Das SEPA-Lastschriftverfahren

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1 Das SEPA-Lastschriftverfahren Allgemeine Informationen rund um die SEPA-Lastschrift Stand Alle Angaben ohne Gewähr Abt. Electronic Banking

2 SEPA- der einheitliche Zahlungsverkehr im EWR (Teil 1) Einheitliche Basisverfahren im EU-ZV Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU- Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) eingeführt am 28. Januar 2008 SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) spätestens am 1. November 2010 in der Sparkassen-Finanzgruppe * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD), EU-Preisverordnung (924/ 2009) etc. Abt. Electronic Banking Seite 2

3 SEPA- der einheitliche Zahlungsverkehr im EWR (Teil 2) Einheitliche Basisverfahren im EU-ZV Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU- Zahlverfahren 3. Schritt 4. Schritt Allgemeines Enddatum für Inlandsüberweisungen und Inlandslastschriften zum 1. Februar 2014 Bis 1. Februar 2016 karteninitiierte Lastschriftzahlungen (z. B. Elektronisches Lastschriftverfahren des Handels) weiterhin im Altformat * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD), EU-Preisverordnung (924/ 2009) etc. Abt. Electronic Banking Seite 3

4 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Relevante Fristen und Vergleich beider Verfahren SEPA-Lastschriftmandate Gegenüberstellung der beiden deutschen Lastschriftverfahren mit den SEPA-Lastschriftverfahren 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 4

5 Merkmale der SEPA-Basis-Lastschrift (Teil I) Für die neue SEPA-Basis-Lastschrift (engl.: SEPA Core Direct Debit) benötigt der Zahlungsempfänger (ZE) im Vorfeld eine Ermächtigung des Zahlungspflichtigen/ Zahlers (ZP) - das sogenannte SEPA- Lastschriftmandat (mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz). Eines der wichtigsten Merkmale des SEPA-Lastschrift ist die Einführung eines Fälligkeitsdatums. Dieses Datum ist der Tag, an dem das Konto des ZP belastet werden soll und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen. Bei der Einreichung der Lastschrift sind festgelegte Vorlagefristen bei dem einlösenden Kreditinstitut zu beachten. Der ZP hat das Recht innerhalb von acht Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Lastschrift-Betrages ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Sollte eine Belastung erfolgen, ohne dass der ZP ein SEPA- Lastschriftmandat erteilt hat, beträgt der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung auf seinem Konto (Fehler, Ablauf, Widerruf bei ZE, Betrug ). Der ZP darf auch ein Nicht-Verbraucher sein. Abt. Electronic Banking Seite 5

6 Merkmale der SEPA-Basis-Lastschrift (Teil II) Vor dem Lastschrifteinzug muss der ZE den ZP über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation (engl.: Pre-Notification) informieren. Bei wiederkehrenden Lastschriften genügt eine einmalige Unterrichtung vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe von Fälligkeitstermin, Betrag, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Das Medium der Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Beispiele: Brief, Vertrag, Rechnung, Mail, Fax, Buchungstransaktionen*. Bei Mitgliedsbeträgen (z. B. Vereinen) sollte das Mandat getrennt vom Aufnahmeantrag unterschrieben werden. *Pre-Notification können auch beim letzten Einzug der Inlandslastschrift in den Verwendungszweckzeilen aufgenommen werden. Hierbei dient das Einreichungsdatum der Lastschriftdatei als Ausstellungsdatum des SEPA- Basis-Lastschriftmandats Abt. Electronic Banking Seite 6

7 Europaweit bezahlen mit dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z. B. D-14) Zahlungspflichtiger (ZP) 0 Inkassovereinbarung 7 Gutschrift 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 3 Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-6 bzw. D-3) 4 Initiierung Vorlage D-5 bzw. D-2 bei Zahlstelle 5 Zahlungsverrechnung (D) 0 Kundenbedingungen Lastschrift 6 D- Kontobelastung Zahlungspflichtiger Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Abt. Electronic Banking Seite 7

8 SEPA-Basis-Lastschrift mit verkürzter Laufzeit Ab November 2012 erlaubt das Regelwerk für die SEPA-Basis-Lastschrift als Option die Vorlagefrist bei SEPA-Basis-Lastschriften bei der Zahlstelle zu verkürzen. Statt der Standardfristen von 5 TARGET-Tagen (Erstlastschrift) oder 2 TARGET-Tagen (Folgelastschrift) ermöglicht diese Option eine Vorlagefrist von einem Tag vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen. Damit diese Option nutzbar ist, müssen allerdings die jeweils beteiligten Kreditinstitute eine Vereinbarung treffen. Eine Sicherstellung der Erreichbarkeit der deutschen Banken und Sparkassen könnte nach derzeitigen Planungen voraussichtlich im 4. Quartal 2013 erfolgen. Bitte beachten Sie, dass es für diese Option keine verpflichtende Erreichbarkeit seitens der europäischen Kreditwirtschaft gibt. Das bedeutet für Sie, dass Sie im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr auch weiterhin die Standardvorlagefristen beachten müssen. Wir informieren, sobald die Vorbereitungsarbeiten seitens der Deutschen Kreditwirtschaft mit verkürzter Vorlagefrist innerhalb Deutschlands abgeschlossen sind. Abt. Electronic Banking Seite 8

9 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Relevante Fristen und Vergleich beider Verfahren SEPA-Lastschriftmandate Gegenüberstellung der beiden deutschen Lastschriftverfahren mit den SEPA-Lastschriftverfahren 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 9

10 Merkmale der SEPA-Firmen-Lastschrift Für die neue SEPA-Firmen-Lastschrift (engl.: SEPA Business to Business Direct Debit) benötigt der ZE im Vorfeld eine Ermächtigung des ZP - das sogenannte SEPA- Firmenlastschrift-Mandat. Darin erklärt der ZP auch den Verzicht auf seinen Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung. Der ZP darf jedoch kein Verbraucher/ Privatkunde sein. Nach Erteilung des Mandats, jedoch vor der ersten Einlösung einer SEPA-Firmen- Lastschrift, muss der ZP die Erteilung des Mandats seinem Kreditinstitut bestätigen, indem er wesentliche Daten des Mandats übermittelt und diese Information unterzeichnet. Eines der wichtigsten Merkmale der SEPA-Lastschrift ist die Einführung eines Fälligkeitsdatums. Dieses Datum ist der Tag, an dem das Konto des ZP belastet werden soll und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen. Vor dem Lastschrifteinzug muss der ZE den ZP über den geplanten Einzug schriftlich mittels einer Vorabinformation (engl.: Pre-Notification) informieren. Dies kann auch durch einen Vertrag oder eine Rechnung erfolgen, die auch mehrere Fälligkeitstermine und die entsprechenden Einzugsbeträge enthalten kann. Bei der Einreichung der Lastschrift sind festgelegte Vorlagefristen bei dem einlösenden Kreditinstitut zu beachten. Abt. Electronic Banking Seite 10

11 Umstellung von Abbuchungsaufträge Rechtlich gesehen, sind das Abbuchungsverfahren und das SEPA-Firmenlastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren scheitert des Weiteren daran, dass die SEPA- Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht vom Verbraucher genutzt werden darf. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen soll, SEPA- Firmenlastschrift-Mandate zwischen Ihnen und dem zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungslastschriften, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden. Hierfür ist ein SEPA-Lastschriftmandat für die SEPA-Basis-Lastschrift durch den Zahlungspflichtigen zu erteilen. Sie müssen ihren Bestand prüfen, ob es sich bei den Zahlungspflichtigen um einen Verbraucher oder Nichtverbraucher (z.b. Firmen, Selbstständige ) handelt und entsprechende SEPA-Lastschriftmandate mit ihren Zahlungspflichtigen vereinbaren. Abt. Electronic Banking Seite 11

12 Frühe Finalität bei Lastschriftzahlungen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z. B. D-14) Zahlungspflichtiger (ZP) 0 Inkassovereinbarung 8 0 Kundenbedingungen Gutschrift 4 Initiierung Lastschrift (D-2) 3 Bestätigung Mandat 7 D- Kontobelastung Zahlungspflichtiger 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 5 Initiierung Lastschrift Vorlage D-1 bei Zahlstelle 6 Zahlungsverrechnung (D) Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Abt. Electronic Banking Seite 12

13 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Relevante Fristen und Vergleich beider Verfahren SEPA-Lastschriftmandate Gegenüberstellung der beiden deutschen Lastschriftverfahren mit den SEPA-Lastschriftverfahren 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 13

14 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-5 Arbeitstage (TARGET) cut-off-zeit D-6 Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Zahlstelle* D-2 Arbeitstage (TARGET) cut-off-zeit D-3 Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle* D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+5 Arbeitstage (TARGET) längste Rückgabefrist für die Zahlstelle (SEPA-weit) In Deutschland aufgrund Kundenbedingungen kürzer D+2 D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag *Gemäß SEPA-Basislastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens an D-5, D-2 bzw. D-1 der Zahlstelle vorliegen, die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. Abt. Electronic Banking Seite 14

15 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Firmen-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-1 Arbeitstage (TARGET) cut-off-zeit D-2 Spätester Vorlagezeitpunkt von Firmenlastschriften bei Zahlstelle* D+2 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum *Gemäß SEPA-Fimenlastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens D-1 der Zahlstelle vorliegen, die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. Abt. Electronic Banking Seite 15

16 Vergleich SEPA-Basis-/Firmen-Lastschriftverfahren Nutzungsmöglichkeit Vorlage der Lastschrift beim ZD des ZP SEPA-Basis-Lastschrift National und grenzüberschreitend (EUR) Fünf / zwei Tage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift National und grenzüberschreitend (EUR) Einen Tag vor Fälligkeit Bestätigung der Mandatserteilung durch den ZP gegenüber Zahlstelle Erstattungsanspruch des ZP ab Belastung für autorisierte Zahlungen Erstattungsanspruch des ZP ab Belastung für nicht autorisierte Zahlungen Rückgabefrist Zahlstelle Nicht erforderlich Erforderlich (Vorlage des SEPA-Firmen-LS-Mandats) 8 Wochen Ausgeschlossen durch Verzicht 13 Monate Durch das Bestätigungsverfahren gegenüber der Zahlstelle nicht relevant Spätestens fünf Tage nach Fälligkeit (in Deutschland zwei Tage) Mandatsprüfungspflicht laufend nein ja Spätestens zwei Tage nach Fälligkeit Abt. Electronic Banking Seite 16

17 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Relevante Fristen und Vergleich beider Verfahren SEPA-Lastschriftmandate Gegenüberstellung der beiden deutschen Lastschriftverfahren mit den SEPA-Lastschriftverfahren 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 17

18 Das SEPA-Lastschriftmandat (Teil I) Voraussetzung für den Einzug per SEPA-Lastschrift ist ein gültiges SEPA- Lastschriftmandat des ZP. Der ZP erteilt dem ZE ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat, damit der ZE fällige Beträge vom Konto des ZP per SEPA-Lastschrift einziehen kann. Mandatsdaten werden vom Einreicher erfasst und gepflegt. Das Mandat enthält weiterhin die Weisung an das einlösende Kreditinstitut, die Belastung vorzunehmen. Hinweis: Die deutsche Einzugsermächtigung, die dem ZE schriftlich vorliegen muss, kann nach Änderung der Lastschriftbedingungen zum als SEPA- Basis-Lastschrift weitergenutzt werden. WICHTIG: Für bestehende Abbuchungsaufträge muss der ZE neue SEPA-Firmen- Lastschriftmandate mit dem ZP schriftlich vereinbaren! ACHTUNG: Mit Verbrauchern ist kein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat möglich! Einzelne Mandatsdaten können später geändert werden und führen nicht zur Neuerstellung eines Mandats. Abt. Electronic Banking Seite 18

19 Das SEPA-Lastschriftmandat (Teil II) Jederzeitige Widerrufsmöglichkeit des Mandats durch den ZP auch gegenüber Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) bis zum Ende des Geschäftstages vor der Fälligkeit einer vorgelegten Lastschrift möglich. Das SEPA-Lastschriftmandat gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den ZP. Sollte jedoch binnen 36 Monaten seit letztem Einzug keine Folgelastschrift vom ZE eingereicht werden, verfällt das Lastschriftmandat. Das SEPA-Lastschriftmandat verbleibt dauerhaft beim ZE und muss dort bis zu 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug im Original verwahrt werden. Die Sparkasse verzichtet auf eine tatsächliche Vorlage des schriftlichen SEPA- Lastschriftmandats. Dieses kann jedoch im Bedarfsfall jederzeit von der Sparkasse im Original angefordert werden. Rücklastschriften durch den ZP mit dem Grund no valid mandate (kein Mandat erteilt bzw. widerrufen) dürfen nicht erneut durch den ZE eingereicht werden. t_mandate Übersetzung der Mandatstexte in den Amtssprachen des EWR Abt. Electronic Banking Seite 19

20 Das SEPA-Lastschriftmandat (Rahmenmandat) Vorteile: Reduziert bei mehreren Verträgen die Mandatsanzahl auf das Rahmenmandat. Zahlungspflichtiger muss nur ein SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben, dass auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann. Erlaubt die Nutzung von Kunden- und Mitgliedsnummern. Mandatsänderungen, die sich auf alle Vertragsbeziehungen eines Kunden erstrecken, erfordern nur die Änderung des Rahmenmandates (z. B. Änderung der Kontoverbindung). Nachteile: Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft alle Verträge / Grundgeschäfte des Kunden. Zugriff auf eine zentrale Mandatsverwaltung und Pflege muss durch alle betroffenen Abteilungen möglich sein. Größere Sorgfalt notwendig, um die irrtümliche Einholung mehrerer SEPA-Lastschriftmandate zu vermeiden. Sofern mehr als eine Vertragsbeziehung besteht, ist die Nutzung einer Vertragsnummer als Mandatsreferenz nicht sinnvoll. Zweites Rahmenmandat könnte erforderlich werden, falls der Zahlungspflichtige mehrere Kontoverbindungen nutzt. Abt. Electronic Banking Seite 20

21 Das SEPA-Lastschriftmandat (Einzelmandat) Vorteile: Der Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats betrifft hier nur einen Vertrag. Je Vertrag kann ein anderes Konto des Zahlungspflichtigen genutzt werden. Die Nutzung von Vertragsnummern ist möglich. Nachteile: Der Zahlungspflichtige muss je Vertrag ein neues SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben. Mandatsänderungen, die sich auf alle bestehenden SEPA- Lastschriftmandate eines Kunden erstrecken (z. B. Änderung der Kontoverbindung), erfordern die Änderung aller SEPA-Lastschriftmandate in dezentralen bzw. zentraler Mandatsverwaltung. Mandatsverwaltung wird komplexer. Abt. Electronic Banking Seite 21

22 Mit Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Abbuchungen von SEPA-Lastschriften besser kontrollieren Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID, engl. Creditor Identifier) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: DE 02 ZZZ ISO-Ländercode Quelle: Deutsche Bundesbank Prüfziffer Business Area Code Nationales Identifikationsmerkmal Durch Einsatz des Business Area Codes ist eine Differenzierung möglich (z. B. Eigenbetriebe) Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann ausschließlich im Internet bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Die Mandatsreferenz wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben. In Verbindung mit der Gläubiger-ID dient sie der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Länge und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden. (max. 35-Stellen alphanumerisch) Abt. Electronic Banking Seite 22

23 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Diese Mitteilung ist dem einziehenden Kreditinstitut vorzulegen. Abt. Electronic Banking Seite 23

24 Ausnahmen für neue Gläubiger-Indentifikationsnummer Die aktuelle Verfahrensbeschreibung Gläubiger-Identifikationsnummer ist seit dem 21. Mai 2012 in Kraft. Seitdem ist bei einem Wechsel des Namens, der Firma, des Gesellschafterbestandes oder bei einem identitätswahrenden Rechtsformwechsel keine neue Gläubiger-Identifikationsnummer mehr zu beantragen. Dasselbe gilt bei einer Änderung der inländischen Geschäftsadresse oder der Daten zur Ansprechperson. Eine Anzeige der geänderten Daten an die Deutsche Bundesbank ist nicht erforderlich, vielmehr hat der Lastschriftgläubiger auf Verlangen der Deutschen Bundesbank oder seines kontoführenden Zahlungsdienstleisters den Nachweis zu erbringen, dass durch die Änderungen seine Identität im Übrigen gewahrt bleibt. Abt. Electronic Banking Seite 24

25 Das SEPA-Basis-Lastschriftmandat: Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben, die der ZE und der ZP machen müssen. Es ermächtigt den ZE, Zahlungen vom Konto des ZP mittels SEPA- Lastschrift einzuziehen und weist gleichzeitig die Sparkasse an, SEPA-Lastschriften einzulösen. Abbildung: SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat Abt. Electronic Banking Seite 25

26 Das SEPA-Firmen-Lastschriftmandat: Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben, die der ZE und der ZP machen müssen. Es ermächtigt den ZE, Zahlungen vom Konto des ZP mittels SEPA- Lastschrift einzuziehen und weist gleichzeitig die Sparkasse an, SEPA-Lastschriften einzulösen. Besonderheit beim SEPA-Firmenlastschrift- Mandat: Der Autorisierungstext enthält zusätzlich eine Erklärung hinsichtlich des Verzichts auf den Erstattungsanspruch des Kunden. Dieser ist bei der SEPA-Firmen-Lastschrift, bei der der Kunde kein Verbraucher sein darf, ausgeschlossen. Abt. Electronic Banking DSGV CIII Seite 26

27 Das SEPA-Lastschriftmandat: Aufbau Folgende Angaben sind vom Zahlungsempfänger auf jedem SEPA-Mandat anzugeben: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID, auch Creditor Identifier / CI genannt) Mandatsreferenz (individuell vom ZE für jedes SEPA-Mandat festzulegen ) Kennzeichnung, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung erteilt wird Folgende Angaben sind vom Zahlungspflichtigen auf jedem SEPA-Mandat anzugeben: Name des Kontoinhabers und Anschrift IBAN und BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abt. Electronic Banking Seite 27

28 Mandatsänderung, die nicht zur Neuerstellung eines Mandats führen Änderung der Mandatsreferenz (z.b. aus organisatorischen Gründen) Änderung der Gläubiger-ID (Creditor Identifier) Änderung des Namens bzw. der Rechtsform des Lastschrifteinreichers (Umfirmierung oder Änderung der Identität durch Fusionen oder durch Übernahme) Kontowechsel des Zahlungspflichtigen bei gleichbleibender Zahlstelle (Empfehlung: Bei Änderung der Zahlstelle immer neues Mandat einholen) Abt. Electronic Banking Seite 28

29 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Relevante Fristen und Vergleich beider Verfahren SEPA-Lastschriftmandate Gegenüberstellung der beiden deutschen Lastschriftverfahren mit den SEPA-Lastschriftverfahren 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 29

30 Vergleich: SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Basis- Lastschrift national und grenzüberschreitend (in Euro) Einzugsermächtigungsverfahren rein national (in Euro) Festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats 8 Wochen ab Belastung Max. 6 Wochen nach Rechnungsabschluss; ab Wochen nach Belastung ja (durch Mandatsreferenz und Gläubiger-ID) Kundenkennung IBAN und BIC Kontonummer und BLZ nein Geltungsdauer des Mandats Aufbewahrung Original des Mandats Unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung beim Zahlungsempfänger Einzugsermächtigung gilt unbefristet bis auf Widerruf beim Zahlungsempfänger Abt. Electronic Banking Seite 30

31 Vergleich: SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und deutsches Abbuchungsauftragsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Firmen- Lastschrift national und grenzüberschreitend (in Euro), nicht für Verbraucher oder Privatkunden Abbuchungsauftragsverfahren rein national (in Euro) Festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats nein ja (durch Mandatsreferenz und Gläubiger- Identifikation) Kundenkennung IBAN und BIC Kontonummer und BLZ nein nein Bestätigung Mandatserteilung gegenüber Zahlstelle und Aufbewahrung Original des Mandats Bestätigung vor Einlösung erforderlich; Originalmandat verbleibt beim ZE Abbuchungsauftrag wird unmittelbar an Zahlstelle erteilt und dort verwahrt Abt. Electronic Banking Seite 31

32 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 32

33 Vorteile der SEPA-Lastschriftverfahren für Zahlungspflichtige Verbraucher im Fokus des Europäischen Parlaments Die Angabe eines Fälligkeitsdatums informiert den Kunden über den genauen Tag der Kontobelastung und ermöglicht somit eine exakte Disposition und Liquiditätsplanung. Grenzüberschreitender europäischer Zahlungsverkehr nun auch mit der SEPA- Lastschrift. Somit ist es beispielsweise möglich, die Kosten für ein Ferienhaus im europäischen Ausland oder Sendungen im europäischen Versandhandel einfach zu bezahlen. Verbraucher können sich über ein qualitativ verbessertes Leistungsangebot freuen, da Banken auf der Grundlage der SEPA-Regelwerke über die darin definierten Basisleistungen hinaus zukünftig zusätzliche, kundengerechte Services anbieten können. (Additional Optional Services, AOS) - Verwaltung von SEPA-Basis-Lastschriftmandaten im Kundenauftrag - Vorankündigung bereits eingelieferter Kontobelastungen - esepa (europaweit Einkäufe im Internet) Abt. Electronic Banking Seite 33

34 Vorteile der SEPA-Lastschriftverfahren für Zahlungseinreicher Je nach Unternehmensstruktur und Umfang der europäischen Aktivitäten können folgende Vorteile aufgezeigt werden: Fälligkeitsdatum der Lastschrift erlaubt taggenaue Liquiditätsplanung und -steuerung Einheitliches Fristenregime vereinfacht Einzugs- und Rückgabeprozesse Neue Mandatsmerkmale erlauben langfristig die Reduzierung des Rückgaberisikos von Lastschriften durch den ZP nach erfolgter Einlösung Effizienzgewinne insbesondere für multinationale Unternehmen EU-weit vereinheitlichte Prozesse und einheitlicher Rechtsrahmen Wegfall der Formatvielfalt und einheitliche, klare Rückgabefristen Verbesserung der Kontoabstimmung durch Homogenisierung und Erweiterung der Datenfelder Zentralisierung von Konten und Liquidität bei einer kontoführenden Stelle für europaweite Lastschrifteinzüge Neue Zusatzleistungen werden möglich (Optimierung Liquiditätssteuerung, elektronische Mandatsverwaltung) Abt. Electronic Banking Seite 34

35 SEPA-Lastschrift Inhalt 1. Merkmale der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Lastschriftmandate 2. Vorteile der SEPA-Lastschrift 3. Vorbereitung im Unternehmen Abt. Electronic Banking Seite 35

36 Die Umstellung auf SEPA tangiert in einem Unternehmen unterschiedlichste Aufgabenfelder Projektmanager Finanzbereich Andere betroffene Abteilungen Informationstechnologie Rechnungsstellung (IBAN/BIC- Angabe/ Zahlungsbedingungen/ Formulare, Mandate oder Verträge) Buchhaltung (Kontoabstimmung/ Erfassung IBAN/BICs/ Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen (Kundenanfragen) Treasury-Abteilung (Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Vertrieb/ Einkauf (Information der Geschäftspartner/ ggf. neue Verträge/ Mandate/ Formulare) Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung (insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z. B. Call Center) Informationstechnologie Abt. Electronic Banking Seite 36

37 Die Nutzung der SEPA-Lastschrift will gut vorbereitet sein Lastschrifteinzüge durch Unternehmen Der ZE muss vor Einreichung von SEPA-Lastschriften folgende Punkte beachten: Entscheidung, ob SEPA-Basis- und/oder SEPA-Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Einholung entsprechender SEPA-Lastschriftmandate (falls notwendig) Anpassung der Finanzbuchhaltungssoftware an das SEPA-Datenformat (ISO XML-Standard) Beachtung aller relevanten Fristen für den ZE Rechtzeitige Einreichung des Lastschriftdatensatzes Vereinbarung zum Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften und/oder SEPA-Firmen-Lastschriften notwendig Lastschrifteinlösungen durch Unternehmen Lastschrifteinlösungen haben vergleichsweise nur geringe praktische und technische Auswirkungen auf den ZP. Allerdings muss der ZP im Rahmen des SEPA-Firmen- Lastschriftverfahrens seinem Kreditinstitut unverzüglich die Bestätigung über die Lastschrifterteilung mitteilen. Abt. Electronic Banking Seite 37

38 Checkliste für die Vorbereitung Herstellen der IBAN/BIC - Fähigkeit der betroffenen Systeme. Herstellen der technischen Voraussetzungen für die Nutzung der SEPA- Lastschriftverfahren durch Umstellung/ Einführung auf/ des XML-Format/s. Einholung der SEPA-Mandate (falls erforderlich) und Aufsetzen einer Mandatsverwaltung zur Sicherstellung der Gültigkeit (Mandatsformat; Vergeben der Mandatsreferenz; Überwachen der 36-Monate-Frist, Archivierung der Mandatsdaten). Lastschrifteinreichungen: Anpassung der Einreicherprozesse auf neue Fristen (Vorgabe des Fälligkeitsdatums; Einreicherfristen: min. 2 bzw. 5 Tage im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren; min. 1 Tag im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren). Anpassung der internen Unternehmensprozesse an die geänderten Rahmenbedingungen der Rücklastschriften im SEPA-Umfeld. Prüfung, ob Auftraggeberreferenz genutzt werden soll; falls ja: Definition der Prozesse und Anpassung der relevanten Systeme. Abt. Electronic Banking Seite 38