Protokoll schreiben. Die verschiedenen Protokoll-Typen

Transkript

1 Prtkll schreiben Das Schreiben eines Prtklls ist immer dann erfrderlich, wenn eine Sitzung, Knferenz, Tagung der auch der Verlauf des Unterrichts verschriftlicht werden sll. Wenn wir ein Prtkll schreiben, sprechen wir vm Prtkllieren. Das Prtkll ist hilfreich, um Außenstehende über den Gesprächsverlauf zu infrmieren und bündelt auch im Nachhinein wesentliche Details. Das Wichtigste beim Prtkll-Schreiben ist demnach Genauigkeit und Objektivität. In diesem Beitrag möchten wir die unterschiedlichen Arten des Prtklls darstellen, den Aufbau eines Prtklls vrstellen und hilfreiche Tipps zum Vrbereiten, Schreiben und Ausfrmulieren eines Prtklls geben. Weiterhin möchten wir Ihnen einige Hinweise geben, wann wir welche Art des Prtkll-Schreibens bevrzugen sllten und welcher Typus sich in den unterschiedlichen Situatinen anbietet. Das Wrt Prtkll leitet sich aus dem Lateinischen ab (prtcllum). Prtcllum leitet sich wiederum aus dem Altgriechischen (πρωτόκολλον, prtóklln) her und meinte ursprünglich ein Blatt, das an Papyrusrllen geklebt war und bibligrafische Angaben beinhaltete. Später wurde der Begriff dafür gebraucht eine chrnlgische Abflge zu beschreiben. S verstehen wir ihn auch heutzutage. Die verschiedenen Prtkll-Typen Prinzipiell ist das Schreiben eines Prtklls gleichbleibend. Es gibt einen Vrgang und dieser wird durch das Prtkll beschrieben. Allerdings gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Dabei unterscheiden wir in zwei verschiedene Arten des Prtkllierens, wbei es vn der jeweiligen Situatin abhängt, welcher Typus sich in dieser empfiehlt. Wir unterscheiden beim Prtkll-Schreiben zwischen Ergebnisprtkll und Verlaufsprtkll und einigen Snderfrmen. Dabei bildet das Stundenprtkll (auch Seminarprtkll) eine Mischfrm der beiden. Neben dieser gibt es nch das Gedächtnisprtkll und das Wörtliche Prtkll, die jedch recht selten für die gängige Praxis des Prtkllierens gebraucht werden, da sie nur bedingt für das Festhalten taugen. Nachflgend werden wir Ihnen die einzelnen Herangehensweisen vrstellen. Dabei geben wir an, wrum es sich beim jeweiligen Typus handelt, wfür dieser geeignet ist und welche Dinge beim Prtkll-Schreiben zu beachten sind. Unter den Einträgen finden Sie einen weiterführenden Hinweis mit Tipps zu Aufbau und Gestaltung der vrgestellten Prtkll- Art.

2 Verlaufsprtkll schreiben Das Verlaufsprtkll gibt den Ablauf eines Ereignisses der einer Versammlung knapp und sachlich wieder. Das bedeutet, dass es im Gegensatz zum Ergebnisprtkll aufzeigt, welche Redebeiträge beim Zusammentreffen geäußert wurden. Hierbei sllten die einzelnen Äußerungen der Sprecher möglichst genau benannt und zeitlich erfasst werden. Dabei ist das Verlaufsprtkll stets im Präsens verfasst, in Stichpunkte gegliedert und gibt Redebeiträge in der Indirekten Rede wieder. Besnders geeignet ist das Verlaufsprtkll für Vereinssitzungen der Versammlungen, die Inhalte besprechen und durch Gespräche zum Ergebnis gelangen. Aber auch im Bereich der Naturwissenschaften ist es sinnvll, diese Frm zu wählen, da s alle Abläufe exakt festgehalten werden können. Die Redebeiträge werden deshalb genannt, weil Entschlüsse, Meinungen und Knklusinen stets nachvllziehbar bleiben sllen und smit eine Hinführung erfrderlich ist. Aufbau eines Verlaufsprtklls Prtkllkpf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Prtkllanten) Nennung der einzelnen Punkte der Tagesrdnung, sfern eine vrhanden ist. Knappe, sachliche und bjektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekmmen ist. Es werden als nicht nur Ergebnisse prtklliert, sndern auch deren Entstehung. Unterschrift des Prtkllführers und des Vrsitzenden der Versammlung. Gibt es zu einer Diskussin Anlagen (Kpien, Dkumente, Handuts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online- Quellen sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben. Hinweis: Schreiben wir dieses Prtkll in der Universität/Schule, gehören in den Kpf natürlich nch Angaben über Schule/Universität, den Dzenten/Lehrer, das Seminar/Fach, das Thema und das Semester/die Klassenstufe. Vr- und Nachteile des Verlaufsprtklls Sllten wir ein slches Prtkll schreiben, fällt auf, dass es ftmals sehr ausschweifend und unübersichtlich werden kann. Das liegt darin begründet, dass das Verlaufsprtkll stets chrnlgisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abflge stören können. Allerdings sind Verlaufsprtklle vr allem dann vrteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge der Bebachtungen exakt nachempfunden werden sllen.

3 Ergebnisprtkll schreiben Das Ergebnisprtkll rientiert sich im Gegensatz zum Verlaufsprtkll an den Ergebnissen einer Bebachtung, Besprechung der auch Sitzung und gibt keine Redebeiträge wieder, sndern liefert lediglich Kernaussagen und Beschlüsse der jeweiligen Auseinandersetzung. Flglich werden Redebeiträge nach Oberbegriffen gerdnet und gleiche Beiträge vn unterschiedlichen Sprechern zusammengefasst. Nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen werden hierbei unterschlagen und nicht ins Prtkll geschrieben. Dabei wählt das Ergebnisprtkll stets das Präsens und gibt alle Aspekte stichpunktartig in einer lgischen (nicht chrnlgischen) Reihenflge wieder. Dennch ist es sinnvll, für das Ergebnisprtkll ein Verlaufsprtkll als Grundlage anzufertigen und die Ergebnisse daraus zusammenzufassen. Besnders geeignet ist das Ergebnisprtkll für Knferenzen und Diskussinen, die Beschlüsse beinhalten. Es kann dadurch einen schnellen Überblick verschaffen. Aufbau eines Ergebnisprtklls Prtkllkpf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Prtkllanten) Sfern vrhanden, kann ein Ablaufplan angeführt werden. Sachliche und bjektive Schilderung der Ergebnisse der Versammlung. Unterschrift des Prtkllführers und des Vrsitzenden der Versammlung. Gibt es zu einer Diskussin Anlagen (Kpien, Dkumente, Handuts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online- Quellen sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben. Hinweis: Schreiben wir dieses Prtkll in der Universität/Schule, gehören in den Kpf natürlich nch Angaben über Schule/Universität, den Dzenten/Lehrer, das Seminar/Fach, das Thema und das Semester/die Klassenstufe. Vr- und Nachteile des Ergebnisprtklls Sllten wir ein slches Prtkll schreiben, fällt auf, dass es ftmals sehr ausschweifend und unübersichtlich werden kann. Das liegt darin begründet, dass das Verlaufsprtkll stets chrnlgisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abflge stören können. Allerdings sind Verlaufsprtklle vr allem dann vrteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge der Bebachtungen exakt nachempfunden werden sllen. Außerdem ist es wichtig, beim Schreiben ein gesndertes Augenmerk auf eine bjektive Darstellung zu legen, da das Ergebnisprtkll sehr anfällig für subjektive Inhalte ist (Auswahl und Darstellung der Ergebnisse). Sllte es bei einer Sitzung kein Ergebnis geben, ist es sinnvll, die Argumente der einzelnen Standpunkte herausarbeiten und ins Prtkll schreiben. Nebensächliche Gedanken können dabei außer Acht gelassen werden.

4 Seminarprtkll Das Seminarprtkll (auch Stundenprtkll) ist eine Mischfrm des Ergebnisprtklls und des Verlaufsprtklls. Es geht darum, dass ein Teilnehmer der Sitzung den Verlauf und dessen Ergebnisse prtklliert, s dass sich die anderen Teilnehmer auf den Ablauf der Lehrveranstaltung knzentrieren können und nicht mitschreiben müssen. Das Seminarprtkll sllte unmittelbar nach der Sitzung allen Teilnehmer zur Verfügung gestellt werden. Vrdergründig daher auch der Name kmmt diese Frm des Prtklls an Universitäten, Schulen der anderen Ausbildungsstätten zum Einsatz. Auch hier ist die gewählte Zeitfrm stets das Präsens und das Geschriebene wird in Stichpunkten festgehalten. Auch beim Seminarprtkll sllte auf Objektivität geachtet werden. Allerdings ist es schwierig, die wichtigsten Inhalte herauszuarbeiten, da diese bei den anderen Teilnehmer wanders liegen können. Um eine sinnvlle Arbeit im Nachhinein zu ermöglichen, ist es durchaus sinnvll, beim Schreiben wert auf Vllständigkeit zu legen. Aufbau eines Seminarprtklls Prtkllkpf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Prtkllanten, Schule/Universität, Dzent/Lehrer, Seminar/Fach, Thema und Semester/Klassenstufe.) Wenn es eine Gliederung gibt, kann diese angeführt werden. Knappe, sachliche und bjektive Schilderung der Lerninhalte. Fragestellungen und ffene Fragen, die in der nächsten Sitzung behandelt werden könnten. Weiterhin werden alle Thesenpapiere, Arbeitsblätter und Tafelbilder ins Prtkll übernmmen der als Kpie beigefügt. Unterschrift des Prtkllführers und des Lehrer/Dzenten der Veranstaltung. Vr- und Nachteile des Seminarprtklls Der Schwerpunkt wird durch einen Teilnehmer bestimmt, weshalb mitunter wesentliche Aspekte nicht beachtet werden. Das Seminarprtkll kann durchaus unübersichtlich werden, wenn versucht wird, alle Gedankenstränge eines Lehrenden auszuführen und Redebeiträge zu beachten. Der eindeutige Vrteil ist allerdings die uneingeschränkte Aufmerksamkeit der anderen Kursteilnehmer, die hne Ablenkung am Seminar partizipieren können. Wörtliche Prtkll Das wörtliche Prtkll ist eine Snderfrm des Verlaufsprtklls und macht das, was der Name schn verrät. Es gibt den Wrtlaut wieder und versucht, alle Äußerungen zu prtkllieren. Dabei kmmt das wörtliche Prtkll bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Dabei werden beispielsweise Zeugenaussagen im Wrtlaut prtklliert, um auch im Nachhinein einen Überblick der Verhandlung zu schaffen. Hierbei wäre eine Kürzung durch den Prtkllanten sgar hinderlich, da ftmals nicht klar ist, welche Aussagen für den Przess im Nachhinein eine Rlle spielen. Auch plitische Debatten im Bundestag werden häufig durch ein wörtliches Prtkll festgehalten.

5 Wichtig ist, dass wir uns an die gängigen Zitierregeln halten, s dass alle Aussagen im Nachhinein den einzelnen Gesprächsparteien zugerdnet werden können. Gerade bei strittigen Fragen der Aussagen sind slche Nachweise im Nachhinein mitunter entscheidend. Aufbau eines wörtlichen Prtklls Prtkllkpf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Prtkllanten Ausführliche, genaue und bjektive Schilderung der Verhandlung der des Gesprächs. Weiterhin werden alle nicht gesprchenen Aspekte benannt Störungen und Nnverbales. Unterschrift des Prtkllführers und des Vrsitzenden der Veranstaltung. Vr- und Nachteile des wörtlichen Prtklls Diese Frm des Prtkll-Schreibens ist häufig sehr ausführlich und natürlich ideal, um ein Gespräch nahezu live mitzuverflgen. Dafür sllte ein Prtkllant jedch die Kunst der Stengraphie beherrschen (Schnellschrift), um überhaupt alle Aussagen schriftlich zu fixieren. Allerdings kann das wörtliche Prtkll recht unübersichtlich werden, da die Infrmatinen und Aussagen chrnlgisch erfasst werden, wdurch eine Ordnung kaum aufrechtzuerhalten ist. Gedächtnisprtkll Beim Schreiben eines Gedächtnisprtklls geht es darum, das Geschehen aus der Erinnerung zu reknstruieren und durch das Prtkllieren festzuhalten. Demnach werden die einzelnen Inhalte einer Versammlung der Sitzung nach ihrem Sinn und weiterhin stichpunktartig wiedergegeben. Das Gedächtnisprtkll ist als nicht chrnlgisch und aus der Erinnerung aufgeschrieben. Dabei sind wesentliche Fragen und Inhalte zusammenzufassen, wbei die Ergebnisse einer Abstimmung dennch exakt angegeben werden. Das Gedächtnisprtkll hat kaum Beweiskraft und sllte vn daher nur für unwichtige Sitzungen genutzt werden. Das Gedächtnisprtkll flgt dabei keinem strikten Aufbau und wir können uns getrst am Aufbau des Ergebnisprtklls rientieren.

6 Allgemeine Tipps zum Schreiben eines Prtklls Wir haben versucht, alle wesentlichen Infrmatinen zum Prtkll-Schreiben in diesem Beitrag zu bündeln. Abschließend möchten wir Ihnen Tipps zum Frmulieren mit auf den Weg geben. Ein Prtkll ist stets im Präsens verfasst. Das bedeutet, dass sich alle anderen Zeitfrmen per se ausschließen. Allerdings werden Begründungen im Knjunktiv geschrieben und in einigen Fällen müssen wir krrekte Zitierregeln anwenden (Wörtliches Prtkll). Beim Prtkll-Schreiben müssen wir darauf achten, bjektiv, neutral und sachlich zu frmulieren. Unsere persönliche Meinung hat hierbei keinen Platz und auch wertende Adjektive müssen vermieden werden. Sllte es für einen Sachverhalt eine Erklärung benötigen, muss diese in Klammern angegeben werden, s dass klar ist, dass sie kein Bestandteil des Prtklls ist. Tipp zum Prtkllieren: Idealerweise fertigen wir schn während der Sitzung eine Mitschrift an und verfassen auf dieser Grundlage das Prtkll. Natürlich schließt sich das bei einigen Frmen aus, dch s können wir verhindern, dass Wichtiges in Vergessenheit gerät. Verlaufsprtkll Das Verlaufsprtkll ist eine Frm des Prtkllierens, wbei der Prtkllant den Ablauf einer Sache, eines Ereignisses der einer Frm niederschreibt. Dabei wird das Verlaufsprtkll stets stichpunktartig und außerdem im Präsens verfasst. Im Gegensatz zum Ergebnisprtkll gibt es darüber Aufschluss, wie die Teilnehmer zu einem Ergebnis kamen. Das Verlaufsprtkll gibt die Redebeiträge einer Diskussin wieder und reduziert diese nicht nur auf das Ergebnis. Allerdings werden die einzelnen Äußerungen der Teilnehmer sinngemäß niedergeschrieben und nicht im Wrtlaut prtklliert. Die einzelnen Diskussinsbeiträge werden in der indirekten Rede verfasst. Das Verlaufprtkll eignet sich vrnehmlich für Diskussinen und Versammlungen, bei denen ersichtlich sein muss, was zum Ergebnis führte. S können im Nachhinein die einzelnen Bebachtungen, Äußerungen und Redebeiträge verflgt und erschlssen werden. Flglich wird dieses Prtkll vr allem im Bereich der Naturwissenschaften bevrzugt, da Versuchsabläufe exakt beschrieben werden können. In diesem Beitrag werden wir Ihnen den Aufbau (Gliederung) eines Verlaufsprtklls zeigen, Ihnen ein Beispiel für das Verlaufsprtkll geben. Weiterhin möchten wir Ihnen eine Mustervrlage zum Ausdrucken zur Verfügung stellen, s dass Sie eigene Verlaufsprtklle schreiben können.

7 Exemplarischer Aufbau eines Verlaufsprtklls Prtkllkpf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Prtkllanten) Nennung der einzelnen Punkte der Tagesrdnung, sfern eine vrhanden ist. Knappe, sachliche und bjektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekmmen ist. Es werden als nicht nur Ergebnisse prtklliert, sndern auch deren Entstehung und einzelne Gedanken aufgefasst. Unterschrift des Prtkllführers und des Vrsitzenden der Versammlung. Gibt es zu einer Diskussin Anlagen (Kpien, Dkumente, Handuts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online- Quellen, sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben. Das Verlaufsprtkll muss sich nicht in allen Aspekten nach dieser Gliederung richten und kann natürlich durch Unterpunkte und zusätzliche Infrmatinen ergänzt werden. Beispiele für das Verlaufsprtkll Sitzung des Wrtwuchs e.v., Ort: Knferenzraum der Mustermann-Stiftung, Alexanderplatz, Berlin; Zeit: 16 Uhr bis 17:30 Uhr Teilnehmer: Hubert Aachen, Anne Chiasmus, Sphie Mittelstädt, Rbert Prenz, Jnas Ullstein Abwesende: Christine Mullenbach, Rnja Opp Versammlungsleitung: Hubert Aachen Prtkllantin: Sphie Mittelstädt Tagesrdnung:: 1. Sinkende Abnnentenzahl des Magazins 2. Stand auf dem Hchschulstraßenfest 3. Snstiges 4. Organisatrisches 1. Sinkende Abnnentenzahl A. C. und R. P. schildern, wie sich die Abnnentenzahl im vergangenen Quartal entwickelt hat. Die Tendenz ist fallend. A. C.: Wir haben einen starken Abfall der gültigen Abnnements bebachten können. Die Anzahl ist vn 350 auf 270 zurückgegangen. H. A.: Welche Gründe sind anzunehmen? A.C. räumt ein, dass die Gründe für den Rückgang unbekannt sind. J. U. schlägt vr, dass die Abnnenten über ihre Zufriedenheit befragt werden. Beschluss: Zur nächsten Sitzung Vrbereitung eines Anschreibens der derzeitigen Abnnenten (Fragebgen, Anschreiben) durch J. U. Alle Teilnehmer sind mit diesem Beschluss einverstanden.

8 2. Stand auf dem Hchschulstraßenfest Im Juni 2014 findet das HSF statt. Der Verein wird durch einen Stand vertreten. Derzeit ist unklar, w sich dieser befindet und welche Inhalte präsentiert werden. H. A. regt an, beim Studierendenrat nach dem Standrt zu fragen. A. C. übernimmt diese Aufgabe. Alle Teilnehmer sind einverstanden. R. P. schlägt vr, ein literarisches Quiz abzuhalten und Preise auszulben. Pr: R. P.: Der Stand würde eine mehr Besucher bekmmen. A. C. Es würde Spaß machen, mit den Besuchern spielerisch umzugehen. Cntra: H. A.: Preise müssen gekauft werden, jedch ist kein Geld vrhanden. J. U. schlägt vr, alte Ausgaben des Magazins und Abnnements zu verlsen. Weiterhin könnte in der Universität nach Bücherspenden gefragt werden. Beschluss: J. U. erfragt beim Studierendenrat, b eine öffentliche Bücherspende-Bx in der Mensa aufgestellt werden kann und kümmert sich bei einer Bejahung um deren Aufbau. Beschluss wurde mit einer Enthaltung angenmmen. 3. Snstiges Keine snstigen Punkte durch die Teilnehmer 4. Organisatrisches Themen der nächsten Sitzung: Bücherbx in der Mensa, Lage des Standes auf dem HSF, Fragebgen für Abnnenten, Themenfindung für die neue Ausgabe Nächste Sitzung: , 16 Uhr, Knferenzraum der Mustermann- Stiftung Unterschrift Sphie Mittelstädt, Hubert Aachen.