Die Optimierung des kreditorischen Workflows als Thema interkommunaler Kooperation

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1 Die Optimierung des kreditorischen Workflows als Thema interkommunaler Kooperation d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Deggingstraße 42, D Dortmund Fon: +49 (0) , Fax Bremen, 29. September 2009

2 Agenda d-nrw Projekt Vernetzte Verwaltung Teilprojekt Shared Service Center digitale Postbearbeitung Kreditorischer Workflow Umsetzung Agenda

3 d-nrw Public Private Partnership Öffentlicher Teil in Trägerschaft des Landes NRW sowie 45 Kommunen und 5 Kreisen in NRW Aufgabe: Verstärkung der interkommunalen und kommunalstaatlichen Zusammenarbeit im Bereich E-Government d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Unterstützung, Begleitung und Mitentwicklung verschiedener E- Government-Anwendungen in NRW Vorstellung d-nrw

4 Projekt Vernetzte Verwaltung Modellversuch Öffentliche Leistungserbringung in kommunaler Zusammenarbeit durch vernetzte Verwaltung mit Hilfe von IT (E-Government) des Landes NRW Servicestelle Personal im Kreis Warendorf Vernetzte Verwaltung Region Nordlippe Modellversuch Vernetzte Verwaltung Interkommunales Finanzcenter Baumberge Gem. Havixbeck und Nottuln Shared Service Center digitale Shared Postbearbeitung Service Center digitale Postbearbeitung Kreis Soest, Märkischer Kreis, Städte Lippstadt und Soest Projektsteuerung durch d-nrw 4 Teilprojekte des Modellversuchs bis

5 Shared Service Center digitale Postbearbeitung Projektbeteiligte: Kommunen Einwohner Kreis Soest Stadt Lippstadt Stadt Soest Märkischer Kreis Projektmanagement, fachliche und methodische Beratung: b.i.t.consult GmbH Weitere Umsetzungspartner: IT-Dienstleister:KDVZ Citkomm Shared Services: Deutsche Post AG Projektbeteiligte

6 Shared Service Center digitale Postbearbeitung Projektinhalt: Entwicklung einer organisatorischen und technischen Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und ausganges der beteiligten Kommunen in digitaler Form und Pilotierung eines Shared Service Center Digitale Postbearbeitung 2 Pilotprozesse: Kreditorischer Workflow Bearbeitung von Eingangsrechnungen Bearbeitung von Verkehrsordnungswidrigkeiten Pilotprozesse

7 Shared Service Center digitale Postbearbeitung Projektziele: Bündelung der Postein- und ausgänge in einem SSC Weitgehende Standardisierung und Automation der Prozessabläufe in den vier Kommunen. Die Lösung soll für weitere Fachprozesse zum Einsatz kommen. Die Lösung muss wirtschaftlich sein. Entwicklung einer übertragbaren Blaupause des Shared Service für alle Kommunen in NRW Projekthintergrund Multiklientenstudie Effizientes E-Government Studie Digitales Schriftgutmanagement Ziele und Hintergrund

8 Shared Service Center digitale Postbearbeitung Jahr Monat Modul 1: Projektinitial Modul 2: Ist-Analyse Modul 3: Basiskonzept Modul 4: Feinkonzept Modul 5: Pilotierung Modul 6: Evaluation S M M M M M E Projektplan

9 Shared Service Center digitale Postbearbeitung Posteingänge gesamt Eingänge VK-OWI Eingänge VK-OWI im Test Eingänge kred. Workflow Eingänge kred. Workflow im Test Märkischer Kreis Keine Datenerhebung Kreis Soest Lippstadt Soest Kein Testbetrieb wegen Wechsel des Fachverfahrens Mengengerüst

10 Allg. Struktur des SSC Das SSC übernimmt und zentralisiert Aufgaben, die heute dezentral in den Poststellen und den Fachbereichen der Kommune wahrgenommen werden Eingang vorbereiten Eingang nachbereiten Vorgang bearbeiten Ausgang bearbeiten PE indizieren PE bereitstellen PE bündeln PE digitalisieren PE indizieren PE bereitstellen Vorgang bearbeiten PA erstellen PA bereitstellen PA bündeln PA Drucken, kuvertieren PA versenden PA zustellen SSC Poststelle Fachbereiche SSC b.i.t.consult GmbH Struktur Shared Service Center digitale Postbearbeitung

11 Zielsetzungen kreditorischer Workflow Verkürzung der Durchlaufzeit von Rechnungseingängen bis Bezahlung auf mindestens 14 Tage (Erfüllung der Qualitätskriterien des Gütesiegels mittelstandsorientierte Verwaltung ) Reduktion der internen Bearbeitungsaufwände bei Eingangsrechnungen in der Poststelle und den Fachabteilungen der beteiligten Kommunen (Prozessoptimierung) Verbesserte Transparenz zur Verausgabung von Finanzmitteln ( Obligo ) und zur Hauhaltssteuerung (Finanzmanagement) Vereinheitlichung der Geschäftsregeln, Normen und Standards im Bestellwesen und in der Rechnungsbearbeitung der Kommune(-n) (Organisatorische Standards) Weitgehende Prozessautomation und elektronische Aktenführung im Bestellwesen und in der Rechnungseingangsbearbeitung (Technologische Standards: Workflowmanagement und E-Vorgangsakte) Kred. Workflow

12 Kreditorischer Workflow Vorprozess Vergabe Der Vorprozess Vergabe wird im Projekt nicht berücksichtigt Vorprozess: Bestellung Folgeprozess: Rechnungsbearbeitung + Teilprozess Bestellung Durchführen + Teilprozess Lieferung & Leistung erbringen + Teilprozess Posteingang Rechnung Bearbeiten + Teilprozess Rechnung Prüfen + Teilprozess Rechnung Buchen Bedarf festgestellt Auftrag Ist erteilt und dokumentiert Rechnungsdaten sind an Kommune übergeben Lieferung / Leistung Ist an- bzw. abgenommen Auszahlungs- Anordnung Ist geprüft und freigegeben Zahlung erfolgt b.i.t.consult GmbH Kreditorischer Workflow Prozessgliederung

13 Rollen und Geschäftsaufgaben Bestellung und Kreditorischer Workflow SB Vergabe Vorprozess Vergabe Bedarfsträger SB Clearing Aufsichtsprozess: Rechnungsprüfung Bedarfsträger Budget- Verantwortlicher Besteller SB-Haushalt Besteller Lieferant Bearbeiter SC-Poststelle IT-Service Virtuelle Post Besteller SB-Haushalt Anordnungs- SB-FiBu SB-ABu SB-Kasse Befugter SB-RE-VPr Bedarf melden Bedarf prüfen Bestellung auslösen Bestellung ( Obligo ) dokumentieren Bestellung versenden Leistung erbringen Leistung An-/abnehmen Rechnung stellen Rechnungseingang digitalisieren Rechnungsdaten übergeben Rechnungsdaten annehmen RE-Clearing durchführen Rechnung Sachlich prüfen Rechnung Rechnerisch prüfen Auszahlungs-AO prüfen Rechnungs- Vorgang prüfen Finanz-Buchung durchführen Anlagen-Buchung durchführen Zahlungsträger ertsellen Zahlung veranlassen Bedarf festgestellt Auftrag Ist erteilt und dokumentiert Rechnungsdaten sind an Kommune übergeben Lieferung / Leistung Ist an- bzw. abgenommen Auszahlungs- Anordnung Ist geprüft und freigegebne Zahlung erfolgt b.i.t.consult GmbH Kreditorischer Workflow Geschäftsaufgaben

14 Zielarchitektur kreditorischer Workflow Bearbeiter SC-Poststelle Lieferant Besteller SB-Haushalt SB-FiBu SB-ABu SB-Kasse Bearbeiter SCC Scan OCR/ICR Account CMS / Composite Application Portal SCP-Server Mandant Mandant Mandant Mandant Datensicherheit Verzeichnisdienste/ Matching ID-MGMT Lieferanten Verzeichnis Auftragsbuch RE-E-Buch DMS / Dokumenten Mgmt. System Formular Service Payment Service Kasse Finanz Service FiBu ABu KLR Service Scan Service Print-Konverter Datensicherheit Printund Versandservice IT-/RZ Administration b.i.t.consult GmbH Kreditorischer Workflow

15 Umsetzung Wesentliche Punkte der Standardisierung des kred. Workflow Vorprozess Bestellung als Bestandteil des Workflows Auftragsbuch Vormerkung im Rahmen der Bestellung / Auftragsvergabe Prüfschritte / Beteiligung der Finanzbuchhaltung SSC für Posteingang Rechnungseingangsbuch Anlagenbuchhaltung Abbildung der unterschiedlichen Organisationsformen durch Rollenkonzept unterschiedliche interne Regelungen (teilweise durch Politik beschlossen) Standardisierung

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Jürgen Platte,