Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der Praxis Prof. Dr. Harald Wehnes Veranstaltung 6 ( ) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Projektsteuerung SS 2016 Hinweis: Vorlesung wird aufgezeichnet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Spezifika von Gründungsprojekten werden aus der Aufzeichnung zuvor eliminiert.

2 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2 2 2

3 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3 3 3

4 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplanung 1. Erstellen Sie die Beschreibungen von zwei besonders wichtigen Arbeitspaketen Ihres gemischt-orientierten PSP (AP-Formular.xlsx) 2. Erstellen Sie eine Vorgangsliste: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer (d) und Aufwand (h), Vorgänger und AOB (Vorgangsliste.xlsx) 3. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades 4. Erstellen Sie eine Präsentation A5_Team_x.ppt mit den Inhalten: Projektüberblick (wichtigste Steckbriefdaten) Projektplanung: Phasenplan mit Meilensteinen (Graphik) gemischt-orientierter PSP MS Project-Darstellung des Projektplans Aktueller Projektstatus Nächste Schritte Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4 4 4

5 Feedback zur Aufgabe 5 Insgesamt gute, teilweise sehr gute Lösungen Bitte die Dateinamenskonventionen einhalten Bitte Abgabetermin einhalten oder zeitnahe Information, falls Probleme Bitte die Vollständigkeit der Lösung in Bezug auf Aufgabenstellung vor dem Hochladen prüfen Auf Durchgängigkeit achten: Identische Bezeichnungen in PSP, Planungstabellen und MS Project JF-Protokolle: Spalte Priorität bitte (zumindest bei den Aufträgen) ausfüllen Empfehlung: Sammelvorgänge oder Phasen in MS Project erhöhen die Übersichtlichkeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5 5 5

6 Feedback zum Projektbericht, Kap 1.2 und 2 Insgesamt gute bis sehr gute Ausarbeitungen. Hinweise: Zielkonflikte in der Zielbeziehungsmatrix sind auflösen! Bei Zielkonkurrenz z.b. ist zu entscheiden, welches der (beiden) Ziele wichtiger ist, falls keine Priorisierung durch muss, kann, oder soll bereits vorliegt Beschreiben, wie Sie die Auflösung des Zielkonflikts durchgeführt haben Bitte Tabellen und Abbildungen im Projektbericht nummerieren Erhöht die Übersichtlichkeit und ermöglicht Bezugnahme im Text Nicht-Ziele: keine Verneinungen, sonst wird das Gegenteil von dem angestrebt, was Sie erreichen wollen Durchgängigkeit beachten: Stakeholder der sozialen Faktoren = Stakeholder der Stakeholdertabelle = Stakeholder des Stakeholderportfolios Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6 6 6

7 Evaluation der Vorlesung Bewertung der Vorlesung zur Halbzeit, damit Sie als Bewerter selbst von Ihren Bewertungen profitieren können Zeitraum: Noten Vortrag / Präsentation Vorlesungsinhalte Folien Beispiele und Workshopteile Tempo der Vorlesung WueCampus2-Kursraum Relevanz der Veranstaltung für das Berufsleben Gesamtbewertung Durchschnittlicher Zeitaufwand pro Woche Positives Verbesserungsvorschläge Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7 7 7

8 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8 8 8

9 Projektplanung: Überblick Phasen- und Meilensteinplan Projekt- Strukturplan (PSP) - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Ablaufplan Zeitplan Ressourcenplan Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9 9 9

10 Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) Der Projekterfolg ist entscheidend abhängig von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge Ziele der Ressourcenplanung Ressourcenbedarf ermitteln Verfügbarkeit der Ressourcen sicherstellen (dieselben Ressourcen werden häufig von anderen Projekten oder Linieneinheiten benötigt) Ressourceneinsatzplan erstellen, der stimmig zum Terminplan ist Optimaler Einsatz der Ressourcen (Überlastungen vermeiden) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

11 Welche Arten von Ressourcen gibt es? Ressourcen Personal Sachmittel Finanzmittel Sonstige Intern Investitionsgüter Eigenmittel Informationen Extern Verbrauchsmaterial Fremdmittel Rechte / Patente Infrastruktur Fördermittel Professionelles Projektmanagement in der Praxis

12 Besonderheiten der Personal-Ressourcenplanung Personelle Einsatzplanung kann in der Regel nicht rein quantitativ durchgeführt werden; Restriktionen: Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung 1. Ermittlung der Rollen mit den Skills (Qualifikationen und deren Grad), die für das Projekt benötigt werden 2. Besetzung dieser Rollen mit verfügbaren internen Personen in Abstimmung mit den Linienmanagern (=Ressourcenmanager); ggf. kommen Externe zum Einsatz ( Kosten) Praxistipp Frühzeitig die Zustimmung der zuständigen Linienvorgesetzten für den vorgesehenen Einsatz von Projektmitarbeitern einholen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

13 Ermittlung der für das Projekt benötigten Rollen mit Qualifikationen Rollen-Tabelle mit Skills (ohne Festlegung bestimmter Personen) Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Beispiel Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Programmierer P Grundkenntnisse in JavaScript, Typo3 Flow, PHP, CSS, SQL, JQuery Tester T Grundkenntnisse im Umgang mit einem Computer Datenschutzbeauftragter DS Kenntnis über Datenschutzrichtlinien Projektleiter PL Projektleitungserfahrung, Führungs- und Sozialkompetenz BWLer B Erfahrung in der Unternehmensführung Sicherheitsbeauftragte S Kenntnisse in gängigen Sicherheitsstandards Designer D Kenntnisse in JavaScript, CSS sowie Grafikdesign, HCI Professionelles Projektmanagement in der Praxis

14 Workshop: Personelle Ressourcen Ermitteln Sie für Ihr Projekt zwei unverzichtbare Rollen (außer PL) mit den zugehörigen Qualifikationen (Dauer: ca. 6 Minuten) Rolle Abk. Qualifikationen (Skills) Programmierer P Kenntnisse in verschiedenen Programmiersprachen (IOS-Spezialist) Designer D HCI`ler, Graphicdesign Tischtennisspieler T Tischtennisprofi, Regelkenntnisse Interface-Designer ID User-Experience, Interface-Design, GUI Gestaltung Tester Te Kritische Reflexion, kein Tunnelblick Datenbankadministrator DA SQL-Muttersprachler Anforderungsanalyst AA Spezialist für Anforderungen an die Plattoform Professionelles Projektmanagement in der Praxis

15 Ressourcen-Tabelle (auf Vorgangsebene) Vorgangsbezogene Ressourcenplanung: Für jeden Vorgang werden die erforderlichen Ressourcen ermittelt PSP- Code AP/ Vorgang Aufwand in PT Personal Sachmittel Sonstige Ressourcen Beispiel PSP- Code AP/ Vorgang Aufwand in PT Personal Sachmittel/ Sonstige Ressourcen M11 Zeitplan 18 PL, P Software wie zum Beispiel MS Project M12 Kosten und Ressourcen 14 B - M13 Teamkommunikation 90 PL Software zur Kommunikation unter den Teammitgliedern M14 Kundenkommunikation 21 PL - M21 Refactoring / Codepflege 60 P geeignete Entwicklerumgebung M22 Modul-/Unit-Tests 21 P, T geeignete Entwicklerumgebung M31 Sicherheit 21 T, S, DS - M32 Usability 21 T, S - R11 Designstandards 7 D - R12 OOA/OOD 7 P - R13 Datenbankentwurf 4 P Datenbankverwaltungssystem Professionelles Projektmanagement in der Praxis (z.b. MySQL)

16 Workshopteil: Ressourcen-Tabelle Ermitteln Sie für zwei Vorgänge die erforderlichen Ressourcen (Tipp: Namensabkürzung verwenden; Beispiel: MM für Max Mustermann; Sachmittel nicht vergessen) (Dauer: 8 Min.) PSP- Code AP/ Vorgang Aufwand in PT Personal Sachmittel Sonstige Ressourcen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

17 Ressourcenauslastung prüfen Jede Ressource wird auf mögliche Überlastungen geprüft: Ressourcenhistogramm Kapazitätsüberlastungen Ganglinie Ressourcen-Ganglinie zeigt den Auslastungsverlauf unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazität an ggf. Überlastungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

18 Lösung von Überlastungen: Kapazitätsausgleich Ressourcenhistogramm Lösung: Überlast der ersten 3 Tage wurde auf die beiden letzten Tage verteilt Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich Grundsätzliche Maßnahmen: Kapazitätspuffer nutzen Zusätzliches Personal einbinden Reduktion des Projektumfangs Umstrukturierung des Ablaufplans Externe Spezialisten einsetzen Projektendtermin verschieben Professionelles Projektmanagement in der Praxis

19 Die drei Arten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Ressourcenplanung Vorgabe: Termin Ziel: Sicherstellung der erforderlichen Ressourcen, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen Kapazitätstreue Ressourcenplanung Vorgabe: Ressourcen Ziel: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Ressourcen abschließen Termin- und Kapazitätstreue Ressourcenplanung Ziel: Durch die Nutzung von Puffern wird der Endtermin eingehalten, ohne dass die Ressourcen erhöht werden müssen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

20 Beispiel für gelungenes Kapazitätsmanagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis

21 Kostenplanung Kostenplan: Darstellung der voraussichtlich für das Projekt anfallenden Kosten mit zeitlichem Verlauf [DIN ] Budget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel Vorgehen Ressourcenplan Kostenplan Pro AP: Art Menge Einsatzzeitraum der Ressourcen x Kosten pro Ressource = Kosten pro AP Gesamtkosten Zeitlicher Kostenverlauf Kosten pro Art Professionelles Projektmanagement in der Praxis

22 Kostenrechnung (Exkurs) Kostenrechnung Welche Kosten entstehen? Wo entstehen die Kosten? Wofür entstehen die Kosten? Kostenartenrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenarten Personalkosten Sachkosten Investitionen Gemeinkosten... Kostenstellenrechnung Rechnerische Verteilung der erfassten Kosten der Kostenarten auf die Kostenstellen im Unternehmen Kostenstellen (nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation... Kostenträgerrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenträger Projekte Produkte Dienstleistungen Aufträge... Professionelles Projektmanagement in der Praxis

23 Kostenarten in Projekten Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, in house) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel Empfehlung: Mittel für Maßnahmen vorsehen, die z.b. zum Managen von Risiken, zum Nutzen von Chancen oder für Projektmarketing erforderlich werden Professionelles Projektmanagement in der Praxis

24 Projektkosten-Darstellung nach PSP-Elementen Gliederung des Projektstrukturplans wird um die Kosten pro AP ergänzt mit Summierung auf den zugeordneten höheren Ebenen Webseite TP1: Planung 300 TP 2: Realisierung TP 3: Tests 800 Projektmanagement 200 AP1 100 AP2 200 AP AP4 300 AP5 500 AP6 200 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

25 Projektkosten-Tabelle Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten mit Kostenverlauf Professionelles Projektmanagement in der Praxis

26 Kostenganglinie: zeitlicher Kostenverlauf Kostengang-Linie Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Kostenlinien visualisieren die Kostenverläufe im Projekt Kostenganglinie: Darstellung der Kosten pro Zeiteinheit Professionelles Projektmanagement in der Praxis

27 Kostensummenlinie: kumulierter Kostenverlauf Kostensummen-Linie Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Kostenlinien visualisieren die Kostenverläufe im Projekt Kostensummenlinie: kumulierte Darstellung der Kostenentwicklung Professionelles Projektmanagement in der Praxis

28 Projektkosten-Darstellung nach Kostenarten Sachkosten Externe Kosten Personalkosten Jan 13 Feb 13 Mrz 13 Apr 13 Mai 13 Jun 13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

29 Fälligkeit von Kosten beachten! Gleichverteilte Kosten (Normalfall): Kostenanfall ist über den Zeitraum des APs gleichmäßig Anfangsverteilte Kosten: Die Kosten fallen bereits zu Beginn des APs an, z.b. bei notwendigen Vorinvestitionen Endverteilte Kosten: Die Kosten fallen erst am Ende des APs an, z.b. Abrechnung der beauftragten Leistungen Kosten AP-Dauer Kosten AP-Dauer Kosten AP-Dauer Zeit Zeit Zeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis

30 Kosten- und Finanzmittelmanagement Kosten- und Finanzmittelmanagement nach ICB3 (IPMA, 2006) Analyse Planung Überwachung und Steuerung der Kosten und Finanzmittel von Projekten Finanzmittelmanagement: sorgt dafür, dass Projektleiter und Management immer darüber Bescheid wissen, welche und wie viele Finanzmittel für das Projekt benötigt werden Projektbudget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel Professionelles Projektmanagement in der Praxis

31 Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS Prozessschritte 1. Teilprojektleiter und Mitgliedern des TP-Teams: Ressourcenanforderungen der Teilprojekte 1. Personalressourcen 2. Hardware-Investitionen 3. Software-Investitionen 4. Externe Unterstützung 5. Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf) 6. Literatur, Sonstiges 2. Kernteam: Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs + Ergänzung Bedarf für Projektmanagement 3. Kernteam: Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt 4. Vorstand: Genehmigung der Ressourcen und des Projektbudgets Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis

32 Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Tätigkeit von - bis PT von - bis PT Konzeptphase Server je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) Schulung- und Testphase Server je FT-MA 4x5Tage (13x20) Pilotierung Server je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) Konzeptphase AntiViren Okt./Nov Schulung- und Testphase AntiViren Jan./Feb Pilotierung AntiViren Mrz 06 6 Konzeptphase Office je FT-MA 5 Tage (9 MA ) Sep Ermitteln der Anwendungen Office je FT-MA 5 Tage (7 MA) OKT 06 - Dez Pilotierung und Testphase Office je FT-MA 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) Jan 07 - Feb Schulung Office je FT-MA je 7Tage (9 MA x 7) Aug Paketierung Office Jam Konzeptphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Okt.-Dez Schulung Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Aug.-Sep Test- und Pilotphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Jan.-Feb Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Mär.-Dez Konzeptphase Datensicherung je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) Schulung- und Testphase Datensicherung je FT-MA 4x5Tage (5x20) Pilotierung Datensicherung je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) Professionelles Projektmanagement in der Praxis Konzeptphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x25) Schulung- und Testphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 25 Tage (4x25) Pilotierung Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8)

33 Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Anforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Kostenart Position Betrag Fälligkeit Betrag Fälligkeit Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) 10x zusätzliche Standardserver a x Storagesysteme (10-15 TB) 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server = 12x Server a ,00 02/07-12/07 Server zentrale Sonderserver ,00 02/07-12/07 Server ,00 02/07-12/07 Server(Zeit-/Zutritt) 20 x ,00 02/07-12/07 TC s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 TC s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur Software 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 ) ,00 02/07-12/07 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x ,00 02/07-12/ x Server für TS-Farm Server (Terminalserver300 x ,00 02/07-12/07 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS- Softwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 12x MS Windows 2003 Server Enterprise 50x MS Windows 2003 Server Standard 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a Server für Clusterserver ,00 02/07-12/07 Server für zentrale und dezentrale Server ,00 02/07-12/07 Server ,00 02/07-12/07 Server ,00 02/07-12/07 CAL-Lizenzen (TS) Arbeitsplatz (WS) Stück * 60 Zentraler Testserver (Frameware Server) Arbeitsplatz (WS) vorhandene Hardware Professionelles Projektmanagement in der Praxis

34 Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt) Teilprojekt Fachteam Bemerkung TP Server Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Ursrünglicher Ansatz TP Anwendungen DLZ Office Wordbox Paketierung Ursrünglicher Ansatz Kostenart Position Betrag (brutto) Fälligkeit Betrag (brutto) Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a , ,00 02/07-12/07 10x zusätzliche Standardserver a Server zentrale Sonderserver , ,00 02/07-12/07 2x Storagesysteme (10-15 TB) Server , ,00 02/07-12/07 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x , ,00 02/07-12/07 TC s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 TC s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 ) 0, ,00 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x , , x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x , ,00 02/07-12/07 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS- Softwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 0 Zwischensumme HW ,00 0,00 Software 12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver , ,00 02/07-12/ x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 0, ,00 02/07-12/07 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a Server , ,00 02/07-12/07 Klärung am 13./ Ansatz gegenüber Anforderung reduziert Ansatz gegenüber Anforderung aufgestockt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

35 Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt) Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS Kom ponenten/zeitraum Projekt-Budget Investitionen geplant Personalkosten direkte Projektkosten (Sachkosten) Gesam t-budget in Euro Professionelles Projektmanagement in der Praxis

36 Letzter Schritt: Planoptimierung Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspakete Aufwandsschätzung / Abhängigkeiten Ablauf- und Termine Planoptimierung mit Tool- Unterstützung Ressourcen und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Chancen- und Risikomanagement Kommunikation (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualität Tooleinsatz Professionelles Projektmanagement in der Praxis

37 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Termin: Projekt soll frühestmöglich enden Ressourcen: sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten: sollen so gering wie möglich sein Vorgehen Planungsentwurf iterativ überarbeiten Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei kritisch werden! Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen durch Analyse der Ressourcenhistogramme Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen a Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber!) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

38 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Plan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Basisplan: Alle Planungsdaten eines genehmigten Projektplans zu einem bestimmten Stichtag ( Originalplan ) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

39 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

40 Für jede Situation das richtige Tool Quelle: Professionelles Projektmanagement in der Praxis

41 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project: 7 Schritte 1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht a Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender 3. Ressourcen a Vorgängen zuweisen Ansicht a Gantt-Diagramm Ressourcen a Ressourcen zuweisen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Berichte, Übersichten, Druckausgabe: Gesamtkosten, Ressourcenkostenüberblick, Vorgangskostenübersicht u.a. Bericht a Dashboard Ressourcen Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis

42 Ressourcentabelle Ressourcenart: Arbeit Material Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

43 Einführung einer PM-Software: Ressourcen Rolle Abk. Qualifikation (Skill) Anmerkung /h Projektleiter P Projektleitungserfahrung PM-Toolerfahrungen, Erfahrungen in Ausschreibung und Vergabe von Software Implementierer I Erfahrungen in der Installation von Software auf den vorhandenen Systemen Dozent D Erfahrungen im PM, insbesondere Schulungserfahrungen Vorgang Sonstige Sachkosten nur zu 50% verfügbar 50,00 40,00 40,00 Abk. Fälligkeit Mittelfreigabe Softwarelizenzen + Doku S Anfang Abschlussfeier Essen + Getränke E 250 Ende Professionelles Projektmanagement in der Praxis

44 Einführung einer PM-Software: Aufwände Arbeitspakete Dauer P I D Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2t 2. Angebote einholen 1w 1t 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 1t 1t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 6. Installation der Software auf Clients Arbeit (= Aufwand) 1t 1t 4 3t 2t 5 7. Schulung vorbereiten 1w 4t 4 8. Schulung der Anwender 1w 2t 5;6;7 9. Test und Abnahme 2t 2t 1t 8 9. Abschluss mit Feier 0t 9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

45 Ressourcenplanung mit MS Project (Beispiel) 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht a Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit anlegen Allgemein Gültiges (z.b. 26. Mai 2016 ist ein Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren: Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.b. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Doppelklick auf den Ressourcennamen in der Ressourcentabelle Professionelles Projektmanagement in der Praxis

46 Informationen zu einer Ressource (Beispiel) Doppelklick auf Ressourcen-Nummer Professionelles Projektmanagement in der Praxis

47 3. Ressourcenzuweisung (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

48 3.1 Voller Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einh. 100 % Vorgang: Anforderungen definieren Dauer = 2 t und Arbeit = 2 t (PL) Einh. 100% Professionelles Projektmanagement in der Praxis

49 3.2 Anteiliger Einsatz einer Ressource (Beispiel) 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einheit mit Benennung [h] oder [t] eingeben Vorgang: Angebote einholen Dauer = 4 t und Arbeit = 1 t (PL) Einh. 25% Professionelles Projektmanagement in der Praxis

50 3.3 Zuordnung von Kosten (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

51 Tabelle: Vorgänge mit Ressourcen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

52 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (1/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

53 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (2/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

54 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen (3/3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

55 Umgang mit Ressourcenkonflikten Grundsätzliche Lösungsmöglichkeiten für Überlastungen Puffer ausnutzen Zusätzliche Ressourcen einsteuern Überstunden vereinbaren Vorgänge verlängern mögliche Konsequenzen auf Projektendtermin! Zuvor: Ursachen prüfen! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

56 5. Ressourcenkonflikt lösen: manuell (Beispiel) Ursachenanalyse Dozent nur halbtags verfügbar; im AP Schulung vorbereiten (Dauer = 1 Woche) aber mit Arbeit von 4 Tagen eingeplant Ressourcenauslastung des Projektleiters zeigt: Er steht in dem Zeitraum zur Verfügung und könnte aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen mithelfen Lösung 1. Reduktion Dozenten-Einsatz von 4t auf 2,5t (= 50%) 2. Ergänzender PL-Einsatz: 1,5t Ressourcenkonflikt gelöst! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

57 5. Ressourcenkonflikt lösen: automatisch Automatischer Kapazitätsabgleich mit MS Project Leistungsfähiges Feature Konsequenz: Die betroffenen Vorgänge werden verlängert oder unterbrochen, bis die Überlastung beseitigt ist Eine Änderung der Ressourcenzuordnung kann das Tool nicht durchführen; dies geht nur manuell Achtung: Die durchgeführten Aktivitäten sind nicht immer nachvollziehbar! Professionelles Projektmanagement in der Praxis

58 6. Berichte und Übersichten (1/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

59 6. Berichte und Übersichten (2/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

60 6. Berichte und Übersichten (3/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

61 6. Berichte und Übersichten (4/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

62 6. Berichte und Übersichten (5/5) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

63 6. Druckausgabe Professionelles Projektmanagement in der Praxis

64 7. Basisplan festlegen (Beispiel) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

65 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplanung 1. Erstellen Sie einen Ressourcenplan Rollen-Tabelle mit benötigten Skills (Ressourcenplanung.xls/ Rolle-Tabelle) Ressourcen-Tabelle für die Arbeitspakte / Vorgänge (Ressourcenplanung.xls/ Ressourcen-Tabelle) Übertragung der Ressourcen-Tabelle nach MS Project Kapazitätsüberlastungen prüfen und ggf. Kapazitätsausgleich durchführen ohne dass der Projektendtermin überschritten wird! 2. Erstellen Sie einen Kostenplan Projektkosten pro Ressource Projektgesamtkosten Als Stundensatz sind für jedes Teammitglied 35 anzusetzen 3. Führen Sie ab dem nächsten JF ein Projektcontrolling durch: mittels MTA und Ist-Aufwandsergänzung in der Aufgabenverteilungstabelle 4. Erstellen Sie eine Präsentation A6-Team_x.ppt Professionelles Projektmanagement in der Praxis

66 Gliederung der Präsentation (Vorschlag) Agenda Projekt im Überblick (wichtigste Steckbriefdaten oder Canvas-Daten) Ressourcenplan Personelle Ressourcen mit Skills Ressourcentabelle Ressourcenplan (MS Project) Ggf. Ressourcenabgleich (MS Project): vorher - nachher Kostenplan Ressourcenkosten (MS Project) Vorgangskosten (MS Project) Gesamtkosten des Projektes (MS Project) Aktueller Projektstatus Statusbeschreibung Meilensteintrendanalyse Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (MS Project) Nächste Schritte Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project 2013 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

67 Termine zur Aufgabe (Upload) Präsentation: A6_Team_x.ppt Ressourcen: Ressourcenplanung_Team_x.xls 2. JF Protokoll: P2_Team_x.doc (Vorlesung) Präsentation durch Projektleiter der Teams 1 und 4 (Dauer: 8 10 Min.) (Upload) Projektbericht, Kapitel 7 und 8: Projektbericht_7_8_Team_x.doc Professionelles Projektmanagement in der Praxis

68 Projektbericht, Kapitel 7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

69 Projektbericht, Kapitel 8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

70 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 2+3) Projektplanung III: Ressourcen- und Kostenplanung Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2013 Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan Projektsteuerung Im Anschluss an die Vorlesung: Videoanalysen im Videolab L3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

71 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt hat mehrere Projektmanagement-Phasen Initialisierung Definition Planung Steuerung Abschluss Idee Projekt- Ergebnis Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Professionelles Projektmanagement in der Praxis

72 Agenda (Projektsteuerung) Regelkreis des Projektcontrollings Reporting / Berichtswesen Projektkultur Methoden des Projektcontrollings Fortschrittsgradmessung Abweichungsanalyse Trendanalysen: Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) Kosten-Trend-Analyse (KTA) Earned Value Analyse (EVA) Steuerungsmaßnahmen Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS Professionelles Projektmanagement in der Praxis

73 Projektdurchführung und Projektsteuerung Voraussetzung: Projektplanung (Basisplan) Arbeitspakete mit Verantwortlichen und erwarteten Ergebnissen Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan Projektüberwachung und -steuerung (Projektcontrolling) Reporting Status- Meetings PL/Projektcontroller Projektdurchführung: Ausführung der Arbeitspakete Projektmitarbeiter Professionelles Projektmanagement in der Praxis

74 Regelkreis Änderungen Projektpläne Projekt- Steuerung Abweichungen Projekt- Überwachung Plan Soll Ist Störungen im Projektverlauf Planung Steuerung / Durchführung Abschluss vgl. Burghardt: Einführung in PM Professionelles Projektmanagement in der Praxis

75 Plan-, Ist- und Soll-Werte Plan-Werte: Werte aus dem ursprünglichen Projektplan Plan Ist-Werte: tatsächliche Werte am Stichtag Ist Soll-Werte: berücksichtigt Planänderungen am Stichtag (= aktualisierte Plan-Werte) Soll Professionelles Projektmanagement in der Praxis

76 Aufgaben des Projektcontrollings Carlo Controlletti Ergebnis- Controlling Ressourcen- Controlling Termin- Controlling Kosten- Controlling Ist-Zustandsermittlung Vergleich Ist-Zustand mit Soll/Plan Steuerung: Abweichungsanalysen, ggf. Maßnahmen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

77 Reporting (Berichtswesen) Ziel: Planabweichungen so früh erkennen, damit ein Gegensteuern noch rechtzeitig möglich ist Frühwarnsystem Reporting-Verfahren beinhaltet: Berichtspflichten (Wer meldet? Welche Daten? Zu welchen Terminen? -mindestens wöchentlich-) Berichtswege (An wen wird berichtet? Wer ist zu informieren? Welches Medium wird verwendet?) Berichtsform (z.b. Standard-Formular verwenden) Praxis-Tipps: Reporting-Verfahren: frühzeitig festlegen (z.b. beim Kick off), richtig kommunizieren und leben Reporting-Aufwand für die Projektteammitglieder gering halten Informationsfluss muss in beide Richtungen erfolgen; Teammitglieder müssen von der PL zeitnah über Status, Plan- und Zieländerungen im Projekt immer zeitnah informiert werden Professionelles Projektmanagement in der Praxis

78 Überwachungsformen und -zyklen Formalisierte Meldungen zum Fortschritt der APs AP-Status: noch nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen, abgenommen Erwarteter Fertigstellungstermin Restaufwand Regelmäßige Statusbesprechungen Zumeist mit etwas höhere Frequenz in der Startphase Empfohlener Überwachungszyklus Projektdauer empfohlener Überwachungszyklus < 3 Monate wöchentlich 3-12 Monate 14-täglich Monate monatlich Professionelles Projektmanagement in der Praxis

79 Projektkultur Für die Projektdurchführung wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit benötigt zwischen Projektleitung und Projektmitarbeitern zwischen Projektleitung/-team und Stakeholdern (Auftraggeber!) im Team untereinander Verantwortung der Projektleitung (PL und TPL): Entsprechende Atmosphäre schaffen und pflegen Wichtig für ein wirkungsvolles Controlling: zeitnahe Meldung wahrer Daten Nicht ein Terminverzug ist ein großes Ärgernis aber dessen Verheimlichung Es gilt das Selbstanzeige-Prinzip : Alle Projektmitarbeiter haben die Verpflichtung, Probleme unaufgefordert und umgehend zu melden Professionelles Projektmanagement in der Praxis

80 90%-Syndrom Fertigstellungsgrad (geschätzt) in % Projektfortschritt verweilt bei 90%, obwohl weitergearbeitet wird Personenwochen Konsequenz: Abfrage nicht nach %-abgeschlossen sondern Was ist bereits abgeschlossen? Was ist in Arbeit? Was wurde noch nicht begonnen? Entscheidende Frage: Wie viel Zeit und wie viel Geld werden noch bis zur Fertigstellung gebraucht? (Prognose) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

81 Projektstatus: Einfachste Darstellungsart Zusätzliche Status-Spalte in der Vorgangsliste mit den Werten noch nicht begonnen in Arbeit erledigt abgenommen PSP- Code Vorgangsname Dauer (w) Aufwand (PT) Vorgänger Ende (geplant) Ende (IST) Status 1.1 Pflichtenheft 1w 2t erledigt 1.2 Entwurf der GUI 2w 3t Entwicklung des Back-Ends 4w 5t Entwicklung des Front-Ends 4w 5t in Arbeit noch nicht begonnen noch nicht begonnen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

82 Leistungsfortschrittsmessung Fertigstellungsgrad (FGR): Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung (Fertigstellungswert oder Earned Value) zur Gesamtleistung (Planwert oder Planned Value), z.b. eines Arbeitspaketes oder eines Projekts [DIN ] Methoden Subjektive Leistungsschätzung FGR = Ist-Aufwand * 100 Gesamtaufwand (= Ist-Aufwand + Restaufwand) Verfahren: Wenn das AP startet, wird es sofort als 50%ig fertig gewertet (FGR = 50) einfach, geeignet bei APs mit umfangreichen Vorarbeiten Verfahren: AP gilt erst dann als fertig (FGR= 100), wenn es vollständig abgeschlossen ist einfach, nur geeignet für APs mit kurzer Bearbeitungszeit Verfahren: FGR=0 für noch nicht begonnene APs, FGR= 50 für in Arbeit befindliche APs und FGR=100 für fertige APs Annahme: die Ungenauigkeiten gleichen sich über die Gesamtheit der APs aus Professionelles Projektmanagement in der Praxis

83 Controlling-Methoden und ihre Verbreitung 100% 90% 89% 80% 70% 60% 50% 40% 37% 30% 20% 19% 10% 0% Abweichungsanalysen Trendanalysen Earned Value Analysen Quelle: N. Kauba, CSC: Projektportfoliomanagement, Vortrag vom , München, Folie 42 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

84 Soll-Ist-Vergleiche Soll-Leistung Ist-Leistung Abweichungen +/- Soll-Ressourceneinsatz Ist-Ressourceneinsatz Abweichungen +/- Soll-Kosten Ist-Kosten Abweichungen +/- Stichtag Zeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis

85 Abweichungsanalysen: Vorgehen 1. Ermittlung der Ist-Daten Basis: Funktionierendes Reporting 2. Soll/Ist-Vergleich Abweichungen zwischen Soll-Werten und Realität feststellen 3. Analyse der Abweichungen Ursachenanalyse & Bewertung der Abweichungen Ganzheitliche Betrachtung von Ergebnissen, Terminen, Ressourcen und Kosten (Abhängigkeiten!) 4. Beschluss von Steuerungsmaßnahmen (Normalfall) Information an Auftraggeber und Team 5. Aktualisierung der Planungs-/Sollwerte neue Sollwerte i.a. in Abstimmung mit Auftraggeber und Team 6. Kontrolle der Wirksamkeit der beschlossenen Steuerungsmaßnahmen - im Rahmen des nächsten Controlling-Zyklus Professionelles Projektmanagement in der Praxis

86 Meilenstein-Trendanalyse (MTA) Methode: Überwachung des Projektfortschritts durch die Meilensteine Ziele Schärfung des Terminbewusstseins für alle Projektmitarbeiter durch Aufzeigen der Terminsituation im Projekt Frühzeitiges Erkennen von Terminabweichungen Rechtzeitiges Einleiten von Gegenmaßnahmen Einfache grafische Darstellung des Termintrends mit Soll/Ist-Vergleich der Meilensteine Voraussetzung: Meilensteinplan Grafische Darstellung Y-Achse: Planungszeitraum X-Achse: Berichtszeitraum Jeder Meilenstein wird durch ein Symbol gekennzeichnet Zu jedem Berichtszeitpunkt werden alle Meilensteintermine neu geschätzt Farbige Polygonzüge zeigen terminlichen Trend der Fertigstellung der Meilensteine auf Professionelles Projektmanagement in der Praxis

87 Meilensteintermine (geplant) Vorgehen: MTA Zum Startzeitpunkt werden die geplanten Meilensteintermine eingezeichnet (Y-Achse) Zu jedem Berichtszeitpunkt/Projekttreffen (X-Achse) werden neue Schätzwerte für die Meilensteine ermittelt und in das Diagramm eingetragen Berichtszeitpunkte (JourFixe-Termine) Vorstudie Planung Realisierung Einführung Interpretation Steigende Kurve: Terminüberschreitung Fallende Kurve: Terminunterschreitung Waagrechte Kurve: Termin wird gehalten Kurve erreicht die Diagonale: Meilenstein ist erreicht Professionelles Projektmanagement in der Praxis

88 Beispiel: MTA Berichtszeitpunkte (mit geschätzten Meilensteinterminen) Betriebsstart! Test abgeschlossen Design-Entwurf fertig Umfrage durchgeführt Geplant: Realisiert: 4.6. An jedem Jour fixe-termin soll ab sofort eine aktualisierte Schätzung der Fertigstellungstermine der Meilensteine durchgeführt werden. Alle Abweichungen sind im Jour fixe-protokoll zu kommentieren. Professionelles Projektmanagement in der Praxis

89 Beispiel: MTA Professionelles Projektmanagement in der Praxis

90 Workshop: MTA Tragen Sie 3 noch nicht erreichte Meilensteine in das MTA-Formular ein Führen Sie eine neue Schätzung für diese 3 Meilensteine durch und tragen Sie diese Termine ein Professionelles Projektmanagement in der Praxis

91 Kosten-Controlling Vorgehen Erfassung aller Ist-Kosten: Stundenprotokolle, Rechnungen, Bestellungen Abweichungsanalyse der Kosten Durchführung von Steuerungsmaßnahmen Darstellungstechniken Kosten-Trendanalyse (KTA); Vorgehen analog zur MTA Grafische Darstellung von Soll- und Ist-Kosten, ggf. in kumulierter Form Beispiel: Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 0 Jul 02 Voraussetzung: Lineare Budgetausgaben Professionelles Projektmanagement in der Praxis

92 Integriertes Projektcontrolling mit Earned Value Analyse (EVA) (1) Reine Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Kosten kann zu Fehleinschätzungen führen Beispiel (Status am ): Arbeitspakete Beginn Ende AP-Kosten kumulierte kumulierte AP-Status (geplant) (geplant) (geplant) Plankosten Ist-Kosten ( ) AP erledigt AP erledigt AP nicht begonnen Gesamt Kostenüberstellung ohne Berücksichtigung der Projektleistung: Kostenunterschreitung von Kostenüberstellung mit Berücksichtigung der Projektleistung: Kostenüberschreitung von Entgegen der ursprünglichen Planung wurde die Leistung des AP 3 noch nicht erbracht Professionelles Projektmanagement in der Praxis

93 Integriertes Projektcontrolling mit Earned Value Analyse (EVA) (2) Integriertes Projektcontrolling ist erforderlich: Ergebnisse werden inklusiv der angefallenen Kosten und der verstrichenen Zeit betrachtet EVA liefert eine Bewertung des Projektfortschritt EVA liefert Prognosedaten zum weiteren Projektverlauf Kosten erwartete Kostenabweichung Kostenabweichung erwartete Terminabweichung Terminabweichung Meilenstein Projektende Stichtag Zeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis

94 Earned Value Analyse (3): Definitionen Earned Value (EV) (Leistungswert) := Soll-Kosten für bisher erbrachte Leistungen (unter der Annahme der geplanten Kosten) Beispiel Planned Cost (PC) := kumulierte Plan-Kosten Actual Cost (AC) := kumulierte Ist-Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

95 Earned Value Analyse (4): Abgeleitete Kennzahlen Die Projektperformance wird durch Kosten- und Leistungsabweichung ermittelt: Kostenabweichung Cost Variance := Earned Value Actual Costs Beispiel: CV = = Leistungsabweichung Schedule Variance := Earned Value Planned Cost Beispiel: SV = = Professionelles Projektmanagement in der Praxis

96 Earned Value Analyse (5): Weitere Kennzahlen und Prognosen Kostenindex CPI (Cost Performance Index) CPI := Earned Value / Actual Costs Beispiel: CPI = 0,8 = / Leistungsindex SPI (Schedule Performance Index) SPI := Earned Value / Planned Cost 2 3 Beispiel: SPI = = / Prognosen Erwartete Projektkosten := Budget / CPI Beispiel: = / 0,8 = Erwartete Projektdauer := Plandauer / SPI 2 Beispiel: = 12 Monate / = 18 Monate 3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis

97 Earned Value Analyse (6) in der Praxis Voraussetzungen für einen wirkungsvollen EVA-Einsatz Hoher Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen Gründliche Planung der APs Steuerbarkeit des Projektes über die APs (zeitlich lange APs müssen ggf. in kleinere aufeinander folgende APs aufgeteilt werden) Zeitnahe Erfassung von Ist-Kosten Zeitnahe Erfassung von Planänderungen EVA ist gut für Großprojekte geeignet EVA ist nicht geeignet für Forschungsprojekte Im engl.-sprachigen Raum ist EVA-Einsatz häufig Voraussetzung für eine Beteiligung an Ausschreibungen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

98 Ursachen für Abweichungen Planungsfehler Fehlende Planungserfahrung, Arbeiten wurden vergessen Falsche (zu optimistische) Aufwandsschätzung Übernahme des Zeit- und Kostendrucks des Auftragebers in die Planung Komplexität überfordert Mitarbeiter Unvorhersehbares im Projektverlauf Neue Anforderungen im Projektverlauf Technische, personelle oder organisatorische Probleme Ausscheiden von Mitarbeitern Konkurs eines Lieferanten Ausführungsfehler Fehler bei der Planausführung Fehlende Mitarbeiter-Qualifikation Es wurden unnötige Arbeiten gemacht Professionelles Projektmanagement in der Praxis

99 Steuerungsmaßnahmen Korrektive Steuerungsmaßnahmen Anpassung des (zukünftigen) Ist- an den Plan-Zustand (Korrekturmaßnahmen) Personalkapazität Mehrstunden: Überstunden, Wochenendarbeiten Produktivität Verbesserter Tool- und Methodeneinsatz Information, Motivation Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg kürzen Überlappungen vorsehen, Abhängigkeiten eliminieren Rationalisierungspotential nutzen Reaktive Steuerungsmaßnahme: Planänderung Konsequente Aktualisierung der Plantermine Beginn- und Endtermin, Vorgangsdauer, Abhängigkeiten Outsourcing von Teilaufgaben Projektumfang / Funktionalität / Qualität Reduzieren, Versionsbildung, Änderung von Prioritäten Ressourcenerweiterung und Budgetaufstockung Professionelles Projektmanagement in der Praxis

100 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (1) Ausgangssituation Ressourcenpläne nach Kostenarten Kostenplan Meilensteinplan Datenerfassung Zeiterfassung der Mitarbeiter Zahlungsdaten im SAP-Finanzwesen Ressourcen- und Kostencontrolling Soll-/Ist-Vergleiche und Prognosewerte Trendanalyse über Zeitreihen Qualitätscontrolling (mit Lessons learned) Feedback-Abfrage an alle (10.000) Mitarbeiter Berichtswesen 14-tägiger Controller-Bericht für Projektleitung / Kernteam Monatsberichte an Lenkungsausschuss und Zentrales Projektbüro Berichte mit Trendübersichten für Lenkungsausschuss-Sitzungen Berichte über QS-Feedbackergebnisse an Unternehmenseinheiten Professionelles Projektmanagement in der Praxis

101 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (2) Abstimmung des Controlling-Konzeptes mit dem Lenkungsausschuss NIMBUS AOK - Die Gesundheitskasse Lenkungsausschuss - Ausgabenplanung und Controlling München, der 21. Juli 2006 AOK Bayern - Die Gesundheitskasse Ausgabenplanung und Controlling (NIMBUS-LA) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

102 Praxisbeispiel: Projektcontrolling im Projekt NIMBUS (3) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

103 Praxisbeispiel: Projektcontrolling (4) Professionelles Projektmanagement in der Praxis

104 Praxisbeispiel: Projektcontrolling NIMBUS (5) Monatlicher Statusbericht Juni/2007 PROJEKTSTATUSBERICHT 06/07 NIMBUS Projektleitung: Dr. Harald Wehnes/Emeran Pointner Meilensteine / Ziele / Ergebnisse Datum (geplant) Datum (aktuell) Letzter Meilenstein Serverfarm installiert Aktueller Meilenstein 30% der Leitungen sind migriert Pilotierungen abgeschlossen und ausgewertet Nächster Meilenstein Zwischenevaluierung des Rollouts Projektkosten in Euro Projektstand:* Kosten : grün gelb rot Termine: Ergebnis: Sachkosten Investitionen Entscheidung LA notwendig: Nein Ja Entscheidung Steuerkreis notwendig: x Nein Ja Professionelles Projektmanagement in der Praxis bisher Prognose Budget Die Richtigkeit der bis TT.MM.JJ erfolgten Buchungen wurde geprüft Personalkosten (siehe Entscheidungsblatt) * Erläuterung auf Seite 2 wenn Ampel gelb oder rot x

105 Inhalt der Charts im monatlichen Statusbericht In den Charts des monatlichen Statusbericht werden für Personalkosten Sachkosten Investitionen wiedergegeben: IST-Aufwände ( ) Bisher auf das Projekt verbuchten Aufwände und Kosten Prognosewert ( ) Er ist die Summe aus dem bisherigen Verbrauch und den noch geplanten Aufwänden bis Projektende. Vorgehen: Für die Vergangenheit werden die Planzahlen durch die tatsächlichen Ausgaben ersetzt. Es wird davon ausgegangen, dass die Planungen für die Zukunft keiner Korrektur bedürfen. Genehmigtes Budget ( ) Im Projektauftrag genehmigtes Budget Professionelles Projektmanagement in der Praxis

106 Regeln für Ampelschaltungen Monatlicher Projektstatusbericht grün gelb rot Budget Zeit Ergebnis Prognose kleiner als Budget Meilenstein termingerecht erreicht Prognose liegt über dem genehmigten Budget Termin für Meilenstein überschritten Prognose liegt um mehr als 10 % über dem genehmigten Budget Verzug von mehr als ½ Monat (bei Projektlaufzeit von weniger als 0,5 Jahre) Verzug von mehr als 1 Monat (bei Projektlaufzeit von mehr als 0,5 Jahre) Ampelstellung abgestimmt mit Auftraggeber Anmerkung: Die schlechteste Ampelfarbe für Budget, Zeit und Ergebnis bestimmt die Ampelfarbe des Projektgesamtstatus Professionelles Projektmanagement in der Praxis

107 Projektstatus-Berichte Professionelles Projektmanagement in der Praxis

108 Weshalb brauchen wir Regeln für die Ampelschaltung? Professionelles Projektmanagement in der Praxis

109 Praxisbeispiel: Projektcontrolling (6) Qualitätscontrolling: Feedbackabfrage an Mitarbeiter Professionelles Projektmanagement in der Praxis

110 Praxisbeispiel: Projektcontrolling NIMBUS (7) Qualitätscontrolling mit Lessons learned Messung der einzelnen Standorte nach jeder Welle: Webbefragung der Mitarbeiter Noten für die verschiedenen Teilbereiche (PC, Druck, Mail usw.) Offene Störungen Vorschläge zum weiteren Rollout Lob zur Umsetzung Diskussion der Ergebnisse (Kernteam) nach Teilbereichen Welches waren die Ursachen für Bewertungen unter dem Durchschnitt? Welches waren die Erfolgsfaktoren für besonders gute Bewertungen? Ableitung Maßnahmen für das Projekt bzw. für einzelne Teams Optimierung der nächsten Welle a Verbesserung der Noten im Rollout Gesamtnote: 1,48 (Rückmeldequote von 32,8 %) ergänzende Listen Professionelles Projektmanagement in der Praxis

111 Praxisbeispiel: Zielerreichungskontrolle Projektziel: TS-Grad der Arbeitsplätze: 90 % Professionelles Projektmanagement in der Praxis