Vision Dokumenten-Management

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1 Vision Dokumenten-Management Effizienter Einsatz von Dokumenten-Management-Lösungen Marcus Küppers 9. SAR-Business-Lunch

2 DMS als Unternehmens-Cloud Warum? Reduzierung der Papierablage Einheitliche Struktur Schnellere Suche

3 Vision Unternehmens-Cloud für Dokumente und Informationen: Zukunft oder Realität? Herausforderung bei Papierakten:

4 Vision Unternehmens-Cloud für Dokumente und Informationen: Zukunft oder Realität? Die digitale Akte:

5 Diese Kunden digitalisieren bereits seit Jahren ihre Dokumente:

6 Digitale Akte Live

7 Produkte und Lösungen EASY ENTERPRISE Server Basis System zur revisionssicheren Archivierung EASY DOCUMENTS Webbasierende DMS- und Workflow-Lösung EASY xtract Extraktionslösung für professionelle Datenerfassung EASY xbase Revisionssichere -Archivierung für MS Exchange Server EASY xstore Integrierte File-Server-Archivierung EASY xshare Integration in MS Share Point Portal Server

8 Vertragsverwaltung mit EASY CONTRACT

9 Warum Vertragsmanagement? Zentrale Verwaltung Aufbau übersichtlicher Strukturen einheitliche Datenbasis Reduzierung von Vertragsrisiken Globale Fristenüberwachung Einfache Suchfunktion Einheitlicher Bearbeitungsprozess Transparenz bei der Vertragsfreigabe

10 Inhalte des Vertragsmanagement Vertragsverwaltung (Dokumente und Daten) Fristenkontrolle Vertragserstellung Abbildung von Genehmigungsprozessen Vertragserfüllung (in Anlehnung an die Vertragsbedingungen) Vertragscontrolling Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine und -fristen Vertragsarchivierung (Anbindung an Dokumenten-Management-Systeme)

11 Zentrale Vertragsakte

12 Die Vertragsmappe übersichtliche Vertragsstrukturen Erfassung aller relevanten Daten Individuelle Verrechtung automatische Vertragsverlängerung Erstellung von Vertragsfristen Benachrichtigung bei bestimmten Ereignissen Einordnung in Organisationseinheiten Protokollierung von Veränderungen

13 Organisationseinheiten Abbildung der eigenen Organisation mehrstufige Gliederung Rechtevergabe auf Unterorganisationen Ansicht aller Verträge einer Abteilung jederzeit erweiterbar

14 Auswertungen Ausgaben- und Einahmenreports global oder für einzelne Vertragsarten oder Vertragspartner Datumsfilter Statusberichte der Verträge Excel Export Verrechtung von Auswertungen

15 Verträge finden statt suchen einfaches Finden durch Volltextsuche schnelle Suche über den kompletten Datenbestand komplexe Suchfunktion durch verwenden mehrerer Suchbegriffe Speichern individueller Suchen

16 EASY CONTRACT ist: komplett webbasiert einfach zu administrieren offen zu anderen Systemen einfach und intuitiv zu bedienen flexible und individuell anpassbar zeitsparend durch schnelles Auffinden von Verträgen kostensparend durch besseres Vertragscontrolling mehrmandantenfähig

17 Installationsbasis ACD Datensysteme (Auszug)

18 Workflow-Management mit EASY DOCUMENTS

19 Workflow-Management Was ist das? informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen Abbildung von Geschäftsprozessen auf Detailebene Erfassung aller Aktivitäten eines Geschäftsprozesses Integration der am Geschäftsprozess beteiligten Personen und Systeme

20 Ziele des Workflow-Management Verbesserung der Prozessqualität Vereinheitlichung von Prozessen Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten Erhöhung der Informationsverfügbarkeit Vermeidung von Medienbrüchen Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen) Quelle Wikipedia

21 Verschiedene Arten von Workflows Ad-hoc Workflows Kaum standardisiert Vergleichbar mit flexiblen Versendelisten Nicht kontrollierbar i. d. R. wenig Einsparpotential Collaborate Workflows Teilweise definierter Rahmen Flexible Elemente Hohes Einsparpotential Kontrollierbar Definierte Eskalationspfade Production Workflow Fest definierter Rahmen Sehr hohes Einsparpotential Stark kontrollierbar

22 Workflow-Management i. V. m. DMS Da Workflows Dokumenten- und Datenbasiert sind, sollte ein DMS alle Workflowarten unterstützen. Häufig müssen die Workflowdaten und Dokumente nach Abschluss des Workflows archiviert werden. Zugriff auf andere Dokumente innerhalb eines Workflows z. B. Zugriff auf die Bestellung beim Rechnungsprüfungsprozess

23 Ergänzende Systeme zum WFM Archiv-Dokumenten-Management-System Revisionssichere Ablage der Workflow-Daten Suche in abgeschlossenen Workflows Verknüpfung von Workflows mit relevanten Dokumenten Capture-Systeme (Scansysteme) Professionelle Scansoftware zur Erfassung von Papierbelegen ggfs. integrierte OCR Software Extraktionssysteme Automatisches Auslesen relevanter Informationen auf Dokumenten Automatische Klassifizierung von Papierdokumenten Komplexe Datenbankabgleiche zur Vervollständigung von Daten

24 Funktionen von EASY DOCUMENTS Geschäftsvorgänge werden in einer digitalen Mappe zusammengefasst Gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender (DMS) Rationalisierung des Dokumentenflusses durch vorgegebene oder frei definierbare Versendeszenarien Transparenz der Vorgänge über den Browser Anbindung revisionssicherer Archive umfangreiche DMS-Funktionen wie Wiedervorlage, Versionierung und check-in/out Datenbankanbindung Volltextsuche in Dokumenteninhalten

25 Installationsfreier WEB-Client Browser gestützte Oberfläche keine Installation am Arbeitsplatz Zero Level Administration verschlüsselte Übertragung mehrsprachig

26 Ergonomische Oberfläche look an feel von Outlook Intuitive Bedienung Ordner individuell anpassbar Hervorhebung von neuen Mappen Abwesenheitsassistent Benachrichtigung beim Eingang neuer Mappen

27 In der Mappe Felder und Dokument werden auf einer Seite dargestellt Datenbankanbindung (Stammdaten) Positionszeilen Erfassung Zoom Funktion Annotations (Gelbe Zettel) Hinzufügen beliebiger Dokumente (Excel, Word, , etc.)

28 Monitor und Status wer bearbeitet zur Zeit die Mappe? Laufweg der Mappe Aktionen innerhalb der Mappe Kommentare zu einem Vorgang jederzeit einsehbar kann nicht gelöscht werden kann auf Wunsch deaktiviert werden

29 DOCUMENTS Workflow Grafische Programmierung des Workflows Kann durch die Fachabteilung erfolgen Schnelle und einfache Erstellung komplexer Abläufe Integriert in MS Visio

30 Rechnungsworkflow ein Standard?

31 Nur theoretisch

32 EASY RECORDS for HR Die digitale Personalakte als Standardlösung für jedes Unternehmen

33 AGENDA Triebfeder zur Einführung einer digitalen Personalakte Anforderungen an die Personalakte Vorteile der digitalen Personalakte EASY RECORDS for HR Technik

34 Begriffsdefinition Die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Dieses speziell für die Personalabteilung von Unternehmen entwickelte Dokumenten- Management-System ersetzt durch elektronische Archivierung die traditionelle Papier- Personalakte. (Quelle: Wikipedia)

35 Motivation zur Einführung der digitalen Personalakte Die meisten Personalprozesse vom Feststellen des Personalbedarfs bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses starten mit dem Erstellen eines Dokuments. Mit fortschreitender Digitalisierung der Prozesse wird das Führen einer papierbasierten Akte immer schwieriger und aufwendiger. Ziel der Einführung der digitalen Personalakte: Einsparungen von Lager und Registraturkosten Einhaltung von Corporate Governance/Compliance Qualitative Verbesserung der Personalarbeit von der Personalverwaltung zum Personalmanagement Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

36 Motivation zur Einführung der elektronischen Personalakte

37 Allgemeine Anforderungen an die Personalakte Beim Führen von Personalakten kommt eine ganze Reihe von Gesetzen und Vorschriften zum Tragen, u. a.: das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG; Einsichtsrecht der Arbeitnehmer in die Personalakte nach 83 BetrVG), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG; Zulässigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nach 4 und 28 BDSG) das Handelsgesetzbuch (HGB; Aufbewahrungsfristen kaufmännischer Unterlagen nach 257 HGB, Führung der Handelsbücher nach 239 HGB), die Abgabenordnung (AO; Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung nach AO) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS; BMF-Schreiben v IV A 8 S /95, BStBl I 1995 S. 738) die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU; BMF-Schreiben v IV D 2 S /01, BStBl I 2001, S. 415).

38 Allgemeine Anforderungen an die Personalakte Legt ein Unternehmen Personalakten an, so ist im Hinblick auf den durch das Grundgesetz gewährleisteten Schutz der Persönlichkeit folgendes zu beachten: Die Akten dürfen nicht allgemein zugänglich sein und müssen sorgfältig verwahrt werden. Der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter ist möglichst eng zu halten. Besonders sensible Informationen (z. B. zur Gesundheit des Arbeitnehmers) sind verschlossen aufzubewahren.

39 Vorteile für die Personalabteilung Geringe Lagerkosten/Folgeinvestitionen durch Verringerung/ Eliminierung der Papieraktenführung Keine Redundanzen von Akten durch standortunabhängigem Zugriff via Web-Client Keine Redundanzen durch Überwindung der Medienbrüche (strukturierte und unstrukturierte Informationen in einer Akte) Schnelle Informationsgewinnung und -weitergabe durch einheitliches und vereinfachtes Handling Revisionssichere Ablage

40 Vorteile für die Personalabteilung Einhaltung von Aufbewahrungsfristen Beachtung/Einhaltung von Löschfristen Eindeutige Berechtigungskonzepte mit Zugriffsprotokollierung Einfache Freigabe der Akteneinsicht durch den HR-Sachbearbeiter Eliminierung von Transport- und Lagerzeiten in Prozessen

41 Vorteile für die Personalabteilung Möglichkeiten Mehrwerte auszunutzen Bewerbermanagement Personalentwicklung Self-Service-Management Datenpflege durch Mitarbeiter Urlaubsanträge etc.

42 Lösungsansatz Postverteilung Elektronische Akten Geschäftsprozesse

43 EASY RECORDS for HR Administration per WEB-Client Abbildung der Organisationsstruktur Vergabe von Rollen und Rechten

44 EASY RECORDS for HR Benutzerfreundliche Sicht und Pflege der Mitarbeiterdaten

45 EASY RECORDS for HR individuelle Freigabe durch den Personalsachbearbeiter für den anfragenden Mitarbeiter - Kein IT-Admin erforderlich

46 EASY RECORDS for HR - individuelle Freigabe für den Vorgesetzten - kann unlimitiert freigegeben oder zeitlich begrenzt werden

47 Von der Personalakte zum Personalmanagementsystem

48 Ausbaustufen von EASY RECORDS for HR Frühes Scannen der personalbezogenen Eingangspost Aus Papier werden elektronische Images plus: Integration weitere Dokumentenquellen (Fax, , ) Dokumente automatisch Erkennen und Prüfen Klassifikation: Automatische Zuordnung zur jeweiligen Dokumentart Extraktion: Automatisches Auslesen aller relevanten Index- und Nutzdaten Automatische Prüfungen durch Abgleich mit Stammdaten Übergabe an führendes Personalmanagementsystem Automatisches Einstellen in die digitale Personalakte

49 Interface Ausbaustufen von EASY RECORDS for HR Automatische Klassifizierung und Indexierung Digitale Personalakte 1 Stammdaten Personalstamm Dokumente Faxe Scanner EASY Personal 2 4 Digitale Aktenstruktur - - Records s 3 5 VERIFY Indizierarbeitsplatz (1 n mal) Sachbearbeitung im führenden Personalmanagementsystem

50 Ausbaustufen von EASY RECORDS for HR

51 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

52 Inhalt Allgemein Begriffsdefinition im Dokumenten-Management-Umfeld rechtliche Aspekte der elektronischen Archivierung -Archivierung mit EASY xbase Vertragsverwaltung mit EASY CONTRACT EASY RECORDS for HR Datenextraktion mit EASY xtract Workflow-Management mit EASY DOCUMENTS Praxisbeispiele WFM

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