XFT PERSONNEL FILE. edossier - Ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation. Harald Mayer Vertrieb xft GmbH. xft GmbH

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1 XFT PERSONNEL FILE edossier - Ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation Harald Mayer Vertrieb xft GmbH

2 Inhalt Wer ist xft? Herausforderungen im Personalwesen Die Lösung: xft personnel file Funktionen Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung Fazit & Fragen

3 xft auf einen Blick 4 Geschäftsführer 3 Standorte 60 Mitarbeiter ~250 Kunden 100% >10 Partner

4 Typische xft-lösungen für SAP-Kunden Kontext Vertrieb Kundenakte Auftragsakte/Auftragsabwicklung Projektakte Reklamationsakte Vertragsmanagement Materialstammanlage Änderungsmanagement Maschinen- und Anlagenakte Bemusterungsakte Arbeitsanweisungen/Prüfvorschriften Produktion und QM SAP-integriertes Dokumenten-, Akten und Prozessmanagement Kontext Einkauf und FI Lieferantenakte BANF-Freigabeprozess Beschaffungsvorgänge Rechnungsverarbeitung Vertragsmanagement Bewerberakte Digitale Personalakte HR Vorgangssteuerung HR Dokumenterzeugung Kontext Personal Best-Practice-Lösung Produktlösung

5 xft-produktkunden A1 Telekom Austria, ABB, adidas, AIM, AL-KO, Alliance Healthcare, Alliander, ASML, AXA, AZO, BASF, Bausparkasse Schwäbisch-Hall, BAW, Beiersdorf, Biotronik, BitServ, Boehringer Ingelheim, BOSCH, Bosch Siemens Hausgeräte B/S/H, Brose, BTAG, Claas, Clariant, Cloos, Continentale Versicherung, Dänisches Bettenlager, Daimler, Deutsche Bundesbank, Deutscher Sparkassenverlag, DEKRA, Die Mobiliar, Dillinger Hüttenwerke, Douglas, Dr. Schwabe, DÜRR, DZ Bank, E.ON, EDAG, Edding, Edscha, ENBW, EnviaM, ERCO, ERGO, ESK, Europoles, evm, EVV, Felix Schoeller, FERRERO, FES, Festo, FH Nordwestschweiz, Fiducia, Finanz Informatik, FLI, Flughafen Stuttgart, Fraport, Fresenius Netcare, Friedhelm Loh Gruppe, Fujitsu Technologies, Geberit, Gebrüder Weiss, GEKA, Gelsenwasser, Georg Fischer, Getriebebau NORD, GISA, Globus, Grammer, GROB-Werke, Groz-Beckert, GVB, Hamburger Wasserwerke, Hauni, HeidelbergCement, Heidelberger Druckmaschinen, Henkel, Heraeus, Hermle, Hilti, Hirschvogel, HYDAC, Immeo, John Deere, Kaufland, Kali+Salz, Kanton Basel-Land, Kantonsspital St. Gallen, Kasto, KfW, Kiekert, KION, Klinikum Mannheim, Krombacher, KSB, KVB, Leonhard Kurz, LEONI, Lieken, Loacker, LVM Magna, MAHLE, Mainova, ManPower, Maquet, Maschinenfabrik Reinhausen, MEAG, Mektec, Merck KGaA, MiRO, MLP, Munich Re, murrelektronik, myonic, Netzsch, NRW Bank, Nora, OBI, Öffentliche Versicherung Braunschweig, OSRAM, OTTO, PCK, pfm medical, Plansee, Postbank, Post CH, Provinzial, Radeberger, RAFI, REWE, Rheinenergie, Reyher, Roth Werke, roto Frank, RWE, Salzgitter/Mannesmann, Schaeffler, Schlösser, Schoeller, Schweizer Post, Schweizer Armee, Schweizer Bundesämter, SEW Eurodrive, Siemens, SRG/SSR, Stadt Leverkusen, Stadtwerke Hannover (enercity), Stadt Wolfsburg, STATOIL, Stifuntg Liebenau, STI, STIHL, sto AG, SVLFG, Talanx, Techem, Techniker Krankenkasse, tegut, THS, ThyssenKrupp, Transadriatic Pipeline, Trumpf, Uhlmann, Uniklinik Freiburg, Uniklinik Jena, Union Investment, Universitätsmedizin Göttingen, Veolia, VHV, Webasto, Wirtgen, Würth Finance, Württembergische & Wüstenrot, Webasto, ZDF, ZF. 5

6 Strategischer Partner SAP xft ist offizieller SAP-Partner seit xft stellt regelmäßig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, ). Jedes Release der xft add-on suite (i.d.r. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert. dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden. Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert. service.sap.com 6

7 SAP Zertifizierung Releasestand

8 Unser Partnernetzwerk 8

9 Inhalt Wer ist xft? Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte Die Lösung: xft personnel file Funktionen Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung Fazit & Fragen

10 Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte Verfügbarkeit Entliehene Akten sind für andere nicht einsehbar Zugriffsbeschränkung Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig Qualitätsverluste Verteilte Informationen und mangelnde Aktualität Nachvollziehbarkeit Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert Abstimmung Vielfältige Kommunikations- und Abstimmungswege nötig Fristen Aufbewahrungs- / Löschfristen werden nicht eingehalten 10

11 Herausforderung: sicherer Zugriff aller Beteiligter HR Abteilung Prozesse Buchhaltung/ Lohnabrechnung Führungskräfte Information Betriebsrat Mitarbeiter 11

13 xft personnel file Vorteile Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP-HCM-System integriert (effiziente Einführung) Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter) Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen) Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend) Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten Datensicherheit Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS) 13

14 xft personnel file im SAP GUI (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3) Navigation per Dokumentenvorschau (4) Dokumentenviewer (5) Direktzugriff auf SAP- Transaktionen (6) Integration von MS- Office, s & Filesystem. 14

15 xft personnel file im Browser (ABAP WebDynpro) 3 1 (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3) Navigation per Dokumentenvorschau 2 Häufig genutzt in Verbindung mit SAP ESS/MSS + Portal 15

16 xft personnel file per Mobile Device (SAPUI5/Fiori) (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf (2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen (3) Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen) Sicherer Zugriff auch mobil 16

17 xft-lösungsarchitektur SAP R/3 ECC ERP S/4 HANA SAP HCM SAP Success Factors (SF) 1. Aufruf Akte aus SF 2. Datenzugriff aus SF 3. Dokumentzugriff aus SF Konnektoren vorhanden Konnektoren in Arbeit xft document connector (.NET) SAP NetWeaver ABAP Stack xft add-on suite xft HCM Lösungen NW Folders Management xft document composer SAP DB KPRO ArchiveLink Business Workflow Archiv- / Content-Server Hard-Disk Storage Optical Storage

18 Aufruf xft personnel file aus SAP SuccessFactors 18

19 Inhalt Wer ist xft? Herausforderungen im Personalwesen Die Lösung: xft personnel file Funktionen Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung & Dokumenterzeugung Fazit & Fragen

20 xft personnel file Aktenfunktionen Direkter Absprung aus und auf zentrale HR- Funktionen (PA20, PA30, PA40..) Sichten & Funktionen werden über SAP Berechtigungen & Benutzerrollen gesteuert Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränkten Zugriff möglich Einfache Navigation per Dokumentenvorschau oder im Aktenbaum Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten- & Dokumentnotizen) Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe & Aktivitäten (konfigurierbar) Administration des Aktenbestandes (z.b. initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand) Automatische Überwachung des Aktenbestandes (Retention Management) Erweiterungsfähig z.b. weitere HR Aktentypen oder Checklisten für eigene HR-Prozesse 20

21 Zugriff auf die Personalakte für HR Sachbearbeiter Zugriff aus HR-Transaktionen, Einbindung über Generische-Objekt-Dienste 21

22 Zugriff auf HR-Funktionen Direkter Zugriff auf HR- Funktionen aus der Personalakte heraus Personaldaten anzeigen Personaldaten bearbeiten Personalmaßnahmen durchführen 22

23 Aktenausleihe Zeitlich begrenzt Mit rollenbasierter Einschränkung Dokumentzugriff über SAP-HCM- Berechtigungsprüfung gesteuert SAP GUI, Browser oder Mobile Device 23

24 Konfigurierbare Aktenprotokollierung Aktivitäten, die protokolliert werden sollen, können per Customizing eingestellt werden Nachweismöglichkeit, dass es keine unberechtigten Zugriffe gibt 24

25 Massenimport: Standardverfahren Scanner Klassifikation Austauschverzeichnis - Indexdatei - Scan Dateien - OK-File-Verfahren Automatisches Anlegen / Befüllen der Personalakte ODER Klassifikation Scanner ArchiveLink Barcode BAPI ArchiveLink Barcodequeue Automatisches Anlegen / Befüllen der Personalakte Content Server 25

26 Fachliche Administration des Aktenbestandes Recherche Aktenbestand Recherche Prozesse Recherche Retention Management 26

27 xft personnel file Dokumentfunktionen Übersichtliche, strukturierte & einfach bedienbare Dokumentenablage Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario) Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.b. Bescheinigungen PM20) Konfigurierbare Funktionen auf Aktenordner und Dokumente Vordefinierte 4-Augen- Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen) Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow, + Fiori Launchpad Automatisches Starten von Workflows + Prozessen bspw. zur Löschung temporärer Dokumente Erweiterungsfähig z.b. Einbindung von Formularszenarien (Processes & Forms) 27

28 Dokumentablage per Drag&Drop (SAP GUI) Drag & Drop aus dem Windows Filesystem (Import & Export möglich) xft Controls unterstützen gängige Scan-to-File und Scan-to- Verfahren in Verbindung mit Multifunktionsgeräten Drag & Drop aus MS Outlook oder Lotus Notes ( und/oder Attachment) 28

29 Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario) Archive / Content Server Hard-Disk Storage Optical Storage 1. Dokument in Papier beim Sachbearbeiter 2. Barcode Label wir auf erster Seite aufgeklebt 5. Dokument wird mit SAP ArchiveLink Scansoftware gescannt 6. Dokument wird im Archiv abgelegt und Barcodewert wird zusammen mit DokumentID an SAP gemeldet 3. Barcode Wert wird in SAP erfasst (z.b. per Handscanner) 4. Platzhalter enthält die Klassifikation des Dokuments 7. Über den Match des Barcode Wertes wird das abgelegte Dokument automatisch in die Personalakte eingefügt 29

30 Wiedervorlage von Dokumenten Wiedervorlage von Dokumenten (1) Berechtigter Benutzer setzt die Wiedervorlage für sich selbst oder einen anderen Benutzer (2) Dokument erscheint zum Wiedervorlagezeitpunkt in der SAP Inbox des Bearbeiters (3) Zusätzlich kann eine fortlaufende Bearbeitungsnotiz am Dokument angeheftet werden Die Benachrichtigung kann zusätzlich durch eine mit Verlinkung erfolgen 30

31 Vier-Augen-Workflows (Dokument Löschen) Löschen von Dokumenten (1) Berechtigter Benutzer startet Löschprozess aus Akte heraus (2) 4-Augen-Workflow wird gestartet (z.b. an Vorgesetzten) und Dokument wird so lange gesperrt (3) Bei Ausführen des Workflows kann das Löschen des Dokuments bestätigt, abgelehnt oder vertagt werden (4) Bei Bedarf erfolgt eine Sichtprüfung in der Akte (5) Bei Bestätigung wird das Dokument gelöscht 31

32 Zustellung per + Fiori Launchpad Benachrichtigung per mit Link auf die verschiedenen Ausführungsoptionen Relevante SAPUI5 Zugriffe als Kacheln im Fiori Launchpad Dadurch Erreichbarkeit der Benutzer auf allen Devices 32

34 Der erweiterte Arbeitsrahmen mit xft HCM Lösungen xft personnel file: Vollständig in SAP HCM integriertes digitale Personalakte xft HCM organizer + xft task manager: HR-Dienstleister Prozesse Buchhaltung/ Lohnabrechnung Integrierter Arbeitsrahmen zur Abbildung kompletter HR Prozesse mit Checklisten und Prozessakten xft document composer: Anwenderfreundliche HR-Dokumenterzeugung HR-Abteilung Information Manager Mitarbeiter 34

35 Highlights beim Eintrittsprozess» Bindeglied zwischen Recruiting und Anlage Stammdaten + Personalakte» Integrierte Erstellung aller Vertragsunterlagen» Kommunikation zwischen HR Abteilung, Führungskräften und Mitarbeiter per Workflow oder per 35

36 Highlights beim Arbeitszeitanpassungsprozess» Prozess wird gestartet durch den Mitarbeiter über Intranet-Formular» Saubere Dokumentation der Aufgaben zur Prüfung und Umsetzung Änderung» Hohe Kompetenz und Informationsbereitschaft gegenüber dem Mitarbeiter 36

37 Highlights beim Gehaltsanpassungsprozess» Saubere Prüfung und Dokumentation der Veränderungen zum Mitarbeiter» Einfache aber verbindliche Workflows für freigaberelevante Veränderungen» Integriertes Formular- und Datenhandling (inkl. Benachrichtigung des Mitarbeiters) 37

38 Highlights bei der Zeugniserstellung» Arbeitsteiliger Prozess mit hoher Transparenz und Qualität» Mitarbeiterbeurteilung über Intranet-Formular mit Kriterienkatalog in SAP» Integrierte Dokumentgenerierung auf Basis von Textbausteinen/Textpassagen 38

39 Highlights beim Austritt» Vollständige Rückgabe aller Arbeitsmaterialien kann überwacht werden» Integration und einfache Aufgabenbearbeitung» Bestätigungsschreiben und Datenerfassung in SAP über Checklistenfunktionen 39

41 xft personnel file Fazit Etablierte Produktlösung vielfach bewährt (~200 produktive Installationen) Kompletter Funktionsumfang alle benötigten Funktionen im Standard enthalten Effiziente Einführung durch standardisiertes Projektvorgehen ( Rapid Prototyping ) Zukunftssicherheit durch stetige Weiterentwicklung und jährliche SAP Zertifizierung Skalierbarkeit Erfahrung mit vielen großen und weltweit betriebenen Installationen Integrationsvorteile Synergie-Effekte durch konsequente Nutzung der SAP Plattform Erweiterbarkeit z.b. HR-Vorgangssteuerung, HR-Dokumenterzeugung, SF Integration, etc. 41

42 Fragen 42

43 www. xft.com VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) info@xft.com 43