Kapitel 5 Drucken. die Druckvorschau

Transkript

1 Kpitel Drucken Auf dem Register Ansicht finden Sie die verschiedenen Ansichten pssend zu Ihrer Areit in der Telle. A und n müssen Sie Tellen uch usdrucken. Ds führt häufiger zu ärgerlichen Fehldrucken, denn viele vergessen, vorher den Seitenumruch einzustellen, lso zu estimmen, wo eine Seite des Ausdrucks ufhört und die nächste eginnt. Mit verschiedenen Ansichten reiten Auf der Registerkrte Ansicht git es viele verschiedene Möglichkeiten, ds optische Erscheinungsild Ihrer Excel-Telle n Ihre Bedürfnisse nzupssen. Unter nderem können Sie sich dort eine Umruchvorschu nzeigen lssen, nhnd derer Sie sehen, wo Excel eim Ausdruck eine neue Seite eginnt. Die Druckvorschu Üer Drucken in der Bckstge-Ansicht können Sie sich nzeigen lssen, wie der Ausdruck später ussehen wird. Die Druckvorschu stellt nur dr, ws nchher wirklich uf dem Ppier zu sehen ist. Hier lässt sich ußerdem der Seitenrnd verreitern, ds Formt einstellen (z. B. DIN A) und estimmen, o hochknt oder quer gedruckt wird. Von llen Ansichten ist die Druckvorschu Ihrem Ausdruck m ähnlichsten. Kopf- und Fußzeilen einfügen Wenn Sie üer die Registerkrte Ansicht die Ansicht Seitenlyout wählen, können Sie Ihrer Telle Kopf- und Fußzeilen hinzufügen. Drin stehen z. B. Seitenzhlen oder uch ds Firmenlogo. Sold der Bereich ktiviert wurde, erscheinen im Menünd die Kopfund Fußzeilentools. c In Kopf- und Fußzeilen können Sie zusätzliche Informtionen unterringen. 7

2 Ein erster Druckversuch Ein Ausdruck Ihrer Telle ist vor llem dnn nützlich, wenn Sie Zhlen dokumentieren möchten oder wenn Sie deren Inhlte nderen zur Verfügung stellen wollen. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Ihre Excel-Telle schnell usdrucken. Schritt Wenn der richtige Drucker eingestellt ist, können Sie direkt loslegen. Um einen estimmten Drucker nzusteuern, klicken Sie uf den Auswhlpfeil m Feld und wählen Ihren Drucker us. Schritt Schritt Um die Telle zu öffnen, die Sie drucken möchten, wählen Sie in der Bckstge-Ansicht den Befehl Öffnen. Suchen Sie den Speicherort, z.b Dieser PC, und klicken Sie uf Durchsuchen, um den Ordner und den Dteinmen uszuwählen. Nun hen Sie fst lles pssend eingestellt. Allerdings ruchen Sie nicht nur ein Exemplr, sondern zwei. Wenn Sie uf den Drehpfeil nch oen klicken, können Sie dies einstellen. d Wird ds Tellenltt ngezeigt, ds Sie drucken wollen? Flls nicht, klicken Sie uf ds Blttregister, uf dem sich die gewünschte Telle efindet. Achten Sie druf, dss in Ihrem Drucker genügend Ppier eingelegt ist und strten Sie den Ausdruck mit einem Klick uf die Schltfläche Drucken. Schritt c Klicken Sie uf ds Register Dtei, und wählen Sie in der Bckstge- Ansicht den Befehl Drucken. Für den schnellen Ausdruck ist ereits lles Wesentliche voreingestellt: Hochformt, A und die Seiten- ränder. Rechts im Bild sehen Sie die Druckvorschu Ihrer Telle. Telle litzschnell drucken Klicken Sie im Explorer mit der rechten Mustste uf eine Excel-Dtei. Wählen Sie us dem Kontextmenü die Option Drucken. Die Telle wird sofort gedruckt, ohne dss Sie sie vorher öffnen müssen. 8 9

3 Die Areitsmppen-Ansichten Alles ist eine Frge der Ansicht ds gilt uch für Excel-Areitsmppen. Ws sie zeigen und ws sie»verschweigen«, erfhren Sie in diesem Aschnitt. Schritt Wechseln Sie üer ds Register Ansicht mit einem Klick uf die Schltfläche Norml in die Normlnsicht. Sie dient der Bereitung von Tellentexten, -zhlen und -formeln. Indem Sie uf dem Register Ansicht uf Seitenlyout klicken, wechseln Sie in eine ndere Ansicht. Nun sehen Sie uch den Bereich für die Formtierung des Tellenltts: Kopfzeile, Seitenränder und Linele. Schritt Ist Ihnen die Drstellung zu klein, zoomen Sie durch gleichzeitiges Drücken von () und Drehen des Musrds oder mit dem Zoomregler unten rechts im Fenster die Telle näher hern. So können Sie die Stndrdseitenumrüche esser erkennen und sehen z.b. uch die Informtion Seite esser. Schritt Ziehen Sie die Linie, die den Stndrdseitenumruch nzeigt, mit der Mus eine Splte nch links, sodss die neue Seite nch dem. Qurtl eginnt. Wenn Sie die Mus loslssen, wird der von Ihnen festgelegte Seitenumruch ls durchgehende lue Linie drgestellt. Schritt Wählen Sie nun uf dem Register Ansicht die Schltfläche Umruchvorschu. Excel egrüßt Sie mit einem Blick uf die gesmte Telle. Lssen Sie sich den neuen Seitenumruch in der Seitennsicht nzeigen. Dzu klicken Sie uf ds Register Dtei und in der Bckstge-Ansicht uf Drucken. Blättern Sie zur nächsten Seite, um den Seitenumruch zu kontrollieren. Schneller Ansichtswechsel Die Ansichten können Sie uch üer die Befehle m rechten unteren Fensterrnd wechseln. Zuletzt eingestellte Ansicht Excel zeigt die Telle eim nächsten Öffnen utomtisch in der zuletzt eingestellten Ansicht n. 0

4 Die Seitennsicht kontrollieren Die Kontrolle vor dem Ausdruck ist esser ls noch einml drucken zu müssen. Deshl zeigen wir Ihnen hier die wichtigsten Kontrollmöglichkeiten in der Seitennsicht. Schritt Klicken Sie in der Bckstge-Ansicht uf Drucken. In den Einstellungen wählen Sie Auswhl drucken. Auf diese Weise wird nur der mrkierte Bereich gedruckt. P Schritt Rufen Sie mit einem Klick uf ds Register Dtei die Bckstge-Ansicht uf. Üer die Option Drucken gelngen Sie zur Seitennsicht. Alterntiv drücken Sie die Tstenkomintion ()+(P), um in ds Drucken- Menü zu gelngen. Wenn Sie hier Einstellungen für den Ausdruck vornehmen, sehen Sie deren Auswirkung rechts in der Druckvorschu. Sie wollen z.b. nur einen Tellenereich und nicht die gnze Telle drucken? Brechen Sie die Seitennsicht mit der (Esc)-Tste, oder klicken Sie noch einml uf Norml uf dem Register Ansicht, um in die Normlnsicht zurückzukehren. Schritt Mrkieren Sie nun den Bereich, den Sie drucken möchten, z. B. A:B. Schritt Heen Sie die Einstellung Auswhl drucken uf, indem Sie uf Aktive Blätter drucken klicken. Um Ppier zu spren, können Sie die Telle uf nur einer Seite drucken. Klicken Sie uf den Pfeil neen Benutzerdefinierte Sklierung, und wählen Sie den Eintrg Bltt uf einer Seite drstellen. Strten Sie den Druck mit einem Klick uf die Schltfläche Drucken. Telle zentrieren Um Ihre Telle mittig zu drucken, klicken Sie uf den Link Seite einrichten und im Dilogfenster uf ds Register Seitenränder. Setzen Sie ein Häkchen sowohl neen Horizontl ls uch neen Vertikl, und estätigen Sie mit einem Klick uf OK.

5 Die Ausrichtung hoch oder quer? Um den Pltz uf dem Bltt esser uszunutzen, ist ds Querformt oft hilfreich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Formtwechsel einstellen. Schritt Die Stndrdeinstellung für den Druck ist immer Hochformt. Sie können diese Einstellung wie hier im Bereich Drucken in der Seitennsicht üerprüfen. Schritt Wechseln Sie in die Normlnsicht, indem Sie uf ds Register Ansicht und dnn uf ds Symol Norml klicken. Hier sieht mn ds Querformt nicht, weil in dieser Ansicht der Fokus uf dem Eingeen und Ändern von Tellendten liegt. Schritt Wechseln Sie in die Ansicht Seitenlyout. Hier erkennt mn ds Querformt. In unserem Beispiel ist die Telle im Hochformt nicht gut lesr, drum entscheiden wir uns für ds Querformt. Klicken Sie in der Seitennsicht uf den Pfeil neen Hochformt, und wählen Sie us der Liste die Option Querformt us. Schritt Auch ds Ppierformt können Sie in der Seitennsicht einstellen. Wenn Sie uf den Auswhlpfeil neen der Voreinstellung A klicken, erscheint eine Auswhl der Ppierformte. Stellen Sie hier z.b. B (JIS) ein. Die Telle wird nun entsprechend n ds Formt ngepsst. Wenn Sie dnn zum Register Seitenlyout wechseln, finden Sie im Menünd die Gruppe Seite einrichten. Klicken Sie uf ds Symol Ausrichtung, und wählen Sie Hochformt. Ds Ergenis ist sofort sichtr. Die Ansicht»Seitenlyout«In der Ansicht Seitenlyout können Sie lle Areiten erledigen, die Sie uch in der Normlnsicht durchführen, z. B. Formeln erstellen oder Zellen formtieren. Sie sehen dei llerdings immer mehr ls in der Normlnsicht, z. B. die Kopf- und Fußzeilenereiche, die Rndeinstellungen oder die nschulich drgestellten Seitenumrüche.

6 Seitenränder einstellen Hen Sie drn gedcht, genug Pltz zum Lochen und Aheften des Tellenusdrucks frei zu lssen? In diesem Aschnitt erfhren Sie, wie Sie die Seitenränder verreitern oder mit individuellen Mßen versehen. Schritt Auch die Seitenränder können Sie n Ihre Wünsche npssen. Dzu klicken Sie uf ds Register Dtei. In der Bckstge-Ansicht rufen Sie üer Drucken die Druckvorschu uf. Die Stndrdeinstellung ist Norml. Wenn Sie Ihren Ausdruck später lochen und heften möchten, sollten Sie die Seitenränder vergrößern. Dzu klicken Sie uf den Auswhlpfeil rechts neen Benutzerdefinierte Seitenränder und wählen den Eintrg Breit us. Schritt Owohl der Rnd nun,cm reit ist, finden Sie ihn noch immer zu schml. Klicken Sie lso uf die Auswhl Benutzerdefinierte Seitenränder. Schritt Ds Dilogfeld Seite einrichten erscheint. Auf dem Register Seitenränder stellen Sie unter Links mithilfe der Pfeile eine Breite von cm für den linken Rnd ein. Bestätigen Sie Ihre Einge mit einem Klick uf OK. Alterntiv können Sie uch direkt einen Wert eingeen, indem Sie den vorhndenen üerschreien. Schritt Die Druckvorschu zeigt nun die verreiterten Ränder. Excel»merkt«sich diese enutzerdefinierte Einstellung für den nächsten Ausdruck. Sold Sie ds Progrmm jedoch gnz eenden oder eine neue Areitsmppe erstellen, gehen die Einstellungen verloren. Öffnen Sie eine weitere Excel- Telle, und rufen Sie die Seitennsicht uf. Wie Sie sehen, hält Excel sofort die von Ihnen definierten Einstellungen für die Ränder ereit. Wenn Sie lso erneut reite Ränder ruchen, klicken Sie uf Letzte enutzerdefinierte Seitenrndeinstellung. c 7

7 Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen sind Bereiche m oeren zw. unteren Blttrnd, die Pltz lssen für zusätzliche Angen. Ds können z. B. Seitennummern, Dteinmen oder Grfiken wie Logos und Wppen sein. Auf den nächsten Seiten erfhren Sie, wie Sie Kopfund Fußzeilen gestlten. Schritt Schritt Um eine Seitenzhl zu ergänzen, klicken Sie in den mittleren Kopfzeilenereich und wählen us der Multifunktionsleiste in der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente die Schltfläche Seitenzhl. Der Pltzhlter &[Seite] wird eingefügt: Er sorgt dfür, dss eim Ausdruck die ktuelle Seitenzhl ngezeigt wird. Um die Kopfzeile zu gestlten, wechseln Sie üer ds Register Ansicht in die Ansicht Seitenlyout. Sie können uch uf ds Symol unten rechts in der Sttuszeile, direkt neen dem Zoomregler, klicken. Schritt Wenn Sie uf eine elieige Zelle ußerhl der Kopfzeile klicken, können Sie sich die Kopfzeile mit dem Ergenis Ihrer Eingen nschuen. c Nun möchten Sie noch eine Grfik einfügen, z. B. Ihr Firmenlogo. Klicken Sie dzu in den rechten Kopfzeilenereich. Wählen Sie dnn im Menünd ds Symol Grfik, klicken Sie nschließend uf Aus einer Dtei, und suchen Sie sich uf Ihrem PC die pssende Grfikdtei us. Klicken Sie doppelt uf die gewünschte Dtei, oder estätigen Sie Ihre Whl mit Einfügen. Q W E R T Z Sie können den Bereich der Kopfzeile links, in der Mitte und rechts nklicken uf diese Weise ktivieren Sie ihn für die Bereitung. Schritt Klicken Sie in den linken Bereich der Kopfzeile, und schreien Sie einen entsprechenden Text hinein, z.b.»einnhmen«. Die Befehle, die Sie nun enötigen, werden in einem zusätzlichen Register Kopf- und Fußzeilentools/Entwurf ngezeigt. Alt 8 9

8 Kopf- und Fußzeilen einfügen (Forts.) 7 8 Schritt 7 Klicken Sie in eine Zelle ußerhl der Kopfzeile, um ds Logo in der Kopfzeile egutchten zu können. Wie Sie sehen, ist es zu groß. Schritt 8 Klicken Sie lso erneut in den rechten Kopfzeilenereich, und wählen Sie dnn ds Symol Grfik formtieren. Schritt 9 Schritt 0 Nun kommen wir zur Fußzeile: Die Bereitung funktioniert nch dem gleichen Prinzip wie ei der Kopfzeile. Klicken Sie in der Ansicht Seitenlyout in die Fußzeile, und trgen Sie in den linken Bereich Ihren Nmen ein. Schritt Wenn Sie den Zellcursor uf eine Zelle ußerhl der Fußzeile setzen, sehen Sie ds Ergenis unten. 0 Q W E R T Z Alt 9 Stellen Sie im Dilogfeld uf dem Register Größe unter Sklierung ei Höhe und Breite jeweils»0%«ein. Bestätigen Sie mit OK. Dnn können Sie ds Ergenis erneut etrchten, indem Sie uf einen Bereich ußerhl der Kopfzeile klicken. Auch der Dteinme soll in der Fußzeile stehen. Klicken Sie lso uf den mittleren Bereich und dnn uf ds Symol Dteinme. Der Pltzhlter für den Dteinmen, &[Dtei], erscheint. Bildereitungstipp Der Dilog Grfik formtieren ietet Ihnen uf dem Register Bild die Möglichkeiten, ds Bild zuzuschneiden, zu komprimieren und die Bildsteuerung zu ändern, z. B. Grustufen einzustellen. Ist Ihr Änderungsversuch misslungen, finden Sie uch den Befehl Zurücksetzen, der Ihr Bild in den Ausgngszustnd nch dem Einfügen zurücksetzt. Den Dteipfd mitdrucken Wenn Sie Ihre Tellen oder Digrmme mit Kopf- und Fußzeilen versehen und z. B. Dteinme und Speicherpfd einfügen, finden Sie uch nch lnger Zeit schnell die zugehörigen Areitsmppen in Ihrer Dteilge wieder. 0

9 Kopf- und Fußzeilen einfügen (Forts.) Schritt Wenn Sie uf einen Tellenereich ußerhl der Fußzeile klicken, erscheint der ktuelle Dteinme. Schritt Im rechten Bereich der Fußzeile soll ds ktuelle Dtum stehen. Klicken Sie deshl uf diesen Bereich und dnn uf ds Symol Aktuelles Dtum. Der Pltzhlter &[Dtum] steht für ds Systemdtum und ktulisiert sich täglich. Es ist uch möglich, den Pltzhlter einfch direkt einzugeen, ohne uf eine Schltfläche klicken zu müssen. Schritt Wenn Sie dnn uf eine Zelle ußerhl der Fußzeile klicken, sehen Sie ds ktuelle Dtum ls Ergenis in der Fußzeile. Areitsstnd mit Dtumsnge Sollten Sie Ihre Kopf- oder Fußzeile noch einml ändern wollen, klicken Sie einfch erneut in den jeweiligen Bereich, und nehmen Sie die Änderung vor. Trgen Sie z. B. im mittleren Bereich der Kopfzeile neen &[Seite] ein Leerzeichen und ds Wort»von«ein. Dnn klicken Sie uf Anzhl der Seiten. Schritt 7 Der Pltzhlter &[Seite] von &[Seiten] ewirkt, dss die Gesmtseitenzhl der Telle ngezeigt wird. Ds Ergenis in unserem Beispiel ist» von «, ds edeutet, wir efinden uns uf Seite von insgesmt Seiten. Schritt 8 Um Einträge in Kopf- und Fußzeilen wieder zu löschen, klicken Sie in den entsprechenden Bereich. Mrkieren Sie dnn z.b. den Pltzhlter für die Seitenzhlen, und löschen Sie ihn mit der (Entf)-Tste. 7 8 Q W E R T Z Alt c Wenn Sie einen Areitsstnd mit einem Dtum in der Kopf- oder Fußzeile festhlten wollen, müssen Sie ds Dtum selst eintippen. Ds Feld Dtum liefert immer ds ktuelle Tgesdtum eim Öffnen der Dtei. Gültigkeit im Tellenltt Die Kopf- und Fußzeilen gelten nur für ds ktuelle Tellenltt einer Areitsmppe. Entf

10 Seitenumrüche festlegen und löschen Den Seitenumruch legt Excel utomtisch fest, er nicht immer n einer günstigen Stelle. Wie Sie nchhelfen und einen inhltlich pssenden Seitenwechsel einstellen, können Sie hier erfhren. Schritt Schritt Eine ndere Möglichkeit, den Umruch zu estimmen, esteht drin, den Zellcursor in einer nderen Ansicht, z. B. Norml, direkt in die Zelle zu setzen, mit der die neue Seite eginnen soll. Klicken Sie lso z. B. in die Zelle F. Aktivieren Sie uf dem Register Ansicht ds Symol Umruchvorschu. Sie erkennen n der luen gestrichelten Linie den unpssenden Seitenumruch nch dem Mont April. Schritt Wählen Sie dnn uf dem Register Seitenlyout in der Gruppe Seite einrichten ds Symol Umrüche. Im zugehörigen Menü ktivieren Sie den Befehl Seitenumruch einfügen. Ziehen Sie die lue gestrichelte Umruchlinie mit der Mus nch rechts is vor den Mont Juli, sodss uch ds. Qurtl mit uf die erste Seite kommt. Schritt Wechseln Sie dnn üer ds Register Dtei in der Bckstge-Ansicht zur Ktegorie Drucken, um den neuen Seitenumruch in der Vorschu zu sehen. Nun sehen Sie links neen der ktiven Zelle F Ihren eigenen Seiten umruch ls dünne Linie. Er erfolgt jetzt nch dem. Qurtl. Kontrollieren Sie ds Ergenis erneut in der Seitennsicht. Umruch mit der Mus Sie können den Seitenumruch innerhl der Umruchvorschu uch mit der Mus n eine ndere Stelle verschieen.

11 Seitenumrüche festlegen und löschen (Forts.) 7 8 Schritt 7 Kehren Sie in die Umruchvorschu zurück, indem Sie uf dem Register Ansicht ds Symol Umruchvorschu wählen und den Dilog mit OK estätigen. Sie sehen den von Ihnen eingestellten Seitenumruch ls durchgehende lue Linie, der utomtische Seitenumruch hingegen wird gestrichelt drgestellt. Schritt 0 Wenn Sie lle mnuell eingefügten Umrüche uf diesem Tellenltt wieder entfernen wollen, wechseln Sie zum Register Seitenlyout und klicken uf ds Symol Umrüche. Wählen Sie dort den Eintrg Alle Seitenumrüche zurücksetzen. Nur die Stndrdseitenumrüche leien ürig, die Sie n den gestrichelten luen Linien erkennen können. 0 Schritt 8 Klicken Sie uf dem Register Seitenlyout in der Gruppe Seite einrichten uf Umrüche E Seitenumruch einfügen. Fügen Sie nun weitere eigene Seitenumrüche ein: hinter dem. und. Qurtl und nur zum Test vor Novemer. Schritt Auch in der Seitennsicht können Sie ds Löschergenis noch einml kontrollieren, indem Sie in der Bckstge-Ansicht uf die Ktegorie Drucken klicken. Alle Seitenumrüche sind wieder in den Ausgngszustnd versetzt worden. 9 Schritt 9 Wenn Sie den ungünstigen Umruch links neen Novemer wieder entfernen wollen, klicken Sie uf die Zelle O und dnn uf Umrüche E Seitenumrüche entfernen. So wird nur der Seitenumruch links neen der Zelle O gelöscht. Drucken Sie die Telle zur Kontrolle us, indem Sie uf die Schltfläche Drucken klicken. Rückgängig mchen Flls Sie etws zu schnell mit dem Löschen oder Einfügen von Seitenumrüchen wren, können Sie dies mit ()+(Z) wieder rückgängig mchen. 7

12 Zeilen oder Splten wiederholen Sehr große Tellen müssen uf mehreren Seiten gedruckt werden. Die Üerschriften sind normlerweise nur uf der ersten Seite zu sehen, sodss mn uf den Folgeseiten schwer erkennt, welcher Wert in welche Splte oder Zeile gehört. Schritt Schritt Trgen Sie dort die Splte ein, die sich wiederholen soll, lso»a:a«. Excel ergänzt im Feld zwei Dollrzeichen ($A:$A), um den Zellezug solut zu mchen (siehe den Aschnitt»Reltive und solute Adressierung«uf Seite ). Bestätigen Sie mit OK. Q W E R T Z Alt Lssen Sie sich Ihre große Telle in der Seitennsicht nzeigen. Blättern Sie in der Druckvorschu zur zweiten Seite. Wie Sie sehen, ist die Beschriftung der ersten Splte nicht mehr zu sehen. Brechen Sie die Druckvorschu mit (Esc), und rufen Sie ds Register Seitenlyout uf. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten uf Seitenränder und dnn uf Benutzerdefinierte Seitenränder. Schritt Wählen Sie im Dilogfenster ds letzte Register Bltt us, und klicken Sie in ds Feld Wiederholungssplten links. Schritt Wenn Sie nun in der Druckvorschu lättern, werden Sie erfreut feststellen, dss die Beschriftung us der Splte A uch uf den Folgeseiten zu sehen ist. Um die Wiederholung zu löschen, rufen Sie uf dem Register Seitenlyout erneut Benutzerdefinierte Seitenränder uf. Klicken Sie im Dilog uf ds Register Bltt und dort in ds Feld Wiederholungssplten links. Löschen Sie den Eintrg $A:$A, und klicken Sie uf OK. Wiederholungszeile Nch dem gleichen Prinzip können Sie einstellen, dss sich eine Zeile wiederholt. Geen Sie einfch $:$ in ds Feld Wiederholungszeilen oen ein. Q W E R T Z Alt 8 9