dnn die Zhl ein 6. Verwenden Sie ereits ds Währungsformt oder nutzen ei der Einge ds -Symol, wird die Zhl ls negtiver Betrg erknnt und rot mrkiert. Exponentilshreiweise Neen der ülihen Einge von Zhlen können Sie uh die Exponentilshreiweise wählen. Die Einge 334e6 wird nh Betätigen von ( ) in der Shreiweise 3,34E+8 drgestellt. f Genuigkeit und Grenzen Exel speihert und rehnet uf 15 Stellen genu. Dei erehnet Exel normlerweise die gespeiherten und niht die ngezeigten Werte. Unter Dtei > Optionen > Erweitert sehen Sie den Bereih Beim Berehnen dieser Areitsmppe. Im Auswhlmenü wählen Sie die etroffene Areitsmppe (zur Auswhl muss diese ktuell geöffnet sein) und setzen ein Häkhen ei Genuigkeit wie ngezeigt festlegen. Bestätigen Sie den Vorgng mit OK. Dnh werden in der gewählten Areitsmppe nur noh die ngezeigten Werte für Berehnungen genutzt. Alle Stellen, die wegen der Formtierung niht sihtr wren, werden geshnitten. Behten Sie er: Dieser Vorgng lässt sih niht rükgängig mhen! d e

5 72 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 73 Dtentypen und utomtishe Formtierung Bei der Einge von Dten pssieren mnhml Dinge, die Sie niht eeinflussen können. Ds heißt, Exel entsheidet je nhdem, wie Sie Ihre Dten eingeen, wie diese Zelle formtiert wird. 4. Ws ist hier pssiert? Bei der Einge eines plusilen Dtums mit Punkt ls Trennzeihen wurde die Eingezelle utomtish mit dem Stndrd- Dtumsformt versehen. 1. Ih möhte z. B. die Zhl 14,3 in die Zelle B2 eintrgen. D ih meine Brille er niht uf der Nse he, gee ih versehentlih 14.3 ein. Der Punkt ist in Exel er ds Trennzeihen für Dtums eingen. Also interpretiert Exel meine Einge ls Dtum und mht drus den 14. März. Die Einge muss lso korrigiert werden. 5. Beim Löshen mit der Tste (Entf) wurde nur der Inhlt gelösht. Die Formtierung der Zelle, uh wenn sie utomtish geshh, leit estehen! Sie müssen lso uh noh die Formtierung der Zelle widerrufen. 2. Mrkieren Sie die Zelle B2 erneut, und löshen Sie den Inhlt unter Verwendung der (Entf)-Tste. 3. Brille ufsetzen und erneut 14,3 (diesml mit Komm) eingeen und mit ( ) shließen. Exel zeigt in der Zelle B2 nun er niht 14,3, sondern 14. Jn n, und in der Bereitungsleiste sehen Sie, dss ds genue Dtum der :12:00 ist. Inhlte per Mus löshen Zellinhlte lssen sih ürigens uh per Mus löshen. Mrkieren Sie dzu die gewünshte Zelle (oder den Zellereih). Bewegen Sie den Muszeiger dnn in die rehte untere Eke der Zelle. Sold Sie ds Kreuzsymol sehen, ziehen Sie ei gedrükter Mustste den Muszeiger in Rihtung der linken oeren Eke der Zelle (oder des mrkierten Bereihs). Wird der Zellinhlt hl trnsprent drgestellt, lssen Sie die Mustste los, und der Zellinhlt wird entfernt. Zellen mrkieren Wie Sie mehrere Zellen und Bereihe mrkieren, erfhren Sie im Ashnitt»Zeilen, Splten und Areitsltt mrkieren«uf Seite 99 und im Ashnitt»Bereihe mrkieren«uf Seite Um ds Prolem zu lösen, wählen Sie im Register Strt us der Gruppe Zhl ds Komintionsfeld Zhlenformt 1. Aus dem Menü wählen Sie ds Formt Stndrd 2. Die eingegeene Zhl wird nun korrekt ls 14,3 ngezeigt. 7. Ds hier eshrieene Prolem knn immer dnn uftreten, wenn Sie versehentlih flshe Zeihen eingeen. Sollten Sie es rehtzeitig emerken, mhen Sie den letzten Areitsshritt einfh rükgängig 3 (oder mit (Strg) + (Z)) und wiederholen Ihre Einge, diesml er korrekt. Dtumswerte in Exel Zum esseren Verständnis sollten Sie wissen, dss die Zeitrehnung von Exel m eginnt. Dnh wird jedes Dtum intern ls fortlufende Zhl gespeihert. Ds, ws Sie in der Zelle sehen, ist nur eine Formtierung dieser fortlufenden Zhl. Die Nhkommstellen ilden die Uhrzeit. Die Nhkommstelle 0,5 steht lso für einen hlen Tg, demnh 12:00 Uhr. Dei ist eine Stunde ein 24stel eines Tges, eine Minute ein 60stel einer Stunde und eine Sekunde ein 60stel einer Minute. Diese Bruhteile eines Tges ddiert ergeen den Nhkommteil, der die Uhrzeit repräsentiert. Dher wird us 14,3, wenn die Zhl ls Dtum gewertet wird, der 14. Tg seit Beginn der Zeitrehnung, lso der Die ürigen 0,3 ergeen nh oen eshrieener Logik dnn 07:12 Uhr.

6 74 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 75 Üerlik üer die Zhlenformte Nhdem Sie wissen, wie Zhlen in Zellen eingetrgen werden, geht es jetzt drum, diese Zhlen shnell und rihtig zu formtieren. Im Register Strt wird Ihnen in der Gruppe Zhl eine Anzhl von Shltflähen und Formten zur Verfügung gestellt, mit denen Sie gut und gerne 80 Prozent der Stndrdnwendungsfälle deken. Um eine Zhl zu formtieren, mrkieren Sie zunähst lle Zellen, die ds gleihe Formt erhlten sollen. Wählen Sie nshließend im Register Strt us der Gruppe Zhl ds Komintionsfeld Zhlenformt 1. Kliken Sie im Menü uf ds Zhlenformt, mit dem Sie die mrkierten Zellen formtieren möhten. Die Zelle wird Ihren Wünshen entsprehend formtiert. In der Beispieldtei Zhlenformte.xlsx he ih die Formte us dem Komintionsfeld Zhlenformt für Sie in einer Liste zusmmengestellt. In jede der Zellen von E2 is E12 he ih den Wert 00123, eingetrgen, um die Untershiede der Formte zu verdeutlihen. Zunähst fällt uf, dss führende Nullen niht mit ngezeigt werden. Die einzelnen Formte weisen eenflls ein pr Besonderheiten uf. Stndrd Die Nhkommstellen werden so egrenzt, dss die gesmte Zhl (Vor- und Nhkommstellen plus Komm) mximl 11 Stellen in Anspruh nehmen. Sollten mehr ls 11 Vorkommstellen eingegeen werden, werden diese ntürlih ngezeigt, die Nhkommstellen dnn er niht mehr. Zhlenformt Von den Nhkommstellen werden genu zwei ngezeigt. Sind keine Nhkommstellen vorhnden, werden Nullen ngezeigt. Es wird kein Tusenderpunkt ngezeigt. Währung und Buhhltung Beide Formte zeigen zwei Nhkommstellen und ei Bedrf einen Tusenderpunkt. Beim Formt Buhhltung wird mehr Rum für ds Währungssymol reserviert, und ei der Zhl 0 wird Ihnen sttt einer Null - ngezeigt. Um Zellen im Formt Buhhltung zu formtieren, ieten sih uh die Shltflähen Buhhltungszhlenformt 2 und 1.000er-Trennzeihen 3 n. Bei Letzterer wird uh ds Buhhltungsformt eingestellt, ds Währungssymol wird er niht ngezeigt. In der Zelle»B2«efindet sih die ursprünglihe Einge, und die Zellen»E2«is»E12«zeigen den Wert in den untershiedlihen Formten. Um ds Formt»Text«zu wählen, müssen Sie im Aufklppmenü nh unten srollen. Prozent Ds Prozent-Formt spielt noh einml eine esondere Rolle. Es würde den Rhmen hier sprengen und wird dher im Exkurs»Opertoren und Grundrehenrten«Seite 186 usführlih esprohen. Text Erzwingt für die eingegeene Zhl ds Text-Formt. Die führenden Nullen werden ngezeigt. Allerdings nur, wenn Sie die Zelle vor der Einge formtieren. Drüer hinus stehen Ihnen im Menü noh die Formte Dtum, kurz, Dtum, lng, Zeit, Bruh sowie Exponentilzhl zur Verfügung. Diese weisen keine Besonderheiten uf und edürfen keiner weiteren Erklärung. Um er noh mehr us den Zhlenformten heruszukitzeln, kliken Sie einml uf den kleinen Pfeil 4 unten rehts in der Gruppe Zhl (lterntiv können Sie im Komintionsfeld Zhlenformte den Eintrg Mehr nkliken oder die Tstenkomintion (Strg) + (1) verwenden). Der Dilog Zellen formtieren wird mit dem ktiven Register Zhlen geöffnet. Sie hen hier die Möglihkeit, Feineinstellungen für die Formte vorzunehmen. So können Sie eispielsweise in der Ktegorie Dtum 5 üer ds Feld Typ 6 estimmen, wie ds Dtum uf dem Areitsltt drgestellt wird. e d Üer den Dilog»Zellen formtieren«können Sie weitere Einstellungen vornehmen. f

7 76 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 77 Dezimlstellen Währungsformte Ds Ergenis einer Berehnung liefert, je nh den zugrunde liegenden Werten, eine untershiedlihe Anzhl von Nhkommstellen, mnhml uh keine. In der Beispielreitsmppe Dezimlstellen.xlsx hen die Ergenisse in Splte D untershiedlihe Nhkommstellen. Ds ist niht nur unüersihtlih, uh kleine Werte wirken durh eine hohe Anzhl von Nhkommstellen größer, ls sie wirklih sind. 1. Um eine einheitlihe Anzhl von Nhkommstellen zu erreihen, mrkieren Sie zunähst lle Zhlen in der Splte D Kliken Sie im Register Strt in der Gruppe Zhl uf die Shltflähe Dezimlstellen hinzufügen 2 oder Dezimlstellen entfernen 3. Ddurh werden die Dezimlstellen zunähst uf eine gleihe Anzhl gesetzt. 3. Kliken Sie nun erneut uf die Shltflähe Dezimlstellen hinzufügen oder Dezimlstellen entfernen, pssen Sie die Anzhl der Dezimlstellen uf ds gewünshte Mß n. d In der Liste der Zhlenformte stehen Ihnen zum Formtieren von Geldeträgen zwei Formte zur Verfügung: die Formte Währung und Buhhltung. In der Dtei Währungsformte.xlsx he ih Ihnen drei Tellen zusmmengestellt, um die Untershiede dieser Formte zu verdeutlihen. 1. Zum Formtieren mrkieren Sie lle Werte in Splte C 1 und wählen dnn unter Strt > Zhl > Zhlenformt den Menüeintrg Währung Verfhren Sie mit den Werten in Splte D genuso. Wählen Sie hier er den Menüeintrg Buhhltung. Die Werte in den Splten C und D sind jetzt mit Währungsformten versehen. Beide Formte weisen zwei Nhkommstellen uf und Werte üer 999,99 erhlten einen Tusenderpunkt. Die Untershiede liegen im Detil, denn der Wert Null wird im Formt Buhhltung ls - ngezeigt, und ei negtiven Werten wird in diesem Formt ds Vorzeihen m linken Rnd der Zelle ngezeigt. 3. Im Dilog Zellen formtieren, den Sie mit einem Klik uf die Pfeilshltflähe 3 in der unteren Eke der Gruppe Zhl öffnen, stehen Ihnen in der Ktegorie Währung 4 weitere Einstellmöglihkeiten zur Verfügung. Die Auswhl für Negtive Zhlen 5 steht Ihnen im Formt Buhhltung niht zur Verfügung. Zhlenformte für Dezimlstellen nutzen Ntürlih können Sie uh ein vorhndenes Zhlenformt nutzen, ds die Dezimlstellen entsprehend npsst. Nh dem Mrkieren der Werte wählen Sie z. B. ds Formt Zhl us dem Komintionsfeld 4. Die Werte werden dnn uf zwei Nhkommstellen reduziert. Eigene Zhlenformte definieren Wie Sie eigene Zhlenformte erstellen, erfhren Sie im Ashnitt»Eigene Zellformte definieren«seite 82. Negtive Zhlen hervorheen Neen den normlen Zhlenformten ietet Ihnen die edingte Formtierung weitere umfngreihe Möglihkeiten, Zhlenereihe, lso uh negtive Zhlen, optish hervorzuheen. Lesen Sie dzu den Ashnitt»Eine Regel für eine edingte Formtierung erstellen«seite 140. d e

8 78 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 79 Dtum und Uhrzeit eingeen Bei Dtum und Uhrzeit hndelt es sih uh um Zhlenformte. Intern werden sowohl ein Dtum ls uh die Zeiteinge ls fortlufende Tgeszhl eziehungsweise ls Bruhteil eines Tges gespeihert. Ds, ws Sie in der Zelle sehen, ist nur die Formtierung dieser Zhlen. Bei der Einge eines Dtums ist zwingend druf zu hten, dss Sie ls Trennzeihen zwishen den Dtumskomponenten einen Punkt und ei Zeitngen einen Doppelpunkt verwenden. Doh ufgepsst, hier git es utomtishe Mehnismen, die von Ihrer Einge hängen! 1. Geen Sie in eine Zelle den Wert 1.4 ein, und shließen Sie die Einge mit ( ). Sie sehen, Ihre Einge wird ls Dtum gewertet und uh so formtiert 1. Wenn Sie einml in die Bereitungsleiste shuen, werden Sie feststellen, dss Exel ds Dtum utomtish um ds ktuelle Jhr ergänzt ht. 2. Geen Sie nun den Wert 1.4. ein, und shließen Sie die Einge mit ( ). In diesem Fll wird Ihre Einge niht ls Dtum, sondern ls Text gewertet. Sie erkennen es drn, dss Ihre Einge linksündig ngezeigt wird Wenn Sie ei der Einge eines Dtums hinter dem Mont noh einen Punkt setzen, müssen Sie zusätzlih uh ds Jhr mit ngeen! So wird uh diese Einge ls Dtum gewertet 3. Dtumswerte vor dem Dtumswerte vor dem werden ls Text ngezeigt, und es knn niht mit ihnen gerehnet werden. Berehnungen mit Dtumswerten vor dem sind nur unter Verwendung von Triks zw. Add-Ons möglih. Aktuellen Stnd usgeen Angenommen, Sie pflegen eine Telefonliste in Exel und druken diese regelmäßig us. So knn es pssieren, dss Sie einml zwei Listen uf Ihrem Shreitish finden und niht wissen, welhe die ktuellere ist. Um dem vorzueugen, geen Sie einfh üer Ihrer Liste in eine Zelle die Funktion =JETZT() ein. In die Zelle werden ds ktuelle Dtum und die ktuelle Uhrzeit im Formt TT.MM JJJJ hh:mm eingetrgen und eim Druken mit usgegeen. So wissen Sie immer, welhe Liste die ktuellste ist. 4. Bei der Einge von Uhrzeiten geen Sie zwishen Stunden und Minuten eziehungsweise zwishen Minuten und Sekunden jeweils einen Doppelpunkt ein. Gültige Eingen sind lso 17:33 oder 17:33:42. Auh die Einge 17: wird ls Uhrzeit erknnt. 5. Für die nähsten Beispiele he ih die Zellen C2 mit der Formtierung Zeit versehen. Zusätzlih eziehe ih mih in ihr uf die Zelle B2 4, sodss Eingen in der Zelle B2 uh nh C2 üernommen werden. Testen Sie nun vershiedene Zeitwerte us, indem Sie nh oen eshrieenem Muster Werte in die Zelle B2 eingeen. In der Zelle C2 sehen Sie, ws mit Ihrer Einge pssiert. Zum Beispiel wird us 12:00 in Zelle C2 0,5 (ein hler Tg). 6. Geen Sie jetzt uh einml flshe Werte ein, und versuhen Sie, ds Ergenis zu interpretieren. Geen Sie z. B. einml den Wert 123 ein. Ds Ergenis lutet 00:00:00. Die Uhrzeit wird us der Nhkommstelle ermittelt, d die Zhl 123 keine Nhkommstelle ht, wird Ihnen uh keine Uhrzeit ngezeigt. 7. Der Wert 17:78 5 mg Ihnen uf den ersten Blik flsh ersheinen, er ws jetzt pssiert, ist vergleihr mit dem Weiterdrehen des Uhrzeigers. Denn Exel fsst den Wert 78 ls Minuten uf und kommt so uf den Zeitwert 18:18:00 6. In der Zelle C2 wird 0,7625 ngezeigt. Dieser Wert steht für den Teil eines Tges, der um 18:18 erreiht ist. Er wird ls Zhl ngezeigt, d ih diese Zelle ewusst niht mit dem Formt Zeit usgewiesen he. Benutzerdefinierte Dtumsformte Die vershiedenen Möglihkeiten, ein Dtum nh eigenen Bedürfnissen zu formtieren, zeige ih Ihnen im Exkurs»Eigene Dtumsformte verwenden«uf Seite 84. d f Ws Sie sehen, steht niht wirklih in der Zelle Sollte z. B. in einer Zelle C4 der Dtumswert S 06. Fe 2016 stehen, ist es niht möglih, ein Wohenende zu identifizieren, indem Sie =WENN(ODER(LINKS(C4;2)="S"; LINKS(C4;2)="So"); "Wohenende";"") verwenden. Sie sehen zwr S 06. Fe 2016, er in der Zelle steht Ds ist die Tgeszhl für den Die Lösung wird im Areitsltt Wohentge der Beispieldtei Dtumsfunktionen.xlsx eshrieen. e

9 80 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 81 Text eingeen Exel ist keine Textverreitung! Trotzdem ist es oft erforderlih, Texte in Zellen einzutrgen. Sei es, dss Sie eine Üershrift, Mitreiter- oder Produktnmen oder einfh nur die Dokumenttion einer Funktion in eine Zelle einfügen möhten. Sie sollten er immer im Auge ehlten, Texteingen uf ds Notwendigste zu eshränken. 1. Kliken Sie die Zelle n, in die Sie etws eingeen möhten. Geen Sie üer Ihre Tsttur einen Text ein, und eenden Sie Ihre Einge mit ( ). Dei interpretiert Exel jede Einge, die niht mit einem Gleihheitszeihen eginnt und keine gültige numerishe Einge ist, ls Text. Nh Drüken von ( ) wird dieser linksündig in der Zelle usgerihtet. 2. Text, der niht in die Zelle psst, in der er eingegeen wurde, rgt einfh rehts in die nähsten Zellen, solnge sie leer sind. Ist die Zelle rehtsündig formtiert, rgt der Text nh links, ei zentrierter Formtierung in eide Rihtungen 1 herus. Der Text knn nur in der Zelle ereitet werden, in der er steht, hier lso nur in Zelle B4 und niht in den Zellen C4, D4 oder A4. 3. Ein führendes Anführungszeihen ( ) erzwingt ds Textformt. Möhten Sie etw zum esseren Verständnis eine verwendete Funktion dokumentieren, eginnen Sie die Eingen mit einem führenden Anführungszeihen 2. Ds ewirkt, dss Exel ds Gleihheitszeihen niht mehr erkennt und den Inhlt der Zelle sttt ls Funktion ls Text usgit 3. Ds Anführungszeihen selst wird niht mit ngezeigt! So können Sie Stellen mit komplexen Berehnungen sehr einfh kommentieren. Zeilenumruh einfügen Möhten Sie in einer Zelle einen Zeilenumruh einfügen, verwenden Sie dfür die Tstenkomintion (Alt) + ( ). Text mit der Rehtshreiprüfung kontrollieren Anders ls ei der Texteinge z. B. in Word werden Fehler im Text niht rot unterstrihen. Sie hätten dnn lle Ihre Funktionsnmen unterstrihen, weil diese so in keinem Wörteruh vorkommen. Unhängig dvon sollten Sie die Rehtshreihilfe strten, wenn Sie niht siher sind, o Sie etws flsh geshrieen hen. 1. Strten Sie die Rehtshreiprüfung, indem Sie im Register Üerprüfen 1 in der Gruppe Rehtshreiung, die Shltflähe Rehtshreiung 2 nkliken. 2. Die Rehtshreiung strtet für ds ktuelle Areitsltt und zeigt, wenn vorhnden, den ersten Rehtshreifehler n, in diesem Fll ds Wort Heite, ds eigentlih Heute heißen sollte. Mrkieren Sie ds korrekte Wort 3, und kliken Sie uf die Shltflähe Ändern 4. Ds Wort wird korrigiert und der nähste Fehler (Gümnsium) ngezeigt. Flls Sie sttt Ändern uf Immer ändern kliken, wird jedes Auftreten dieses Fehlers mit nur einem Klik korrigiert. 3. Mit einem Klik uf AutoKorrektur wird ds Wort in die Liste der AutoKorrektur ufgenommen und diesem Zeitpunkt ereits ei der Einge durh die korrekte Shreiweise ersetzt. Zum Wörteruh hinzufügen Niht jedes Wort, ds von der Rehtshreiung ls Fehler ufgelistet wird, ist uh ein Fehler. Eigentlih sgt die Rehtshreiung nur:»ds Wort kenne ih niht.«wird lso ei jeder Kontrolle der Rehtshreiung z. B. Ihr Nme ls Rehtshreifehler ngezeigt, können Sie diesen uh üer einen Klik uf Zum Wörteruh hinzufügen 5 dem Wörteruh hinzufügen. e d

10 82 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 83 Eigene Zellformte definieren Die vorgefertigten Formte reihen im Regelfll us, die Zellinhlte pssend zu formtieren. Doh wie gehen Sie vor, wenn Sie ls Einheit Std., Pletten, kg, m/se oder Äpfel und Birnen enötigen? Für diese Fälle können Sie in Exel enutzerdefinierte Zellformte nlegen. Zum Nhvollziehen der folgenden Anleitung finden Sie die Areitsmppe eigene Formte.xlsx unter den Beispieldteien zum Buh. 1. Öffnen Sie die Dtei, und mrkieren Sie lle Zhlen in der Splte D 1. Die Werte dieser Splte sollen die Einheit Std. erhlten. 2. Dzu kliken Sie im Register Strt in der Gruppe Zhl uf ds Komintionsfeld Zhlenformt 2. Wählen Sie im folgenden Menü den Eintrg Mehr 3. Drufhin wird der Dilog Zellen formtieren geöffnet. 3. Wählen Sie hier die Ktegorie Benutzerdefiniert 4 us. 4. Aus der Liste wählen Sie den Eintrg 0 5, wenn Sie keine Nhkommstellen verwenden möhten, oder 0,00 für zwei Nhkommstellen. 5. Im Eingefeld Typ 6 esteht die Möglihkeit, ds gewählte Formt nzupssen und die gewünshte Einheit hinzuzufügen. Sie können hier in Anführungszeihen (" ") prinzipiell lles eingeen, wonh Ihnen der Sinn steht. Also uh "Std.". Sie sollten die Einheit er durh ein Leerzeihen von der Zhl trennen. Im Bereih Beispiel 7 können Sie prüfen, wie Ihnen Zellinhlte mit diesem Formt zukünftig ngezeigt werden. 6. Bestätigen Sie zu guter Letzt noh mit einem Klik uf OK. Ihre Werte in der Splte D hen nun nhgestellt die Einheit Std.. g d f e Einheiten mit eingeen Wenn Sie die Einheit direkt hinter der Zhl eingeen, sttt die Zelle zu formtieren, wird Ihre Einge ls Text gewertet, und Sie können niht mit diesen Werten Berehnungen vornehmen! Die Einge 14 kg führt ei einer Berehnung, die sih uf diesen Wert ezieht, zu der Fehlermeldung #WERT!. Diese esgt, dss Sie versuht hen, mit Text zu rehnen. Fügen Sie dher Einheiten immer nur üer die Formte hinzu! Dilog»Zellen formtieren«üer Kontextmenü öffnen Noh shneller rufen Sie den Dilog mit einem Rehtsklik uf die mrkierten Zellen uf. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formtieren, wird Ihnen der gleihnmige Dilog ngezeigt. Sie erreihen ihn ußerdem mit einem Klik uf die Pfeilshltflähe in der unteren rehten Eke der Gruppe Zhl oder mit der Tstenkomintion (Strg) + (1). Benutzerdefinierte Zhlenformte zuweisen Möhten Sie einer Zelle oder einem Zellereih ein zuvor ngelegtes enutzerdefiniertes Formt zuweisen, mrkieren Sie zunähst die entsprehenden Zellen und öffnen dnn den Dilog Zellen formtieren. Wählen Sie ds gewünshte Formt us der Ktegorie Benutzerdefiniert, und kliken Sie shließend uf OK. Neue enutzerdefinierte Formte finden Sie m Ende der Liste. Definition üer Formtodes Für positive Zhlen, negtive Zhlen, den Wert Null und für Texteingen können Sie die Formtierung gleihzeitig festlegen, indem Sie die Einge im Feld Typ durh Semikol trennen. Zusätzlih können Sie Formtodes verwenden und eispielsweise # ls Pltzhltersymol für Ziffern oder Leerstellen mit _ festlegen. Fügen Sie in ds Feld Typ [Blu] ein, wird der Formtshnitt lu drgestellt. Eine Üersiht finden Sie in der Beispieldtei Formtodes.xlsx.

11 84 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 85 Eigene Dtumsformte verwenden Nullwerte unterdrüken Eine esondere Stellung ei der Formtierung von Zellen nehmen die Zeit- und Dtumsformte ein. Sie hen shon gesehen, dss ei der Einge von 4.9 in eine Zelle diese Einge von Exel utomtish zu erweitert wird. Stndrdmäßig wird Ihnen in der Zelle er 04. Sep ngezeigt, denn Zellen, in denen Exel ein Dtum erkennt, werden mit dem Formt TT. MMM formtiert. Zum esseren Verständnis he ih Ihnen in der Beispielreitsmppe Dtumsformte.xlsx zwei Tellen zusmmengestellt (sämtlihe Beispieldteien stehen Ihnen unter zum kostenlosen Downlod zur Verfügung). Die erste Telle zeigt eine Liste der Dtums- und Zeitformte. In der zweiten Telle sehen Sie einige Beispiele, wie Sie ein eingegeenes Dtum für die Anzeige formtieren können. In der letzten Splte der Telle sehen Sie den Wert, der ttsählih von Exel gespeihert wird. Zum Erstellen eines individuellen Dtumsformts folgen Sie der Beshreiung im Ashnitt»Eigene Zellformte definieren«seite 82. Besondere Aufmerksmkeit verdient der Wert Null. In Listen, etw ei Rehnungen, in denen niht lle Zeilen verwendet werden, sieht es unshön us, wenn Nullwerte ngezeigt werden. In der Beispieldtei Nullwerte.xlsx wird in den letzten drei Positionszeilen der Rehnung 0,00 1 ls Betrg usgewiesen. Diese sollen niht ngezeigt werden. 1. Um Nullwerte in einer Areitsmppe uszulenden, kliken Sie zunähst uf ds Register Dtei und wählen dnn im Bkstge- Bereih die Ktegorie Optionen. 2. Im Dilogfenster Exel-Optionen wählen Sie die Ktegorie Erweitert 2 und srollen is zum Bereih Optionen für dieses Areitsltt nzeigen. Üer ds Auswhlmenü 3 können Sie ds Areitsltt uswählen, uf ds sih die Änderungen eziehen sollen. 3. Entfernen Sie ds Häkhen für In Zellen mit Nullwert eine Null nzeigen 4. Auf diesem Areitsltt werden sofort keine Nullwerte mehr ngezeigt. d Liste der vorhndenen Dtums- und Zeitformte Einige Beispiele für enutzerdefinierte Zeitformte Einzelne Nullwerte uslenden Ansttt lle Nullwerte uf dem Areitsltt uszulenden, können Sie uh für die etroffenen Zellen nh der Einge ds enutzerdefinierte Zhlenformt ;;@ verwenden (Strt > Zhl > Zhlenformt > Mehr > Benutzerdefiniert). Nullwerte werden dnn niht ngezeigt. Ntürlih können Sie im Feld Typ dnn uh ein Zhlenformt für positive und negtive Zhlen ngeen. Sollten Sie druf verzihten, müssen Sie er die ersten eiden Semikolons eingeen, dmit Sie n die Stelle zur Beshreiung von Nullwerten gelngen.

12 86 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 87 Inhlte kopieren, usshneiden und einfügen Die täglihe Areit mit Exel erfordert es immer wieder, dss Zellen oder uh gnze Bereihe vershoen eziehungsweise kopiert werden müssen. Stellen Sie sih z. B. vor, dss in einer Liste mit Montsumsätzen der Juni vergessen wurde. Um Pltz für den Juni zu shffen, ietet es sih n, den Tellenteil Juli um eine Zeile nh unten zu vershieen. 1. Dzu mrkieren Sie zunähst die Zellen B7 is C12. Kliken Sie dzu in die Zelle B7, und ziehen Sie ei gedrükter Mustste is zur Zelle C12. Erst hier lssen Sie die Mustste wieder los. 2. Positionieren Sie jetzt den Muszeiger uf den Rhmen der Mrkierung 1, und ziehen Sie ei gedrükter Mustste den mrkierten Bereih eine Zeile nh unten. Ahten Sie druf, dss Sie den Rhmen der Mrkierung treffen und niht ds Ausfüllkästhen unten rehts Eine Zeile tiefer ngekommen, lssen Sie die Mustste wieder los. Der mrkierte Bereih wurde erfolgreih vershoen. Sie können jetzt in die Zeile 7 die Dten für den fehlenden Juni eintrgen. Auf diese Weise können Sie im Ürigen uh gnze Zeilen oder Splten vershieen. 4. Möhten Sie den mrkierten Bereih kopieren und niht vershieen, gehen Sie zunähst wie in den Shritten 1 und 2 vor. Drüken Sie jedoh vor dem Vershieen des Bereihs die (Strg)- Tste, und hlten Sie sie, is Sie die Zielzelle erreiht hen. Exel zeigt Ihnen während des Kopiervorgngs n dem Rhmen ein kleines Plussymol n. 5. Auh üer ds Kontextmenü einer Zelle oder eines mrkierten Zellereihs können Sie den Inhlt vershieen oder kopieren. Kliken Sie mit der rehten Mustste uf einen elieigen Punkt in der Mrkierung, und wählen Sie us dem Kontextmenü den Befehl Ausshneiden 3. Der Rhmen des mrkierten Bereihs wird drufhin gestrihelt drgestellt. Möhten Sie den mrkierten Bereih kopieren, wählen Sie stttdessen Kopieren. 6. Mrkieren Sie jetzt mit der linken Mustste die Zielzelle 4, und kliken Sie nshließend mit der rehten noh einml die Zielzelle n. Um den Inhlt dieser Stelle hinzuzufügen, kliken Sie im Kontextmenü uf Einfügen 5. d e Niht enhrte Zellen mrkieren Möhten Sie mehrere niht enhrte Zellen mrkieren, drüken und hlten Sie die Tste (Strg) und kliken nun die gewünshten Zellen n. Erst wenn lle Zellen mrkiert sind, lssen Sie die (Strg)-Tste wieder los. Die Gruppe»Zwishenlge«Sämtlihe Befehle zum Ausshneiden, Kopieren und Einfügen finden Sie ußerdem ls Shltflähe in der Gruppe Zwishenlge der Registerkrte Strt. Vorhndene Zellinhlte Befinden sih in der Zielzelle oder in dem Zellereih ereits Dten, weist Sie Exel mit einem Hinweisdilog druf hin. Sie können dnn entsheiden, o der Inhlt üershrieen oder o der Vorgng gerohen werden soll. Drüken Sie eim Vershieen per Mus gleihzeitig die Tste (ª), wird der estehende Inhlt der Zielzelle niht gelösht, sondern um eine Zeile vershoen. Vershieen und Kopieren per Tstenkomintion Alterntiv können Sie uh mit der Tstenkomintion (Strg) + (X) den mrkierten Bereih usshneiden. Mrkieren Sie nun die Zielzelle, und drüken Sie zum Einfügen (Strg) + (V). Um per Tstenkürzel zu kopieren, etätigen Sie einfh (Strg) + (C), ds Einfügen erfolgt dnn wieder mit (Strg) + (V).

13 88 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 89 Inhlte löshen Eingen mit der AutoKorrektur üerprüfen Benötigen Sie Eingen in Ihrem Tellenltt niht mehr, können Sie sie einfh löshen. Auh hier ietet Ihnen Exel vershiedene Wege, um ds Ziel zu erreihen. Genu wie in der Textverreitung Word steht Ihnen in Exel 2016 eine Auto Korrektur zur Verfügung. Sie hen ds vielleiht shon drn gemerkt, dss fehlerhfte Eingen in Texten wie von Geisterhnd korrigiert werden. 1. Zum Löshen von Inhlten mrkieren Sie die gewünshten Zellen und drüken die Tste (Entf). Hierdurh wird llerdings nur der Inhlt gelösht! Sämtlihe Formte und Kommentre leien erhlten. Geen Sie lso nh dem Löshen per (Entf) in Zelle B2 1 einen neuen Text ein, wird dieser uh wieder fett und rot ngezeigt. 2. Sie können er uh genu estimmen, ws in einer Zelle oder einem Zellereih gelösht werden soll. Mrkieren Sie dzu zunähst die Zellen, in denen Sie etws löshen möhten. Kliken Sie dnh im Register Strt in der Gruppe Bereiten uf die Shltflähe Löshen In dem folgenden Menü können Sie nun entsheiden, ws gelösht werden soll: Mit dem Befehl Alle löshen 3 werden der gesmte Inhlt, die Formtierungen und Kommentre gelösht. Kliken Sie uf Formte löshen, wird nur die Formtierung entfernt. Der Befehl Inhlte löshen entspriht dem Löshen per (Entf). Kommentre löshen lösht nur die Kommentre, und Links löshen entfernt den Hyperlink, erhält er den Text und die Formtierung. Links entfernen hingegen lösht den Hyperlink und die Formtierung, der Text leit er erhlten. Hyperlinks löshen Löshen Sie den Inhlt einer Zelle mit Link per (Entf), wird wider Erwrten uh der Hyperlink mit gelösht, d dieser n den Text und niht n die Zelle geunden ist. Inhlte einer Zelle per Mus löshen Areiten Sie lieer mit der Mus, können Sie Inhlte einer einzelnen Zelle uh mit der Mus löshen. Mrkieren Sie die Zelle, und ewegen Sie den Muszeiger in die rehte untere Eke der Zelle, is ein shwrzes Kreuzsymol ersheint. Ziehen Sie nun den Muszeiger ei gedrükter Mustste in die linke oere Eke. Lssen Sie den Muszeiger los, sold der Zellinhlt hl trnsprent drgestellt wird. Der Inhlt wird gelösht, Formtierungen leien er estehen. 1. Um neue Wörter in die AutoKorrektur ufzunehmen, müssen Sie zunähst die Exel-Optionen ufrufen. Kliken Sie dzu uf Dtei > Optionen > Dokumentprüfung 1, und wählen Sie die Shltflähe AutoKorrektur-Optionen 2 im gleihnmigen Bereih n. 2. Drufhin wird Ihnen der Dilog AutoKorrektur ngezeigt. Im oeren Bereih des Dilogs stehen Ihnen einige generelle Korrekturfunktionen zur Verfügung. Besonders interessnt sind er die eiden Eingefelder im unteren Bereih. Trgen Sie in ds Feld Ersetzen 3 den feh - lerhften Text ein (z. B.»Merkmhl«). In ds Feld Durh 4 trgen Sie den korrekten Text ein (in diesem Fll lso»merkml«). Kliken Sie uf Hinzufügen 5, wird der Eintrg üernommen. Srollen Sie einfh einml durh die Liste der Begriffe unterhl der Eingefelder, um zu prüfen, ws ereits stndrdmäßig von Exel korrigiert wird. 3. Benötigen Sie einen Eintrg niht mehr oder soll dieser zukünftig durh eine ndere Einge ersetzt werden, mrkieren Sie den entsprehenden Eintrg in der Liste und kliken uf Löshen. 4. Shließen Sie eide Dilogfenster mit einem Klik uf OK. Tippen Sie nun us Versehen ds Wort Merkmhl, greift die AutoKorrektur ein und ersetzt es sofort durh die korrekte Shreiweise. Akürzungen ersetzen Nützlih ist die AutoKorrektur uh zum Ersetzen von Akürzungen. Lssen Sie z. B.»DNA«durh Desoxyrionukleinsäure ersetzen oder Ihre Initilen durh Ihren usgeshrieenen Nmen. Behten sollten Sie er Groß- und Kleinshreiung. d e

14 90 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 91 Eingen eshränken und uf Gültigkeit prüfen Möhten Sie eine Telle uswerten, die von nderen Personen gefüllt wird, kommt es niht selten vor, dss in den einzelnen Zellen Inhlte stehen, die d niht hingehören. Hierdurh wird die Auswertung ershwert, er mit der Dtenüerprüfung können Sie solhe Fehleingen verhindern. Die erste Telle uf dem Areitsltt Artikel der Beispieldtei Dtenüerprüfung.xlsx enthält Artikeldten, Lgerplätze, Lgerestnd und Sttus. In der Splte Sttus sollen nur Werte von 1 is 8 eingegeen werden, eine Vorge, n die sih er niht jeder hält (siehe Zellen F6 1 und F11). Sie sollten hier die Einge uf die erluten Werte eshränken. 1. Mrkieren Sie die Zellen F3 is F14, und kliken Sie in der Gruppe Dtentools des Registers Dten uf Dtenüerprüfung Der Dilog Dtenüerprüfung wird nun mit dem ktiven Register Einstellungen geöffnet. Hier können Sie vershiedene Kriterien für die Dteneinge festlegen. Wählen Sie eispielsweise im Menü Zulssen 3 den Menüeintrg Gnze Zhl, können nur zutreffende Werte eingegeen werden. 3. Ahängig dvon, ws Sie unter Zulssen gewählt hen, psst sih die untere Hälfte der Dilogox n. Sie können hier z. B. nh Whl von zwishen 4 im Menü Dten die Grenzwerte für die Dteneinge eintrgen. Als Minimum geen Sie 1 und ls Mximum 8 ein. Bestätigen Sie die Kriterien mit einem Klik uf OK. d e 4. Sie können die Einge er uh selst üer ein Auswhlmenü in der etreffenden Zelle steuern, sodss ei der Dteneinge keine ungültigen Dten vorkommen können. In der zweiten Telle uf dem Areitsltt Umsätze der Beispieldtei Dtenüerprüfung. xlsx soll in den Splten Versiherung und Ktegorie nur eine Auswhl der gültigen Werte ls Liste zur Verfügung stehen. Dzu he ih rehts neen der Telle Referenztellen mit den gültigen Inhlten 6 ngelegt. 5. Mrkieren Sie lle Werte in der Splte Ktegorie, und rufen Sie den Dilog Dtenüerprüfung uf. 6. Wählen Sie im Dilog us dem Komintionsfeld Zulssen den Menüeintrg Liste. Als Dtenquelle 7 mrkieren Sie die Zellen K3 is K7 us der Hilfstelle Ktegorie und shließen die Einge mit OK. 7. In der Umstztelle können Sie jetzt nur noh Werte us der vorgegeenen Liste 8 uswählen. Fehleingen sind niht mehr möglih. g h f Benutzerdefinierte Fehlermeldung usgeen Im Register Fehlermeldung 5 können Sie noh eine individuelle Fehlermeldung erzeugen, die ngezeigt wird, sold fehlerhfte Dten eingegeen werden. Bereits vorhndene ungültige Inhlte werden niht emängelt. Gültigkeitsprüfung Nhdem Sie Gültigkeitskriterien eingerihtet hen, prüfen Sie diese, indem Sie uf ds Pfeilsymol n der Shltflähe Dtenüerprüfung kliken. Im Auswhlmenü wählen Sie dnn Ungültige Dten einkreisen. Flshe Eingen werden dnn in der Telle rot umkringelt. Dynmishe Listen Wenn Sie die Hilfstellen ls Tellen formtieren (siehe den Ashnitt»Zellereihe in Tellenereihe konvertieren«seite 108), werden Änderungen in diesen Tellen in die Dtenüerprüfung üertrgen.

15 92 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 93 Dtenreihen vervollständigen In vielen Tellen ist es notwendig, fortlufende Beshriftungen zu erstellen, sei es eine Nummerierung, die Tge einer Wohe oder einfh nur ein Dtum. In der Dtei AutoAusfüllen.xlsx he ih Ihnen die gängigsten Anwendungsfälle zum Üen zusmmengestellt. Die einfhste Methode esteht drin, die Zelle zu mrkieren, die den Bsiswert für die Liste ildet, und diesen Wert dnn nh unten eziehungsweise rehts uszufüllen. 1. Mrkieren Sie dzu zunähst die Zelle B2 uf dem Areitsltt Dtumswerte. Kliken Sie jetzt uf ds Autousfüllkästhen 1, und ziehen Sie die Mrkierung ei gedrükter Mustste nh unten is zur letzten gewünshten Zelle. Der Muszeiger muss dei ls shwrzes Kreuz sihtr sein. Ist dies niht der Fll, versuhen Sie gr niht erst, den Vorgng weiterzuführen, denn er wird niht gelingen. 2. Sie sehen, dss ds Dtum um jeweils einen Tg utomtish fortgesetzt wurde. Mit einem Klik uf Auto-Ausfülloptionen 2 können Sie die letzte Aktion npssen. In dem folgenden Menü können Sie z. B. Wohentge usfüllen 3 uswählen, worufhin lle Wohenenden us Ihrer Liste entfernt werden. Der Menüefehl Zellen kopieren ewirkt hingegen, dss der Inhlt der Bsiszelle nur kopiert, er niht verändert wird. d 3. Auh mit Zhlenreihen können Sie ähnlih verfhren. Sie müssen dnn er mehrere Zellen zu Beginn der Liste mrkieren 5, evor Sie üer ds Autousfüllkästhen die Mrkierung nh unten ziehen. Exel ermittelt die Differenz der Zhlen und setzt die Liste mit dieser Differenz fort (siehe ds Areitsltt Zhlen in der Beispieldtei). 4. Ds Autousfüllkästhen klppt uh ei Bezügen, ws Ihnen viel Areit erspren knn. Kopieren Sie z. B. die Zelle B4 6 mit dem Autousfüllkästhen nh rehts. In der Zelle B4 steht, wie Sie in der Bereitungsleiste sehen können, =B2+B3. Wenn Sie sih die Inhlte der nderen Zellen in Zeile 4 nsehen, werden Sie feststellen, dss die Bezüge sinnvoll verändert wurden: Aus =B2+B3 wurde =C2+C3 usw. Ds heißt, wenn Sie eine Formel oder Funktion, die Bezüge enthält, nh rehts (oder links) kopieren, werden die Buhsten in llen Bezügen ngepsst. Kopieren Sie sie nh unten (oder oen), werden die Zhlen in llen Bezügen ngepsst. Sie werden feststellen, dss dies eine der wihtigsten Aktionen in Ihrer täglihen Areit wird. f e Wie Sie ei den weiteren Listen der Beispieldtei feststellen werden, ist die Autousfüll-Funktion niht uf Zhlen eshränkt. Exel erkennt uh Muster in Texteingen und führt diese fort. Jedoh werden Sie feststellen, dss zwr Zhlen vor oder hinter einem Text erhöht werden, Zhlen, die mitten im Text stehen, werden jedoh niht erknnt 4. Auh Qurtle ilden eine Ausnhme, sie werden nur is 4 erhöht und eginnen dnn wieder ei 1. Smrttgs Mit Smrttgs können Sie Ihre letzte Aktion noh einml verfeinern eziehungsweise sih umentsheiden. Hier finden Sie viele Befehlsoptionen, die Sie sonst mühevoll im Menünd suhen müssten. Sie vershwinden utomtish mit der nähsten Aktion. Dort git es im Regelfll den nähsten Smrttg. Sttistik ist mit von der Prtie Sollten Sie ei Zhlenreihen mehr ls zwei Zellen mrkieren, wird die Zhlenreihe niht wie eshrieen fortgesetzt, sondern der Trend wird erehnet. Dei werden die Folgewerte nh der sttistishen Methode der kleinsten Qudrte ermittelt.

16 94 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Kpitel 3: Dten eingeen 95 Inhlte suhen und ersetzen Sold Ihre Tellen eine gewisse Größe üershreiten oder sih gr üer mehrere Areitslätter erstreken, knn shon ml shneller die Üersiht verloren gehen. In der Areitsmppe Jhresüersiht.xlsx sind Umstzzhlen üer 12 Register verteilt und in einem zusmmengefsst. Stellen Sie sih vor, Sie suhen lle Umsätze üer D hätten Sie eim Suhen durh genues Hinshuen einiges zu tun. Exel ietet Ihnen hierzu einen komfortlen Dilog n. 1. Kliken Sie in der Gruppe Bereiten der Registerkrte Strt uf die Shltflähe Suhen und Auswählen Im Auswhlmenü kliken Sie uf den Befehl Suhen. Alterntiv funktioniert uh die Tstenkomintion (Strg)+ (F) (kleine Eselsrüke: f wie finden). 3. Im Dilog Suhen und Ersetzen geen Sie in ds Eingefeld Suhen nh 2 Ihren Suhegriff ein. Neen den ülihen Zeihen sind hier uh die Metzeihen *,? und ~ erlut. * steht für eine elieig lnge Zeihenkette, uh keine.? steht für genu ein Zeihen. Anstelle des Frgezeihens muss lso genu ein Zeihen stehen. ~ het die Sonderedeutung der Metzeihen uf. Wenn Sie lso nh? suhen möhten, geen Sie ~? ein. 5. Im Komintionsfeld Durhsuhen 4 hen Sie die Auswhl zwishen Bltt und Areitsmppe. Wählen Sie Areitsmppe, um lle Areitslätter zu durhsuhen. 6. O Sie in Splten oder in Zeilen suhen, spielt eigentlih keine Rolle. Es wird in jedem Fll jeweils ds gesmte Areitsltt durhsuht. Hiermit geen Sie nur die Rihtung vor, o Zeile für Zeile oder Splte für Splte durhsuht wird. 7. Bei Suhen in geen Sie n, o in den Werten, lso in dem, ws Sie sehen, in den Formeln oder Kommentren gesuht werden soll. Wählen Sie hier Werte. 8. Ein Klik uf Weitersuhen 5 springt zum ersten Treffer. Üer Alle suhen wird eine Liste mit llen Treffern zusmmengestellt. In dieser Liste können Sie srollen und durh Ankliken einzelner Zeilen 6 direkt zu dem gewünshten Wert springen. 9. Durh einen Klik uf ds Registerltt Ersetzen 7 werden eine Zeile und zwei Shltflähen hinzugefügt. So knn der Suhegriff durh den neuen Begriff ersetzt werden. Kliken Sie hier uf Alle ersetzen, werden lle Fundstellen nh Bestätigung des Hinweisdilogs durh den neuen Begriff ersetzt. Mit einem Klik uf Shließen eenden Sie den Vorgng. d g e f 4. Kliken Sie, wenn nötig, uf die Befehlsshltflähe Optionen 3, um lle Einstellmöglihkeiten einzulenden. Suhen nh estimmten Zhlengrößen D im Dilog Suhen und Ersetzen keine Bedingungen eingegeen werden können (etw > ), müssen Sie oder größer nders eshreien. Die Funktion reitet mit einem reinen Textvergleih, Sie müssen lso ds eshreien, ws Sie sehen, und niht ds, ws ttsählih in der Zelle steht! Geen Sie lso ein:?.???.???. Dmit werden lle Zhlen gefunden, in denen jeweils nh 3 Ziffern ein Punkt steht (vorusgesetzt, Sie verwenden Tusendertrennzeihen). Suhoptionen Im Komintionsfeld Suhen in stehen Ihnen die Menüeinträge Formeln, Werte und Kommentre nur im Register Suhen zur Verfügung. Im Register Ersetzen können Sie hier nur Formeln wählen.

17 96 Exel 2016 Shritt für Shritt erklärt Benutzerdefinierte Listen erzeugen Neen den Dtenreihen, die Sie ereits kennengelernt hen, können Sie uh eigene, enutzerdefinierte Listen erstellen. So knn es z. B. notwendig sein, eine Montsliste uf Spnish zu erstellen, d Ihr Firmensitz in Spnien liegt. Die pssende Liste he ih in der Dtei BenutzerdefinierteListen.xlsx gelegt. 1. Mrkieren Sie zunähst die spnishen Montsnmen. 2. Um diese Liste duerhft zu speihern, öffnen Sie die Exel-Optionen üer Dtei > Optionen > Erweitert. Wählen Sie hier in der Gruppe Allgemein die Befehlsshltflähe Benutzerdefinierte Listen ereiten Spätestens jetzt erkennen Sie, wo z. B. Mo, Di, Mi usw. herkommen. Ds Eingefeld Liste us Zellen importieren 2 ist ereits mit dem Bezug uf die von Ihnen mrkierten Zellen gefüllt. Ein Klik uf Importieren 3 üernimmt die mrkierten Montsnmen in ds Feld Benutzerdefinierte Listen. 4. Jetzt nur noh zweiml mit OK estätigen und Sie sind wieder uf Ihrem Areitsltt. Hier können Sie die vorhndene Liste löshen, denn sie steht Ihnen jetzt duerhft zur Verfügung. Geen Sie einfh einen spnishen Montsnmen ein, und vervollständigen Sie die Liste üer ds Autousfüllkästhen. AutoAusfüllen üer ds Menünd strten Es ist mnhml gr niht so einfh, dieses Ausfüllkästhen genu zu treffen. Oft reiht es us, dss die Mus zu sensiel für diese Aktion eingestellt ist. Ansttt mit dem Ausfüllkästhen zu reiten, mrkieren Sie einfh den Wert, den Sie kopieren möhten, und lle Zellen, die gefüllt werden sollen. Wählen Sie dnn im Register Strt us der Gruppe Bereiten die Shltflähe Füllereih. Hier wählen Sie Reihe, und im folgenden Dilog kliken Sie uf AutoAusfüllen. Ashließend estätigen Sie mit OK.

18 Inhlt Inhlt 1 2 Strt mit Exel Vorwort Exel strten Exel eenden Ws ist neu in Exel 2016? Die Progrmmoerflähe und ihre Elemente Ds Menünd Die vershiedenen Registerkrten Die Sttusleiste Ds Menünd ein- und uslenden Die Symolleiste für den Shnellzugriff nutzen Die Exel-Hilfe verwenden Shnell zwishen Areitsmppen wehseln Exel-Dteien erstellen und ereiten Areitsmppe, Areitsltt und Zelle Eine neue Exel-Dtei nlegen Eine Areitsmppe speihern Speiheroptionen und Dteiformte Exel-Dteien in OneDrive speihern

19 6 Inhlt Inhlt 7 Eine Exel-Dtei öffnen Dtentypen und utomtishe Formtierung Mehrere Areitsmppen prllel öffnen Üerlik üer die Zhlenformte Sih in Exel-Areitslättern ewegen Dezimlstellen Nützlihe Tstenkomintionen zur Nvigtion in Areitslättern Neue Areitslätter einfügen Zwishen Areitslättern wehseln Areitslätter umenennen Areitslätter gruppieren Areitslätter vershieen und kopieren Areitslätter ein- und uslenden Eine Vorlge uswählen Eigene Vorlgen erstellen Eigene Vorlgen verwlten Die Ansiht vergrößern und verkleinern Die vershiedenen Ansihten: Umruhvorshu, Seitenlyout et Eine enutzerdefinierte Ansiht speihern Währungsformte Dtum und Uhrzeit eingeen Text eingeen Text mit der Rehtshreiprüfung kontrollieren Eigene Zellformte definieren Eigene Dtumsformte verwenden Nullwerte unterdrüken Inhlte kopieren, usshneiden und einfügen Inhlte löshen Eingen mit der AutoKorrektur üerprüfen Eingen eshränken und uf Gültigkeit prüfen Dtenreihen vervollständigen Inhlte suhen und ersetzen Benutzerdefinierte Listen erzeugen Zeilen und Splten fixieren Dten eingeen So funktioniert die Dteneinge in Exel Die Bereitungsleiste nutzen Zhlen eingeen Zellen und Bereihe Einzelne Zellen mrkieren Zeilen, Splten und Areitsltt mrkieren Bereihe mrkieren Mit dem Nmenfeld zu einer Zelle springen Zellereihe üer»gehe zu«nsteuern