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1 more time for content more time for business forcont business technology gmbh Nonnenstraße Leipzig Tel Fax SAP Anwendertag Christa Gaudlitz Geschäftsstelle Berlin Wittestraße 30 L Berlin Tel Fax

2 Inhalt des heutigen SAP Anwendertages Erfahrungsberichte der GASAG bei der Nutzung von SAP Technologie und Enterprise Content Management Technologien Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Technologien zur Erfassung, Verteilung, Verarbeitung und Speicherung von Daten und Dokumenten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsprozess. Seite 2

3 Marktanforderungen Seite 3

4 Informationsflut Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen John Naisbitt Seite 4

5 Herkunft der Informationsflut Filesysteme Sonstiges Systeme Web-Server Datenbanken Image Datenbanken Dokumenten Repositories Bilder Video-Bibliotheken Seite 5

6 Geschäftsprozesse Radikale Entwertung der Wertschöpfung durch den Faktor Zeit Prof. B. Okun Seite 6

7 Dokumente begleiten Prozeßketten im Unternehmen FI Buchhaltg. CRM Vertrieb Interner Auftrag Urlaubsschein Arbeitsanweisung MM Einkauf G&A Management PLM R&D Lageranfrage SCM Logistik Seite 7

8 Dokumente begleiten Prozeßketten zwischen Unternehmen CRM Angebot FI CRM/FI MM/FI FI CRM FI FI Lieferschein unterschrieben Lieferschein unterschriebe n Auftrag Lieferschein Auftrags bestätigung SD/FI Rechnung Seite 8 Vendor Customer

9 Regulierung des Marktes Die Weltwirtschaft hat bei Weitem mehr Bedeutung für unser Leben als die Rhetorik der Politiker John Naisbitt Seite 9

10 Handels- und Steuerrecht regelt und schreibt vor HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (z.b. Handelsbücher, Lageberichte etc. 10 Jahre, Geschäftsbriefe etc. 6 Jahre) AO: GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen UStG: Echtheit der Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit des Inhaltes elektronischer Dokumente (Integrität) US-Compliance-Anforderungen (z.b. Sarbanes Oxley Act, EuroSox, FDA,...) Seite 10

11 Herausforderung ERP Rechnungen Datenbank Lieferscheine Archiv Verträge Filesystem Seite 11

12 Lösung Elektronische Akte ERP Datenbank Archiv / Storage Filesystem / Mailserver Seite 12

13 Elektronische Akte im Prozess forcont factory Die elektronische Akte liefert alle Informationen auf einen Blick ERP Datenbank Abbildung des gesamten Dokument- Lebenszyklus Archiv / Storage Kombination eines webbasierten Dokumenten-Management-Systems und zentraler Integrationsplattform Filesystem Seite 13

14 Elektronische Akte und Integrationsplattform SAP-Daten Schriftstücke Bilder Seite 14

15 Explorer-Layout Sichten Menü Einfacher Zugriff auf verfügbare Dokumente Navigation Arbeitsbereich Seite 15

16 Elektronische Akte und DMS Funktionalität Vorhergehende Versionen Aktuelle Version eines Dokumentes im direkten Zugriff Seite 16

17 Lösungsbeispiele Anwendungen Vertragsmanagement Regulierungsmanagement Integriertes Managementsystem Technische Anlagendokumentation Elektronische Akten Projektakte Kundenakte Personalakte Lieferantenakte Netzanschlussakte Immobilienakte Patientenakte Vertriebsakte Prozessautomationen Posteingang Rechnungsprüfung Qualitätssicherung... innovativ, passend, leistungsstark Seite 17

18 Erdgasspeicherakte GASAG Berliner Gaswerke Interaktive Anlagendokumentation und Instandhaltungsdatenbank Elektronische Archivierung auf IXOS-System mit Oracle-Datenbank Dokumentenverlinkung mit Anlagenschemata im SISTO-System DMS für gesamte technische Dokumentation Anbindung an SAP PM Seite 18

19 Regulierungsmanagement NBB Elektronische Verwaltung, Bearbeitung und Ablage aller Daten und Dokumente für Regulierungsbehörde Organisatorische Unterstützung bei Beantwortung von Behördenanfragen durch Workflows Terminüberwachung inkl. Warn- und Eskalationshinweise Erhöhte Berichtsqualität durch Identifikation von Abweichungen und Inkonsistenzen Seite 19

20 Qualitätssicherung TRW Airbag Systems Automatisierung des Production Part Approval Process (PPAP) zur Erstmusterfreigabe Qualitätsnachweis auf Knopfdruck Schneller Zugriff für alle Mitarbeiter auf das eppap Senkung der Prozesskosten im Qualitätsmanagement um 75% Seite 20

21 Bau- und Lärmschutzakte Flughafen Leipzig/Halle Archivierungs- und Dokumenten-Management- Lösung zur Dokumentation des Startbahnausbaus Zentrale, revisionssichere Ablage der Baudokumente Schneller Zugriff für alle Mitarbeiter über das Web Langfristige Investitionssicherheit durch Möglichkeit der SAP-Integration Seite 21

22 Vertragsmanagement UFZ Effiziente Verwaltung aller Vertragsdokumente/ -daten Durchgängige Abbildung der Prozesse durch Integration der Lösung in bestehende IT-Landschaft Komplette Vertragshistorie sichert Transparenz und Nachvollziehbarkeit Abbildung logischer und rechtlicher Zusammenhänge zwischen Verträgen Selbsterklärende Anwendungsoberfläche Seite 22

23 Elektronische Akte und elektronische Signatur Seite 23

24 Vertragsakte Sichten vollständige Vertragsakte Wichtige Aktionen Seite 24

25 Nachweislicher Nutzen für Unternehmen und Anwender Sofortiger Zugriff auf Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort Reduzierung der Zeiten für Ablage und Wiedervorlage Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr Ordnungsmäßigkeit einfacher und kontrollierter herstellbar Schnelle Weiterleitung von Dokumenten intern und extern Parallele Bearbeitung ermöglicht parallele Abläufe Flexibilität in der Organisation Sicherungsmechanismen standardisiert Raumersparnis Seite 25

26 Update forcont business technology gmbh Seite 26

27 forcont Mission forcont bietet elektronische Aktenlösungen zur Steuerung kaufmännischer und technischer Geschäftsprozesse. forcont versteht sich als Partner von mittelständischen und Großunternehmen, insbesondere der Branchen... Ver- und Entsorgungswirtschaft, Automobilzulieferindustrie, Maschinen- und Anlagenbau. forcont zielt mit seinen prozessorientierten Lösungsangeboten auf aktuelle Kundenanforderungen bzgl.... Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, Reduzierung der Aufwände und Kosten, Erhöhung der Sicherheit. Seite 27

28 Elektronische Akte mit SAP RM (statische Akten) Seite 28

29 Elektronische Akte mit DocuLink im SAP Seite 29

30 Elektronische Akte und Integrationsplattform SAP-Daten Schriftstücke Bilder Seite 30

31 Spezifische Anwendersichten Verschiedene Sichten entsprechend des individuellen Informationsbedarfs Seite 31

32 Ausblick Produktentwicklung Client auf Basis von Adobe Flex Darstellung im Flash-Player Asynchrone Datenübertragung per XML Ergonomische Darstellung durch gleichzeitige Verwendung verschiedener Anzeigeelemente Mehr Informationen in kürzerer Zeit Bessere Übersicht Seite 32

33 Die neue Bedienoberfläche Durch die gleichzeitige Verwendung verschiedener Anzeigeelemente werden mehr Informationen als bisher übersichtlich dargestellt Kopfbereich Aktueller Arbeitsbereich Listenansicht Projekt-Explorer Detailansicht Aktionsmenü Seite 33

34 Impressionen Seite 34

35 forcont Unternehmen Unabhängiges Softwarehaus Lösungsanbieter für Enterprise Content Management Produktentwicklung, Lösungsdesign, Dienstleistung und Beratung Gründung 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH MBO im Jahr 2000 zur forcont business technology gmbh Geschäftsführung Christa Gaudlitz und Matthias Kunisch 50 Mitarbeiter an den Standorten Leipzig und Berlin Seite 35

36 Kundenliste (Auszug) Seite 36

37 Ihr Kontakt für maßgeschneiderte ECM-Lösungen forcont business technology gmbh Nonnenstraße 39 D Leipzig Telefon Telefax Geschäftsstelle Berlin Wittestraße 30 L D Berlin Telefon Telefax office@forcont.de Seite 37

38 DMS - Lösungsvorschlag für Asklepios (technisch) Client SAP Power user SAP GUI SAP / IS-H / i.s.h.med (DocuLink, Workflow) non SAP User WEB-Browser Havarielösung / Bauakte /... (Integration, DMS, Workflow) Applikation SAP Filesystem Exchange Oracle... Ablage Archiv Server Hardware Jukebox Storage System Seite 38