Vom Papier zur digitalen Akte

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Hella Krüger
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1 Vom Papier zur digitalen Akte Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung Thomas Hartl, Stadt Bergkamen Axel Riemer, DMI Münster

2 Historie DMI (Deutsches Mikrofilm Institut) der Weg vom traditionellen Familienunternehmen (Fotofachgeschäft) in Münster zum Marktführer für Archivierungsdienstleistungen im deutschen Gesundheitswesen. Unternehmensgründung: 1939 Erfahrung in der Archivierung von Patientenakten: seit 1966 Foto Schmelter, Münster/NRW um 1960 DMI Dienstleistungszentrum, Leisnig/Sachsen um 2008

3 Historie 1939 Fotofachgeschäft 1966 Erste Verarbeitung von Krankenakten 1979 DMI Deutsches Mikrofilm Institut für medizinische Dokumentation und Archivierung 1986 Archivoutsourcing (Status: 20 Mio. Patientenakten im Original + 30 Mio. Mikrofilmbackup Archivierungen) 1989 erstes Aktenverwaltungssystem (Status: rund 300 Installationen) 1996 Einführung Digitalisierung (Status: Patientenakten täglich) 1998 Einführung des idqms (integriertes Datenschutz- und Qualitätsmanagementsystem) 2009 archiv24 - die Fullserviceleistung für elektronische Patientenakte & Papierpatientenakte 2010 DMI Fachbeirat (Gründung Fachbeirat : )

Mikrofilmbackup Archivierungen) 1989 erstes Aktenverwaltungssystem (Status: rund 300 Installationen) 1996 Einführung Digitalisierung (Status: 20.

4 Fakten vollständiges Archiv-Dienstleistungsportfolio Consulting, Archivreorganisation, Archivführung/ -management, Dokumentenverarbeitung, Archivauslagerung, Rechenzentrumsbetrieb Rund 470 Mitarbeiter für Archivserviceleistungen qualifiziertes, auf die Archivierung medizinischer Dokumentation geschultes und ausgebildetes Fachpersonal 22 Standorte deutschlandweit Münster, Essen, Leisnig sowie 19 Servicestellen vor Ort beim Kunden mit rund 100 Mitarbeitern Rund 500 Kunden in Deutschland davon rund 400 Kliniken und Krankenhäuser, sowie Verwaltungen, Banken, Versicherungen

Dokumentation geschultes und ausgebildetes Fachpersonal 22 Standorte deutschlandweit Münster, Essen, Leisnig sowie 19 Servicestellen vor Ort

5 Standorte der DMI-Servicestellen Zentral verarbeitende Servicestelle Mitverarbeitung Essen Duisburg Düsseldorf Stolberg Verl Quedlinburg Leipzig Görlitz Fulda Hanau Hof

6 Erlangen Fürth Pforzheim Hechingen Balingen Albstadt Nördlingen/Oettingen Dillingen Wertingen Günzburg Dachau KrumbachMünchen Pasing München-Großhadern Neumarkt Parsberg Regensburg Barmherzige Brüder Regensburg Straubing Donauwörth Freyung Barmherzige Brüder München Augustinum München München Perlach Weilheim Traunstein Schongau Kempten Penzberg Peißenberg

Regensburg Barmherzige Brüder Regensburg Straubing Donauwörth Freyung Barmherzige Brüder

7 DMI Kunden : Trägergesellschaften

8 DMI Kunden (Auszug) BG Verkehr Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte BfArM DRK Hagen KKH Allianz Stadt Bergkamen Stadt Dortmund Stadt Iserlohn Stadt Schmallenberg Stadt Schwerte Wirtschaftsbetriebe der Stadt Unna

Allianz Stadt Bergkamen Stadt Dortmund Stadt Iserlohn

9 Fakten Marktführer für revisionssichere Langzeitarchivierung im deutschen Gesundheitswesen jährliche Verarbeitungskapazität > 300 Mio. Dokumente Platz für über 450 km Originalakten, 700 TB Rechenzentrumskapazität Datenschutz- und Qualitätsmanagementsystem Die Prozesse zur Archivierung von kaufmännischer, technischer und medizinischer Dokumentation sind im Rahmen des integrierten Datenschutz und Qualitätsmanagementsystems (kurz idqms) von DMI entsprechend dokumentiert. Das System erfüllt die Forderungen der DIN EN ISO Die TÜV Rheinland Group prüft die Erfüllung der Norm jedes Jahr.

Archivierung von kaufmännischer, technischer und medizinischer Dokumentation sind im Rahmen des integrierten Datenschutz und

10 Serviceorientierte Leistungen DMI stellt Leistungsbausteine für die Unterstützung von papierorientierten Geschäftsprozessen bereit: Medienkonvertierung Informationsgewinnung Langzeitarchivierung

papierorientierten Geschäftsprozessen bereit:

11 Serviceorientierte Leistungen Medienkonvertierung Informationsgewinnung Langzeitarchivierung

12 Lösungsblock Medienkonvertierung Komplette Medienlogistik DMI Kurierdienst DHL Logistikpartner Umwandlung von Papier Digitale Images Farbe + Schwarz/Weiß Mikrofilm Bis DIN A0 Umwandlung von elektronischen Formaten Archivmigrationen Datenträgermigration

Digitale Images Farbe + Schwarz/Weiß Mikrofilm Bis DIN A0

13 Lösungsblock Informationsgewinnung Strukturtransfer Papierakte -> elektronische Akte Dokumentenklassifikation Indexerzeugung Datenextraktion Formularlesen Rechnungsauslesung

14 Lösungsblock Langzeitarchivierung Digital Preservation Revisionssichere Langzeitarchivierung Beweiskrafterhaltung auf dem Image Zeitstempel und Signaturverfahren Verschlüsselung Unterstützung des elektronischen Kundenarchivs Hybrid mit analogem Backup auf Mikrofilm Onlinezugriff und elektronische Verfügbarkeit 24x7 Altarchivübernahme Einlagerung nach Medienkonvertierung Onlinezugriff Scan on demand Gesamtkapazität > 450km Akten

elektronischen Kundenarchivs Hybrid mit analogem Backup auf Mikrofilm Onlinezugriff und elektronische

15 Langzeitarchivierung mit archiv24 In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahren Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit die natürlich von DMI mit archiv24 erfüllt werden!

Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der

16 Projekt der Stadt Bergkamen mit DMI Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Projektparameter: ca. 800 Bauakten in 3 Jahren ca Zeichnungen (Format > DIN A3) ca Belege Schriftgut

17 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Ausgangssituation Arbeitsweise ohne digitale Archivierung

18 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Die Nachteile - Arbeitsweise ohne digitale Archivierung - Dezentrale Lagerung (im Keller / bzw. teils in Büroräumen) Erhöhte LaufwegeL Lange Suchzeiten Aufkommende Platzproblematik Vergriffene oder ggf. nicht auffindbare Akten Unbefriedigte Serviceleistungen Demotivation der Mitarbeiter Formatproblematik der verschiedenen Dokumente Fotos, Zeichnungen >DIN A3, Schriftverkehr Kopieren von Zeichnungen > DIN A3 aufwendig, teuer Farbige Darstellungen können nicht reproduziert werden Bereitstellung kompliziert Aktenübermittlung nur per Fax oder in Kopie möglich Reproduktionen aufwendig, teuer / schlechte Qualität Erhöhte Personalkosten

nicht auffindbare Akten Unbefriedigte Serviceleistungen Demotivation der Mitarbeiter Formatproblematik der verschiedenen Dokumente Fotos, Zeichnungen >DIN A3,

19 Fazit: Niedrige Kundenzufriedenheit und Mitarbeitermotivation

20 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Die Lösung - Die digitale Bauakte - Ist-Analyse, Planung und Projektierung mit DMI Outsourcing der Dienstleistung zum DMI Nutzung des jahrelangen DMI Know-Hows Neueste Technologien Breite Palette von Spezialscannern

DMI Outsourcing der Dienstleistung zum DMI Nutzung des jahrelangen

21 Von der Projektplanung über die Scandienstleistung bis zur zertifizierten Vernichtung: ein Partner - DMI

22 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Die Umsetzung Abholung der Bauakten durch DMI eigenen Fuhrpark Aktenvorbereitung Entheften, Entklammern, Aufkleben kleiner Belege Einfügen Aktentrennblatt vor jede Akte Entnahme der Zeichnungen und Einlegen Zeichnungsentnahmeblatt Einfügen Umschalttrennblatt zur selektiven Farbverarbeitung Scannen des Schriftguts an Kodak Hochleistungsscannern 200 dpi, duplex, s/w und selektive Farbverarbeitung besonderer Belege (z.b. Fotos) Löschung leerer Rückseiten über Schwellwert Scannen der Zeichnungen > DIN A3 an speziellen Zeichnungsscannern 200 dpi, Farbe

23 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Die Umsetzung Nach dem Scannen automatische Vollständigkeitsprüfung mit Protokollerstellung Zusätzlich Mikrofilm (von den digitalen Daten) als Langzeit-Backup Datenerfassung (Indexierung) Aktenzeichen Straße Hausnummer Dokumentenart Film- und Positionsnummer für den Mikrofilm Aufbereitung der digitalen Daten zur Integration in das Archivsystem DocuWare Zusendung der digitalen Daten per DVD

24 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Vorteile Hohe Scannqualität (auch für alte / dünne Belege) durch Kodak Perfect Page Farbige Dokumente werden farbig verarbeitet kein Informationsverlust! S/W und Farbdokumente in einer digitalen Akte Keine aufgeblähten digitalen Akten durch leere Rückseiten Integration der digitalen Zeichnung an die gleiche Stelle wie in der Originalakte Multi-Userzugriff aufgrund des Archivsystems DocuWare Datenschutzgerechte Vernichtung der Papierakten nach der Verarbeitung Neue Nutzung bisheriger Archivräume

25 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Neu Arbeitsweise mit digitaler Archivierung

26 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Neu Arbeitsweise mit digitaler Archivierung

27 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Neu Arbeitsweise mit digitaler Archivierung

28 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Neu Arbeitsweise mit digitaler Archivierung

29 Digitale Archivierung von Bauakten der Stadt Bergkamen Weitere digitale Archivierung in Bergkamen Passanträge Kanalakten Ratsvorlagen Grundstücks-Kaufverträge Buchungsbelege (selbst)

30 DMI GmbH & Co. KG I Otto-Hahn-Str I Münster

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