pm k.i.s.s. Projekt Projekt RELAX v Projekt Nr Unternehmensportfolio Statusdatum Genehmigungsdatum

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1 pm k.i.s.s. Projekthandbuch v Projekt Name Projekt Nr Portfolio Unternehmensportfolio Projektauftraggeber Projektleiter Joachim Stöger Komplexität pm k.i.s.s. Projekt Status genehmigt Statusdatum Genehmigungsdatum / 16 PM K.i.s.s. Handbook

2 Inhalt Methode Blatt Druck 0 Deckblatt Deckblatt x 1 Inhalt Inhalt x 2 Projektauftrag Auftrag x 3 Plan Plan x 4 Projektstrukturplan PSP x 5 Meilensteinplan MST x 6 Balkenplan Gantt x 7 Ressourcenübersicht Ressourcen x 8 Kostenübersicht Kosten x 9 Kontext Kontext x 10 Risikoanalyse Risiko x 11 Statusbericht Status x 12 Sitzung Sitzung x 13 TODOs TODOs x 14 Entscheidungen Entscheidungen x 15 Abschlussbericht Abschluss x Andere Verweise / 16 TPG Project Handbook 2010

3 Projektauftrag Projekt Beschreibung Es liegen mehrere wissenschaftliche Studien vor, die eindeutig belegen, dass ein kurzer Mittagsschlaf (zwischen 15 und max. 30 Minuten) die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht und die Zufriedenheit und Arbeitsfreude massiv verbessert. Immer mehr Unternehmen richten daher solche Schlafzonen im Unternehmen ein. Als Anbieter von Saunen, Dampfbädern und Ruheraumeinrichtungen sieht das Unternehmen einerseits ein neues Geschäftsfeld und andererseits die Notwendigkeit Erfahrungen zu sammeln und ebenfalls einen solchen Bereich im Unternehmen einzurichten. Es soll eine RelaxingZone im Unternehmen konzeptioniert und implementiert werden. Projektstart Beuaftragung durch den PAG Projektende Übernahme der RelaxingZone durch die Personalabteilung Ziele NichtZiele Auftrag Basis Starttermin Auftrag Basis Endtermin Konzeption und Implementierung einer RelaxingZone im Unternehmen Breite Akzeptanz für und Verwendung der RelaxingZone Sammlung von Erfahrung mit RelaxingZonen im Unternehmen und Basis für den Aufbau eines neuen Geschäftsbereichs Beitrag zur Erhöhung der Arbeitseffizienz der Mitarbeiter und Führungskräfte Phasen Reduktion der Arbeitszeit Istanalyse Erstellung eines Sollkonzepts Planung und Beschaffung Pilotbetrieb Implementierung und Übergabe Ressourcen [PT] Kostenübersicht [ ] Auftrag Basis Auftrag Basis Personal 240,0 252,0 Personalkosten Externe Kosten Projektauftraggeber, Projektleiter 240,0 252, Projektteammitglieder, Projektmitarbeiter Name Rolle Abteilung Name Rolle Abteilung Projektleiter Gernot Niederberger Projektteammitglied Produktion Joachim Stöger Projektauftraggeber Hannelore Huber Projektteammitglied Einkauf, Logistik Peter Schweizer Projektteammitglied Controlling Bernhard Kranzinger Projektteammitglied Marketing Sabrina Brütting Projektteammitglied Vertrieb Unterschriften Projektauftraggeber genehmigt am Projektleiter / 16 TPG Project Handbook 2010

4 Fortschritt Status Verantwortung Basis [PT] Änderung [PT] Ist [PT] Rest [PT] Aktuell [PT] Basis [ ] Änderung [ ] Ist [ ] Rest [ ] Aktuell [ ] Basis [ ] Änderung [ ] Ist [ ] Rest [ ] Aktuell [ ] Basis [ ] Änderung [ ] Ist [ ] Rest [ ] Aktuell [ ] Plan Termine Basis Aktuell Personal Personalkosten Externe Kosten Gesamtkosten PSP Name Anfang Ende Anfang Ende 1 18% ,0 1,5 60,0 202,0 262, PROJEKTMANAGEMENT 33% ,0 2,0 25,0 59,0 84, Projekt gestartet Projektstart ,0 5,0 20,0 0,0 20, Projektkoordination ,0 3,0 5,0 28,0 33, Projektcontrolling ,0 0,0 0,0 25,0 25, Projektabschluss ,0 0,0 0,0 6,0 6, Projekt abgeschlossen ISTANALYSE 78% ,0 0,5 23,0 6,0 29, Analyse andere Unternehmen 10 Hannelore Huber ,0 2,5 0,0 2, Interviews Führungskräfte 75% ,0 2,0 2,0 5,0 7, Interviews Mitarbeiter 10 Bernhard Kranzinger ,0 1,0 4,0 0,0 4, Analyse Berater 10 Peter Schweizer ,0 0,0 6,0 0,0 6, Analyse Literatur 10 Sabrina Brütting ,0 0,0 6,0 0,0 6, Analyse Räumlichkeiten 10 Bernhard Kranzinger ,0 1,0 2,0 0,0 2, Zusammenfassung IstAnalyse 5 Hannelore Huber ,0 0,5 0,5 1,0 1, IstAnalyse abgeschlossen SOLLKONZEPTION 29% ,0 3,0 12,0 12,0 24, Erstellung EA Infrastruktur 10 Bernhard Kranzinger ,0 0,0 6,0 0,0 6, Erstellung EA gelb Hannelore Huber ,0 0,0 2,0 3,0 5, Organisationsstrukturen Durchführung Rechtliche Prüfung rot Hannelore Huber ,0 0,0 0,0 3,0 3, Kalkulation Kosten 5 gelb Gernot Niederberger ,0 3,0 4,0 3,0 7, Zusammenfassung Gesamtkonzept Peter Schweizer ,0 0,0 2,0 2, Abstimmung und Optimierung Joachim Stöger ,0 0,0 1,0 1, Konzept Abnahme Konzept PLANUNG & BESCHAFFUNG ,0 0,0 0,0 24,0 24, Planung Umbaumaßnahmen ,0 0,0 12,0 12, Einholung Baubescheid Peter Schweizer ,0 0,0 3,0 3, Planung Infrastruktur Hannelore Huber ,0 0,0 4,0 4, Ausschreibung und Beschaffung Hannelore Huber ,0 0,0 5,0 5, Infrastruktur 1.5 UMSETZUNG ,0 0,0 0,0 51,0 51, Baubeginn Baudurchführung ,0 0,0 13,0 13, Installationen ,0 0,0 10,0 10, Innenausbau ,0 0,0 8,0 8, Einrichtung ,0 0,0 11,0 11, Behördliche Abnahme ,0 0,0 5,0 5, Abnahme Auswahl Pilot Bereich ,0 0,0 2,0 2, Organisationsplanung Bernhard Kranzinger ,0 0,0 2,0 2, PILOT DURCHFÜHRUNG ,0 0,0 0,0 26,0 26, Vorbereitung Pilot Joachim Stöger ,0 0,0 3,0 3, Einweisung Pilot TN Joachim Stöger ,0 0,0 2,0 2, Start Pilot Durchführung Pilot Joachim Stöger ,0 0,0 7,0 7, TeilnehmerBetreuung Pilot ,0 0,0 5,0 5, Pilot abgeschlossen Evaluierung Pilot Gernot Niederberger ,0 0,0 4,0 4, Optimierung Relaxingzone Joachim Stöger ,0 0,0 5,0 5, ÜBERGABE ,0 0,0 0,0 24,0 24, MitarbeiterInformation Bernhard Kranzinger ,0 0,0 3,0 3, Go live Betreuung erste 2 Monate Peter Schweizer ,0 0,0 16,0 16, Übergabe an Personalabteilung Bernhard Kranzinger ,0 0,0 5,0 5, Übergabe an Personalabteilung erfolgt / 16 TPG Project Handbook 2007

5 gelb rot gelb % erledigt % 78% 29% 1 18% Projektstrukturplan PROJEKTMANAGEMENT ISTANALYSE SOLLKONZEPTION PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE Projekt gestartet Analyse andere Unternehmen Erstellung EA Infrastruktur Planung Umbaumaßnahmen Baubeginn Vorbereitung Pilot MitarbeiterInformation Hannelore Huber Bernhard Kranzinger Joachim Stöger Bernhard Kranzinger Projektstart Interviews Führungskräfte Erstellung EA Organisationsstrukturen Einholung Baubescheid Baudurchführung Einweisung Pilot TN Go live Hannelore Huber Peter Schweizer Joachim Stöger Projektkoordination Interviews Mitarbeiter Durchführung Rechtliche Prüfung Planung Infrastruktur Installationen Start Pilot Betreuung erste 2 Monate Bernhard Kranzinger Hannelore Huber Hannelore Huber Peter Schweizer Projektcontrolling Analyse Berater Kalkulation Kosten Ausschreibung und Beschaffung Infrastruktur Innenausbau Durchführung Pilot Übergabe an Personalabteilung Peter Schweizer Gernot Niederberger Hannelore Huber Joachim Stöger Bernhard Kranzinger Projektabschluss Analyse Literatur Zusammenfassung Gesamtkonzept Einrichtung TeilnehmerBetreuung Pilot Übergabe an Personalabteilung erfolgt Sabrina Brütting Peter Schweizer Projekt abgeschlossen Analyse Räumlichkeiten Abstimmung und Optimierung Konzept Behördliche Abnahme Pilot abgeschlossen Bernhard Kranzinger Joachim Stöger Zusammenfassung IstAnalyse Abnahme Konzept Abnahme Evaluierung Pilot Hannelore Huber Gernot Niederberger IstAnalyse abgeschlossen Auswahl Pilot Bereich Optimierung Relaxingzone Joachim Stöger Organisationsplanung Bernhard Kranzinger / 16 TPG Project Handbook 2007

6 Meilensteinplan PSP Meilensteine Basis Aktuell Ist Projekt gestartet Projekt abgeschlossen IstAnalyse abgeschlossen Abnahme Konzept Baubeginn Abnahme Start Pilot Pilot abgeschlossen Go live Übergabe an Personalabteilung erfolgt / 16 TPG Project Handbook 2010

7 KW1 KW2 KW3 KW4 KW5 KW6 KW7 KW8 KW9 KW10 KW11 KW12 KW13 KW14 KW15 KW16 KW17 KW18 KW19 KW20 KW21 KW22 KW23 KW24 KW25 KW26 KW27 KW28 KW29 KW30 KW31 KW32 KW33 KW34 KW35 KW36 KW37 KW38 KW39 KW40 KW41 KW42 Balkenplan Anfang Ende Mai 2011 Jun 2011 Jul 2011 Aug 2011 Sep 2011 Jän 2011 Feb 2011 Mär 2011 Apr 2011 Okt 2011 PSP Name Fortschritt Anfang Ende 1 18% PROJEKTMANAGEMENT 33% Projekt gestartet u u Projektstart Projektkoordination Projektcontrolling Projektabschluss Projekt abgeschlossen u u 1.2 ISTANALYSE 78% Analyse andere Unternehm Interviews Führungskräfte 75% Interviews Mitarbeiter Analyse Berater Analyse Literatur Analyse Räumlichkeiten Zusammenfassung IstAna IstAnalyse abgeschlossen u u 1.3 SOLLKONZEPTION 29% Erstellung EA Infrastruktu Erstellung EA Organisation Durchführung Rechtliche P Kalkulation Kosten Zusammenfassung Gesam Abstimmung und Optimier Abnahme Konzept u u 1.4 PLANUNG & BESCHAFFUNG Planung Umbaumaßnahm Einholung Baubescheid Planung Infrastruktur Ausschreibung und Besch UMSETZUNG Baubeginn u u Baudurchführung Installationen Innenausbau Einrichtung Behördliche Abnahme Abnahme u u Auswahl Pilot Bereich Organisationsplanung PILOT DURCHFÜHRUNG Vorbereitung Pilot Einweisung Pilot TN Start Pilot u u Durchführung Pilot TeilnehmerBetreuung Pilo Pilot abgeschlossen u u Evaluierung Pilot Optimierung Relaxingzone ÜBERGABE MitarbeiterInformation Go live u u Betreuung erste 2 Monate Übergabe an Personalabte Übergabe an Personalabte u u / 16 TPG Project Handbook 2007

8 Jän 11 Feb 11 Mär 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11 Okt 11 Ressourcenübersicht Alle Angaben in [PT] Phasen Basis Änderung Ist Rest Aktuell Ist/Basis PROJEKTMANAGEMENT , ISTANALYSE ,15 SOLLKONZEPTION , PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE #DIV/0! Personal / 16 TPG Project Handbook 2007

9 Jän 11 Feb 11 Mär 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11 Okt 11 Kostenübersicht Alle Angaben in [ ] Phasen Basis Änderung Ist Rest Aktuell Ist/Basis PROJEKTMANAGEMENT , ISTANALYSE , SOLLKONZEPTION , PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG , PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE #DIV/0! Personalkosten Externe Kosten / 16 TPG Project Handbook 2007

10 Kontext Nr Kontext Bewertung TODOs Verantwortung Termin 1 Bereichsleiter Service / Montage 2 Bereichsleiter Entwicklung 3 Bereichsleiter Produktion kritisch kritisch kritisch 4 Technischer GF kritisch 5 Kaufmännischer GF fördernd Vereinbarung Gespräch zwischen kaufm. Geschäftsführer und Bereichsleiter Service / Montage Informationsgespräch zwischen BL Entwicklung und Projektleiter, Klärung von Nutzen und Vorteile der Relaxingzone Vereinbarung Gespräch zwischen kaufm. Geschäftsführer und Bereichsleiter Produktion Nutzenorientiertes Projektmarketing, Informationsgespräch zwischen kaufm. + techn. Geschäftsführer Unterstützung bei Projektmarketing; Abstimmung mit GF und BL Bernhard Kranzinger Bernhard Kranzinger / 16 TPG Project Handbook 2007

11 Risikoanalyse Nr Risiken 1 Akzeptanzrisiko mittel hoch mittel 2 Terminliche Verzögerung 3 Technische Komplikationen Risikokosten Eintrittswahrsch. Priorität Risikomaßnahmen Verantwortung Termin Kommunikation Nutzen; Einbindung der Führungskräfte und MA der Abteilungen Bernhard Kranzinger mittel mittel mittel Monatliches Termincontrolling niedrig hoch mittel Detailierte Konzeption und Planung; Detailierte Analyse der vorgesehenen Räumlichkeiten Lieferantenausfall niedrig mittel niedrig Monetäre Prüfung der Lieferanten / 16 TPG Project Handbook 2007

12 Statusbericht Entwicklungen > Projektstart planmäßig erfolgt > Phase IstAnalyse fast abgeschlossen > Derzeit Verzögerung von 3 Wochen erwartet > Akzeptanzprobleme des Projektes werden im Unternehmen wahrgenommen Handlungsbedarf Status Leistung 18,0 CostPercent 0, gelb Termine 38,83% WorkPercent 0, Ressourcen 23,81% SchedulePercent 0, Kosten 21,96% ProgressPercent 0, Termine Anfang Ende Aktuell Basis Ressourcen und Kosten Basis Änderung Ist Rest Aktuell Ressourcen [PT] 252,0 1,5 60,0 202,0 262,0 Kostenübersicht [ ] Organisation / Kommunikation / Teamarbeit Die Häufigkeit der wöchentlichen Meetings sollte in dieser Phase des Projektes unbedingt fortgeführt werden Projektkontext & Risiko Alle Maßnahmen der Risikoanalyse werden derzeit umgesetzt TODOs Status Thema TODOs Verantwortung Termin Prüfung der Verträge Angebote Rechtsberatung einholen Schreder Entscheidungen Status Thema Entscheidung Verantwortung Termin Platzmangel im Unternehmen Kapazitätsengpass im Rechtsbereich Grundsatzentscheidung Weiterführung des Projekts Hinzuziehen eines externen Rechtsanwaltes Bernhard Kranzinger Joachim Stöger / 16 TPG Project Handbook 2010

13 Protokoll Sitzung Name ProjektcontrollingSitzung Datum Ort Teilnehmer Name Firma Abteilung Hinweis Ziele Diskussion Projektstatus Analyse von Abweichungen und Problemen, Defintion von steuernden Maßnahmen Aktualisierung der Projektpläne Klärung er Fragen Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) Agenda Thema Verantwortung Anfang Dauer Ende Einstieg, Ziele, Ablauf 0:00 Blitzlicht TODOListe letzte Sitzung Erhebung Projektstatus, Vereinbarung von steuernden Maßnahmen Leistungsfortschritt, Ampel pro AP Termine Ressourcen und Kosten Projektkontext, Projektrisiko Klärung er Fragen zum und Probleme im Projekt Erstellung Projektfortschrittsbericht Projektausblick Vereinbarung der weiteren Vorgangsweise (WVW) Unterlagen pm k.i.s.s. project handbook Einladung ProjektcontrollingSitzung Entscheidungen Status Thema Entscheidung Verantwortung Termin Platzmangel im Unternehmen Grundsatzentscheidung Weiterführung des Projekts Bernhard Kranzinger Kapazitätsengpass im Rechtsbereich Hinzuziehen eines externen Rechtsanwaltes Joachim Stöger Mangelnde Unterstützung TopMgmt. Terminvereinbarung mit GF Hannelore Huber TODOs Status Thema TODOs Verantwortung Termin Akzeptanzsicherung Projektmarketingmaßnahmen planen & umsetzen (siehe Stakeholderanalyse) Aufhauser Prüfung der Verträge Angebote Rechtsberatung einholen Schreder / 16 TPG Project Handbook 2010

14 TODOs Nr SB Ereignis Datum Status Thema TODOs Verantwortung Termin 1 Projektcontrollin gsitzung 2 x Projektcontrollin gsitzung Akzeptanzsicherung Projektmarketingmaßnahmen planen & umsetzen (siehe Stakeholderanalyse) Aufhauser Prüfung der Verträge Angebote Rechtsberatung einholen Schreder / 16 TPG Project Handbook 2010

15 Entscheidungen Nr SB Ereignis Datum Status Thema Entscheidung Verantwortung Termin 1 x Projektcontrollin gsitzung 2 x Projektcontrollin gsitzung Projektcontrollin gsitzung Platzmangel im Unternehmen Kapazitätsengpass im Rechtsbereich Mangelnde Unterstützung TopMgmt. Grundsatzentscheidung Weiterführung des Projekts Bernhard Kranzinger Hinzuziehen eines externen Rechtsanwaltes Joachim Stöger Terminvereinbarung mit GF Hannelore Huber / 16 TPG Project Handbook 2010

16 Abschlussbericht Gesamteindruck Evaluierung Ziele Zielerreichung Konzeption und Implementierung einer RelaxingZone im Unternehmen Breite Akzeptanz für und Verwendung der RelaxingZone Sammlung von Erfahrung mit RelaxingZonen im Unternehmen und Basis für den Aufbau eines neuen Geschäftsbereichs Beitrag zur Erhöhung der Arbeitseffizienz der Mitarbeiter und Führungskräfte Gesamtzielerreichung Reflexion: Leistung / Termine Anfang Ende Ist ####### Basis Reflexion: Ressourcen / Kosten Ist Basis 300,0 200,0 100,0 0,0 Ressourcen [PT] Kostenübersicht [ ] Deckungsbeitrag [ ] , ,0 0,0 252,0 60, Reflexion: Organisation / Kommunikation / Teamarbeit Reflexion: Projektkontext Reflexion: Projektmanagement Lessons learned Restaufgaben Verantwortung Termin Projektabnahme Projektauftraggeber Projektleiter / 16 TPG Project Handbook 2010