Einführung der elektronischen Personalakte mit Übernahme der Bestandsakten

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1 Einführung der elektronischen Personalakte mit Übernahme der Bestandsakten Externe Digitalisierung und Klassifizierungsdienstleistung für die NRW.BANK Robin Schopenhauer NRW.BANK Axel Riemer DMI GmbH & Co. KG MEMO 2015 Münster

2 NRW.BANK Die NRW.BANK ist die Förderbank für Nordrhein-Westfalen Eigentümer ist das Land Nordrhein-Westfalen Wettbewerbsneutraler Partner der Banken und Sparkassen Kennzahlen und Fakten Bilanzsumme 145 Mrd. jährliches Emissionsvolumen 10 bis 13 Mrd. Stammkapital 17 Mrd. Rechtsform AöR Vollbanklizenz MitarbeiterInnen und 55 Ausbildungsplätze Strategische Ausrichtung Bündeln von Förderprogrammen Kombination mit eigenen Fremd- und Eigenkapitalprodukten MEMO 2015, Münster

3 DMI GmbH & Co KG DMI ist das führende Dienstleistungsunternehmen für die Digitalisierung, Indexierung und Archivierung von Dokumenten. Seit 1966 bieten wir revisionssichere und effiziente Lösungen aus einer Hand. Kompetenzen Mehrwert- und Potenzialanalyse Archivreorganisation Archivsysteme (Inhouse und Outhouse) Scanservice Aktenarchivierung Revisionssichere digitale Langzeitarchivierung Fakten Über 700 Krankenhauskunden in Deutschland Über 150 Kunden aus Behörden, Versicherung, Industrie und dem kommunalen Bereich 44 Standorte deutschlandweit mit mehr als 778 Mitarbeitern TÜV-Zertifikat nach DIN EN ISO 9001:2008 Laufende Zertifizierung nach BSI TR RESISCAN Zertifiziertes Rechenzentrum > 300 SFTP- Verbindungen und Kapazität > 1 PB Digitalisierung von > 1 Mio. Papierbelegen täglich Datenzuwachs im Langzeitarchiv ca. 1 TB/Tag MEMO 2015, Münster

4 DMI Dienstleistungszentren und Servicestellen Münster Essen Leisnig MEMO 2015, Münster

5 NRW.BANK : Projektausgangssituation und Auftrag Ausgangssituation Doppelte Aktenführung an zwei Standorten Redundante Ablage von Dokumenten Ausgelastete Lagerkapazitäten Aufwändige Arbeitsprozesse Projektauftrag Standortunabhängiger, gleichzeitiger Zugriff auf digitale Akten Abschaffung der doppelten Aktenhaltung Entlastung der Lagerräume Voraussetzung für elektronische Arbeitsprozesse schaffen MEMO 2015, Münster

6 NRW.BANK: Projektziele und Organisation Projektziele Implementierung einer in SAP HCM integrierten elektronischen Personalakte zur Darstellung, Bearbeitung und Archivierung von Personalakten Digitalisierung der Bestandsakten und Integration in die elektronische Personalakte Konzeption und Implementierung des neuen Scanprozesses inkl. benötigter Hard- und Software Projektorganisation Arbeitspaket 1: IT-Lösung epa Arbeitspaket 2: Scanning Bestandsakten Arbeitspaket 3: Scanning laufender Betrieb MEMO 2015, Münster

7 Arbeitspaket 1: IT-Lösung epa Entscheidung für xft personnel file Erarbeitung eines Fachkonzepts Entwicklung der neuen Aktenstruktur 120 Dokumentenarten Zuordnung in 11 Haupt- und 28 Unterknoten Definition von Akten- und Dokumentenfunktionen Berechtigungskonzept Einbindung von Datenschutz, Rechtsbereich und Personalrat Umsetzung der IT-Lösung durch den SAP HCM Provider MEMO 2015, Münster

8 Arbeitspaket 2: Scanning Bestandsakten Outsourcing-Entscheidung Erarbeitung eines Fachkonzepts Ermittlung der Mengengerüste Definition von Verarbeitungsvorgaben Klassifizierung ja/nein Grundlage für die Ausschreibung Ausschreibung nach den Vorgaben des TVgG Zuschlag an DMI Setup-Phase Digitalisierung und Übertragung der Akten in die epa MEMO 2015, Münster

9 Arbeitspaket 2: Prozessschritte im DMI Scanvorbereitung: Entheften, Glätten, Aktentrennung über Trennblatt mit registriertem Barcode, Trennung bei mehrseitigen Dokumenten Digitalisierung "Ersetzendes Scannen (RESISCAN) - TR : An Hochleistungsscannern mit Vergabe Paginiernummer zur eindeutigen Identifizierung jedes einzelnen Beleges MEMO 2015, Münster

10 Arbeitspaket 2: Prozessschritte im DMI Qualifizierte Signatur: Ergänzenden Signatur zum PDF Dateiformat: PDF/A mit OCR Indexierung mit Validierung: Automatisiertes Erkennen des Belegtypes (Klassifikation) entsprechend den Vorgaben mit manueller Nachkorrektur (Verify) MEMO 2015, Münster

11 Arbeitspaket 2: Scanning Bestandsakten Digitalisierung mit Belegtypisierung=Klassifikation Zuordnung zu den SAP Dokumentenarten MEMO 2015, Münster

12 Arbeitspaket 2: Einrichtung der Klassifizierung Musterakte und Aktenplan Training des Systems Benchmarking Ergebnisbesprechung MEMO 2015, Münster

13 Arbeitspaket 2: Klassifikation der Beleg in den Personalakten MEMO 2015, Münster

14 Arbeitspaket 2: Beispiel / TAUSCHEN!

15 Arbeitspaket 2: Prozessschritte im DMI Qualitätssicherung: regelmäßige Stichprobenkontrollen und Vergleich des digitalen Images mit dem Originalbeleg Export: Übergabe der Indexdaten und digitalen Images per sftp an die Schnittstellen (Fiducia SAP ) Lagerung der Originaldokumente nach der Verarbeitung: Einlagerung im DMI Sicherheitsarchiv für 12 Monate mit der Möglichkeit der Anforderung im Klärfall Vernichtung: Originaldokumente und digitale Daten werden nach Freigabe durch die NRW.BANK datenschutzgerecht vernichtet MEMO 2015, Münster

16 Arbeitspaket 3: Scanning laufender Betrieb Entwicklung eines Fachkonzepts Dokumenteneingangsszenarien Benötigte Soft- und Hardwarekomponenten Aufbau von Scanarbeitsplätzen Im Personalbereich An Standorten Düsseldorf und Münster Definition und Schulung des Scanprozesses MEMO 2015, Münster

17 MEMO 2015, Münster Sprechen sie uns an!

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