Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management)

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1 Dokumentenmanagementsystem im Vorstandsressort C - Basis Konzernstandard BCM (Bahn Content Management) C-Award 2013 Team mycube Kategorie Wirtschaftlich Deutsche Bahn AG Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit Jens-Uwe Gehrke, Fachverantwortlicher mycube PL C, , v9 1 Frankfurt, , Im GJ 2011 existierte im Ressort C keine einheitliche Vorgehensweise für den Umgang mit elektronischen Dokumenten Ausgangslage In Gruppenlaufwerken, Lotus Notes-Datenbanken, Drittanwendungen und als lokale Kopien auf Festplatten wurden Dokumente in den Bereichen oft redundant gehalten. Der Austausch von Dokumenten zwischen den Bereichen wurde größtenteils über E- Mail-Korrespondenz realisiert. Neben der fehlenden bereichsübergreifend geregelten Ablagemöglichkeit, gab es bis zur Einführung von mycube keine Möglichkeit, die vielen Arbeitsprozesse der Bereiche durch ein elektronisches System zu unterstützen. Suchfunktionen, Fristenkontrolle sowie Aufbewahrungs- und Löschfristen konnten im Rahmen der Gruppenlaufwerke nicht automatisiert werden zudem bestand keine Schnittstelle zu Lotus Notes. Anforderungen Aus 42 Einzelanforderungen werden 6 Gruppen gebildet Inhalte und Strukturen Sicherheit Bedienung Workflow Archivierung Schnittstellen 2

2 Nach Betrachtung verschiedener DMS-Systeme erfüllt der Konzernstandard BCM am besten die gewünschten Anforderungen BCM ist die Grundlage für ein einheitliches und zeitgemäßes bahnweites Dokumentenmanagement auf Basis SER Doxis4 über den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten Möglichkeit der Dokumentenablage aus Standardanwendungen (z.b. Notes für Archivierung, Office, SAP) Dokumentenverwaltung Aktenverwaltungen Unterstützung revisionssicherer Archivierung Die technische Lösung PR-BCM auf Basis der DOXiS4 iecm Suite ist seit als unternehmensweite Lösung für dokumentenzentrierte Verarbeitung von Informationen als Standard im Bahnkonzern definiert. 3 Mit dem Ziel eine einheitliche Vorgehensweise zum Umgang mit Dokumenten sicherzustellen, wurde das Projekt mycube aufgesetzt Vorgehen Benchmarkanalyse bestehender Dokumentenmanagementsysteme sowie vorherrschender Systeme im Deutsche Bahn Konzern Nach Abstimmung mit relevanten Gremien Definition des Projektes mycube Pilotierung mycube im Bereich Datenschutz Sequentielle, bereichsspezifische Bearbeitung der Konzeption, Schulungen sowie Einführung von mycube Rollout mycube im Ressort C und Anbindung Dezentrale 4 Zielsetzung Bereichsübergreifenden einheitlichen Umgang mit elektronischen Dokumenten gewährleisten Redundanzen in der Ablage elektronischer Dokumente vermeiden Wirtschaftlichkeit des Ressorts C durch effizienten Umgang mit elektronischen Dokumenten steigern Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren und somit auch fördern 4

3 mycube unterstützt die DB aktiv auf dem Weg zur Erreichung der Strategie DB mycube setzt sich aus dem Standard BCM, Lotus Notes Schnittstelle (ICC), Arbeitsumgebungen sowie Übergreifende Akte und Personenscharfe Rechte zusammen Lotus Notes Schnittstelle (ICC) Konzernstandard BCM Arbeitsumgebungen Übergreifende Akte / Personenscharfe Rechte 6

4 Vorteile Doxis4 ECM Keine redundante Dateiablage Dokumentenablage aus Standardanwendungen Dokumenten- und Aktenverwaltung Dokumente sind oft redundant gespeichert Gruppenlaufwerke Lotus Notes Datenbanken Access Datenbanken Persönliche Laufwerke Unterstützung dokumentenbasierter Prozesse Persönlicher Postkorb 7 mycube unterstützt aktiv die Arbeit aller Führungskräfte und Mitarbeiter in den vier Themenfeldern des Ressorts C Ressort C Compliance Versionierung relevanter Dokumente Revisionssichere Archivierung Konsequente Anwendung Konzernstandard BCM Datenschutz Systemseitige Einhaltung der Löschfristen Umfassendes rechtskonformes Rollen- und Berechtigungskonzept Erfüllung der Vertraulichkeitsrichtlinie Erfüllung Schutzbedarf HOCH (ITK Sicherheit) Sichere Anbindung dezentraler Einheiten Konzernsicherheit Systemseitige Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Sicherer Dokumentenaustausch mit externen Rechtsanwaltskanzleien (z. B. Stuttgart 21) Recht 8

5 Mit der speziellen Erweiterung für das Ressort C Übergreifende Akte können Anwender in mycube bereichsübergreifend arbeiten Übergreifende Akte Anlage der Übergreifenden Akte durch die KeyUser User A User B User C User D KeyUser bestimmt Verantwortlichen für die Akte CR CC CD CZ Verantwortlicher kann User aus dem gesamten Ressort auf seine Akte berechtigen 9 Darüber hinaus können für die Bereiche (Bsp. CR) personenscharfe Rechte für die kleinste Berechtigungsebene vergeben werden CRI-Akte CR CC CD CZ User A User B Gruppe CRI Kleinste Berechtigungsebene ist die Akte CRP-Akte User C User D Gruppe CRP Anlage der Gruppen durch die KeyUser im jeweiligen Bereich CRH-Akte User E User F Gruppe CRH Akten können Gruppen & Usern aus dem gleichen Bereich zugeordnet werden 10

6 Um die erfolgreiche Implementierung von mycube sicherzustellen wird ein ganzheitliches Change Management Konzept umgesetzt Ziele des Change Managements Transparenz und Akzeptanz bei allen Führungskräften und Mitarbeiter schaffen Führungskräfte und Mitarbeiter befähigen, mycube in ihrer täglichen Arbeit erfolgreich anzuwenden Rollen- und Aufgabenverständnis transparent gestalten und klar kommunizieren maßgeschneidert für alle beteiligten Rollen und Bereiche TPL Datenschutz Recht Konzernsicherheit Compliance Key User User Fachadmins Regelmeetings Sounding Board Infoveranstaltungen/ -schreiben Definition Rollen + Aufgaben Qualifizierung Anforderungen aufnehmen Review WS Allgemeine Unterstützung Unterstützung Ausübung Rolle Lessons learnt Forum 12 Die Befähigung aller Mitarbeiter und Führungskräfte zur Bedienung von mycube erfolgt im Rahmen von Schulungen Cockpit C Geschützter, interner Bereich Admins KeyUser Admins 11 Personen je 2 Tage KeyUser Schulung (Berlin und Frankfurt) 1 Veranstaltung & 3 Tage Schulung SER (Programmumgebung) (Berlin) KeyUser 75 Personen je 2 Tage Schulung 8 Veranstaltungen (Berlin und Frankfurt) Unterstützung - Austausch Admins und Keyuser - Hilfestellungen für Anwender User User 335 Personen je 1 Tag Schulung 36 Veranstaltungen (Berlin und Frankfurt) Dezentrale User Dezentrale User ~ 168 Personen je ½ Tag Schulung kombinierte Veranstaltungen (Berlin und Frankfurt) 13

7 Nutzen bei Einführung des Systems (Auswahl) Die Verzahnung Change- und Projektmanagement fördert den Veränderungsprozess im Projekt mycube 2. Projektstart 3. Projektplanung 1. Projektdefinition 4. Projektdurchführung Projektmanagement Zusammenspiel von Change Management 5. Projektevaluation Auswirkungen des Projekts auf Mitarbeiter werden von Beginn an berücksichtigt Kommunikation des Projekts nach außen verläuft geplant und zielgerichtet Nachhaltigkeit durch Commitment der Betroffenen Erfolgsmessung mit harten und weichen Indikatoren und Projektmanagement Evaluation Umsetzung Change Management Analyse Konzeption 14 Die Einführung der Anwendung mycube verbessert die Zusammenarbeit im ganzen Ressort Nutzen Organisation Revisionssichere Dokumentenablage und Archivierung (ggf. inkl. Zertifizierung) Sicherstellung von Dokumentenklassifizierungen nach RiL (Vertraulich, DB intern, etc.) Konsequentes Rollen- und Berechtigungskonzept über alle Bereiche des Ressorts C Anbindung von dezentraler Organisation und Geschäftspartnern bei hochsensiblen Projekten Konzernstandard BCM ist mehrsprachig ausgelegt: Deutsch, Englisch, Französisch u.italienisch Standardisierte Prozessabläufe der Bereiche können mittels Workflowfunktion unterstützt werden Helpdesk Unterstützung (Ticketing) kann mittels Workflowfunktion abgebildet werden Migration von bestehenden digitalen Dokumenten ins BCM werden projektseitig unterstützt 15

8 Nutzen bei Einführung des Systems (Auswahl) Die Einführung der Anwendung mycube verbessert die Zusammenarbeit im ganzen Ressort Nutzen Anwender Schnelle und komfortable Suche von Dokumenten und s Einfache Zuordnung von Dokumenten zu Vorgängen/Themen Nachvollziehbarkeit durch Versionierung (Auditsicherheit) Werkzeugpalette bietet Möglichkeiten Zettel, Stempel oder Zeichnungen auf ein Dokument zu legen Gleichzeitige Verwendung von Dokumenten durch mehrere Anwender (Check in / Check out Funktion) Intelligente Integration: Lotus Notes Modul (ICC) findet die richtige Akte für eingehende s Dokumente sind auch im Offlinebetrieb bearbeitbar und somit immer dabei Keine redundante & speicherintensive Datenablage mehr (Lotus Notes, BKU-GrpLw, x-laufwerke) 16 Derzeit bildet BCM als Basisplattform für mycube weitere Mandanten des DB Konzerns ab Mandanten sind vollständig voneinander getrennt Keine mandantenübergreifende Suche / Workflows Getrennte Ablageumgebungen innerhalb eines Mandanten möglich Suche / Workflows über mehrere Ablageumgebungen möglich Rechts- oder revisionssichere Archivierung nur je Mandant / Verfahren Mandant Projektbau Mandant Immo-Akte Mandant Ressort C CC CD CR CZ Team Mandant HARFA Mandant DB Dialog Mandant DB Vertrieb Plattform BCM 17

9 Innerhalb des Mandanten nutzen die Bereiche ihre eigenen, geschützten Ablagestrukturen und können sich im ressortweiten Bereich austauschen Portal C Offener, konzernweiter Bereich Cockpit C Geschützter, interner Bereich Information Kommunikation Wissen BCM Mandant des Ressorts C Dez. Orga Compliance Dez. Orga Datenschutz Team C Dez. Orga Recht Dez. Orga Konzernsicherheit Ressortweiter Bereich für übergreifende Themen 18 19