Dokumentenmanagements

Transkript

1 Marburg, P R O J E C T C O N S U L T GmbH GmbH 1

2 Agenda Grundlagen des Anwendungsgebiete von Dokumentenmanagement-Systemen Rechtliche Anforderungen Wirtschaftlicher Einsatz Erfolgsfaktoren Strategien und Trends Diskussion GmbH 2

3 GmbH 3

4 GmbH 4

5 2002 EDM Digital Asset Management DRM REA Electronic Records Management Preservation Multi EDM Document Management Channel Distribution COLD Elektronische Information Wissensmanagement Signatur Lifecycle Portale Management Scanning TCM ILM KM Web Content Enterprise Content Integration Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Management BPM Workflow VCM Imaging Capture EDRMS Electronic Document -Management Revisionssichere CTA Archivierung IRS BPM Digital Digital Signature Rights Management Preservation Collaboration DMS Media Asset ManagementEDM DAM MAM Compliant Transaction Archivin Records Management Elektronische Archivierung ERM esignature Single DM Instance Business Archivierung Process Management E-Business Enterprise Application UDM Informations- IDARS Output und Integration Management EAI EAkte Optical Filing Groupware OMS Single iecm Source Enterprise WCM Knowledge Content Management Management Document Publishing Warehouse Intranet GmbH DRT Repository CMS Collaborative Commerce IDOM Workflow EDM 5 Collaborative Business Commerce Process MultiMedia-Datenbanken Management ASP // DMCO ECI

6 GmbH 6

7 Definition ECM Enterprise Content Management CAPTURE MANAGE Business Processes Data Unstructured Content STORE PRESERVE DELIVER GmbH 7 AIIM International, 2001

8 Drei Ideen GmbH 8

9 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Web Content Management Collaboration Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 9

10 ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Basis Idee Nr. 1 Web Content Management Collaboration Integrative Middleware Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 10

11 ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 2 Workflow Collaboration Unabhängige Dienste Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging für alle Anwendungen Integration Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure GmbH 11

12 ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 3 Domino Exchange RDMS File System Integration Ein einheitliches, Workflow Collaboration übergreifendes Enterprise Repository Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Miningfür jeden Management Informationstyp Imaging Enterprise Content Management Infrastructure GmbH 12

13 Komponenten des Enterprise Content Management GmbH 13

14 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management MANAGE DM Collab CAPTURE STORE WCM DELIVER GmbH 14 WF/ BPM RM PRESERVE

15 CAPTURE Human created Office Documents Form Rich Media Microfilm Recogniton OCR HCR ICR OMR Barcode Indexing Input Designs Application created ERP XML Finacial Applications E-Billing Forms Processing E-Forms/Web-Forms Aggregation COLD/ERM Categorization GmbH 15 Input

16 MANAGE DM Collab STORE WCM WF/ BPM RM GmbH 16

17 Document Management Document Management DM Collab Checkin/Checkout STORE WCM Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung WF/ BPM RM GmbH 17

18 Collaboration Collab Collaboration DM STORE WCM Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammenführung WF/ BPM RM GmbH 18

19 Web Content Management Collab DM Web Content Management STORE WCM GmbH WF/ BPM RM Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung 19

20 Records Management Collab DM Ablagesystematik STORE WCM Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung WF/ BPM RM Records Management GmbH 20

21 Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten DM Collab Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM Workflow / Business Process Management WF/ BPM RM GmbH 21

22 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail GmbH 22 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Technologies Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

23 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung GmbH 23

24 DELIVER Security as ECM Infrastructure Transformation Security Ditribution Technologies Layout/Design COLD/ERM PKI Internet, Intranet, Extranet Personalization E-Business-Portale XML Digital Rights und Fax PDF Compression Management/ Watermark Datenübermittlung mittels EDI, XML u. anderer Formate Syndication CD / DVD Publishing Konverter Viewer Digital Signature Digitales Fernsehen Papier GmbH 24 Output

25 ECM-Haus Usage Fat Client Enabling Web Client other Devices SECURITY CAPTURE MANAGE Web Content Management Digital Asset Management Management Records Management Document Management Indexing Categorization Recognition Forms Processing Document Imaging SECURITY Collaboration Business Process Management Workflow EAI SECURITY Repositories Storage Long-Term Archival Backup / Recovery Migration Content Integration Search / Retrieval Syndication Localization Personalization Publish Electronic DELIVER PRESERVE STORE SECURITY GmbH PKI Scanning Electronic Signature Entry User Managment Directory Service User Rights Management Paper DRM Exit Firewall 25

26 ECM 2006: Was ist neu im Portfolio? GmbH 26 DAM Digital Asset Management Management EAI Enterprise Application Integration Enterprise Search / Retrieval Content Integration Backup / Recovery / Continuity Longterm Archival / Digital Preservation Migration (Emulation) Localization / Multi-lingual DRM Digital Rights Management

27 GmbH 27

28 2002 Posteingangserfassung Frühes, paralleles, spätes Erfassen Automatisierung der Informationserfassung Automatische Posterfassung Der einheitliche Postkorb Integrationsaspekte Technische Ansätze... GmbH 28

29 Auswirkungen Posteingang GmbH 29 Umfang der Automatisierbarkeit Organisation; besonders bei stufenweiser Einführung Zeitpunkt der Bereitstellung Abhängigkeit von der Verfügbarkeit Prozentsatz richtig erkannter Daten und Aufwände für Clearing Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe) Rechtsgrundlagen Unterschriften Papiervernichtung Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte Zeitstempel)

30 Archivierung von s Rechtsregeln für die -Archivierung Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, 257 HGB. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GmbH 30

31 Anforderungen an eine -Archivierung (1) GmbH 31 Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge. Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina. Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten s aus dem führenden Mailsystem. (z.b. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)

32 Anforderungen an eine -Archivierung (2) GmbH 32 Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate Single Instance Archivierung. (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.) Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen

33 2002 Der einheitliche Postkorb GmbH 33 Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten: Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten ( man muss wissen, wo die Information ist ) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mysap.com

34 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Akte - Dokumente Internet-Formular no-scans ECM-Lösung Vorgangsbearbeitung WF DMS Akte Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck Eigenbestimmt Fremdnutzung GmbH Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Formulare Aussonderung Archiv Historisches Archiv Dfü Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung

35 Postkorb und Aktensicht Posteingang Postausgang Journal Desktop Journal Persönliche Ablage in Bearbeitung Aktenstruktur Ansicht Entsorgung GmbH 35 Stati Sortieren, sichten Journal

36 epa Elektronische Patientenakte (1) Die elektronische Patientenakte (epa) ist eine Zusammenstellung aus zentraler elektronischer Sammlung und Verwaltung aller den Krankheitsund Behandlungsverlauf eines Patienten betreffenden Daten (Diagnosen, Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar gemacht. GmbH 36

37 epa Elektronische Patientenakte (2) GmbH 37 Man kann zwischen patientengeführten Patientenakten und Leistungserbringer geführten Patientenakten unterscheiden: Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff darauf. Die Leistungserbringer geführten Patientenakten dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame Patienteninformationen einstellen.

38 2002 Urheberrechte Elektronische Archivierung Begriffe GmbH 38 Records Management Der Begriff elektronische Archivierung entspricht dem Records Management zusammen mit Preservation im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter elektronische Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten

39 2002 Merkmale der Revisionssicherheit bei der Archivierung In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: GmbH 39 Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

40 Workflow GmbH 40 Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammen-hängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.b. Fach-anwendungen) und Dokumente (z.b. Office-Produkte) Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen

41 Collaboration GmbH 41 Gemeinsam nutzbare Informationsbasen Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informa-tionen Wissensbasen über Skills, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Kommunikationsanwendungen wie Video- Conferencing Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung

42 Automatische Klassifikation Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut Zu unterscheiden sind die Ansätze: Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und Strukturierung der Ergebnisse Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend GmbH 42

43 Elektronische Signatur Eine elektronische Signatur entspricht... Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen 2 SigG GmbH 43

44 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers. GmbH 44

45 egk elektronische Gesundheitskarte (1) GmbH 45 Die elektronische Gesundheitskarte soll die Krankenversicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten. Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben einem Foto des Versicherten auch Angaben für die elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält. Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett umgesetzt werden. Die egk soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden: Administrativer Pflichtteil Freiwilliger medizinischer Teil

46 egk elektronische Gesundheitskarte (2) GmbH 46 Administrativer Teil: Hier werden Daten wie z.b. Geburtsdatum, Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll weiterhin das erezept gespeichert werden, bzw. bei umfangreichen Verschreibungen ein Hinweis auf einen zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden. Freiwilliger medizinischer Teil Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfallversorgung und eine Dokumentation der eingenommenen Medikamente. Weitere Angaben, wie z.b. die elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen Server gespeichert und lassen sich von dort über eine gesicherte Verbindung abrufen.

47 GmbH 47 Elektronische Signatur Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften -Footer in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.b. PGP Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Bestätigen die Authentizität des Absenders Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Rechtssichere Signaturen

48 GmbH 48

49 Der Kunde Gesetzliche Krankenkasse Ca Versicherte > 1000 Mitarbeiter Bundesweit aktiv 5 Geschäftsstellen GmbH 49

50 Das Projekt Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a. GmbH 50

51 GmbH 51 Das Projekt Teil der Anforderungen Konzept, Auswahl und des Begleitung BVA oder rechtliche Einführung einer Aktenlösung mit automatisierter Anforderungen Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen Ausschreibungsverfahren Fachkonzept, Scann-Konzept Unterstützung des Projektmanagements Verfahrensdokumentation Unterstützung der Abnahme durch das BVA u.a.

52 Das Projekt (2) Zielsetzung Elektronische Prozessunterstützung in der Sachbearbeitung Rationalisierung der Verwaltungsabläufe Zeitrahmen Konzept und Ausschreibung: Implementierung: 2005 / 2006 Weitere noch laufende Unterstützung Team Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann Strategie- und Managementberatung: GmbH 52

53 Automatisiertes Posteingangsverfahren Kontrolle + El. Signatur Workflow IS KV oder SAP CRM Andere Posteingang Scannen Erkennung Validierung DMS Output- Management GmbH Archiv 53

54 Das Vorgehen GmbH 54 Wirtschaftlichkeitsanalyse Realisierungskonzept Vorstandsentscheidung Pflichtenheft EU-weites Ausschreibungsverfahren Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich mit ca. 70 Mitarbeitern Dezentrales Scann-Konzept Ausweitung auf den Versichertenbereich Verfahrensdokumentation BVA-Abnahme

55 Das Auswahlverfahren GmbH 55 EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb Ca. 50 Teilnahmeanträge 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau der Angebote 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.- Kriterien aus Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung

56 Die kritischen Faktoren im Projekt GmbH 56 Bei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung von Referenzen und Lösungspräsentation Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit Insolvenz eines Subunternehmers führte zu Mehraufwand Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung (Outsourcing) dauerten wesentlich länger als geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw. Änderung des Einführungskonzepts erforderlich Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des Aktenplans wurde unterschätzt

57 Der Projekterfolg / Nutzen % Einsparungen in der Sachbearbeitung in den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte sich in einer weitgehend problemarmen Einführung aus Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz anfänglicher Bedenkenträger GmbH 57

58 GmbH 58

59 Compliance: Definition Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben GmbH 59

60 Compliance: Grundsätzliche Kriterien Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit GmbH 60

61 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006 BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006 BBankG Bundesbankgesetz 2006 EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007 EStG Einkommensteuergesetz 2006 EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbH 61 GmbHG HGB IuKDG Gesetz betreffend die GmbH Handelsgesetzbuch Informations- und Kommunikationsgesetz

62 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004 SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005 UStG Umsatzsteuergesetz 2006 GmbH 62 UmwG VwVfG VwVfRÄndG ZPO Umwandlungsgesetz Verwaltungsverfahrensgesetz 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften Zivilprozessordnung

63 Verordnungen in Deutschland Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997 SigV SRVwV Signaturverordnung Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung GmbH 63

64 GmbH 64

65 Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Relevante Kostenarten GmbH 65 Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen Dokumenteneingang und -ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung Sachkosten Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten Einführungskosten Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen (gegebenenfalls externer Scanservice) Kapitalkosten

66 Nutzenpotenziale Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten verbesserte Prozesse Kundenzufriedenheit Personalkosten Informationsverfügbarkeit Mitarbeitermotivation technische Ausstattung z.b.: Papierlogistik Mikroverfilmung Informationsschutz neue Services/Produkte administrativer Aufwand Qualität der Arbeitsergebnisse verbesserte Organisationsstruktur GmbH 66

67 Wirtschaftlichkeit Ist-Zustand vor ECM-Einführung Kosten Leistungen Kostendifferenz Wirtschaftlichkeit Leistungsdifferenz Kosten Leistungen GmbH 67 Soll-Zustand nach ECM-Einführung

68 2002 Kosten / Nutzen Quantitativ versus Qualitativ Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitätsverbesserungen GmbH 68 Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten Eher gering kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer das weitaus höhere Sicherheit mehr Transparenz, höhere bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Potenzial Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

69 GmbH 69 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer

70 Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne ein DMS System GmbH 70 Quelle: VOI-DMS Marktstudie

71 Gründe für DMS-Projektabbruch GmbH 71 Quelle: VOI-DMS Marktstudie

72 Vorbereitungen ECM Projekt Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Ich weiß bereits so schon, was ich will Für das bisschen Archivierung setze ich mich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten GmbH 72

73 Vorbereitungen ECM Projekt Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? DMS ist kein geschäftskritisches System Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen GmbH 73

74 Vorbereitungen ECM Projekt Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? Technische Rahmenbedingungen Fachliche / organisatorische Anforderungen Rechtliche Anforderungen Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP Lösungsarchitektur: Quellen, Repository, Standards, Formate, Schichten, Integration... Wirtschaftlichkeit... GmbH 74

75 Vorbereitungen ECM Projekt Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? GmbH 75 Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden: Lösungsansätze Technische Spezifika Anbieter- / Produkt-Markt Wie grenze ich Anforderungen/Komponenten voneinander ab?

76 Vorbereitungen ECM Projekt Welcher Partner kommt überhaupt in Frage? Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner? Was muss vorbereitet werden? Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht? Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig? GmbH 76 Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung Unser Haus- und Hofberater Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer Die Top Ten der Consultinggesellschaften Freie Berater aus der DMS-Branche Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS- Branche Spezialberatungen für ECM

77 GmbH 77

78 ECM-Trends GmbH 78 Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste Enabling von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und SaaS Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und AJAX Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services für übergreifende Berechtigungen Elektronische Signatur Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content Management Collaboration statt vordefiniertem Workflow Konsolidierung und Konvergenz beim Anwender wie im Markt

79 WCM Groupware / Office Print ERP ECM / DMS Output Management GmbH 79 Fachverfahren Speicher Datenbanken

80 WCM Groupware / Office Print ERP ECM Output Management GmbH 80 Fachverfahren Speicher Datenbanken

81 Differenzierung des Produktangebotes Basisfunktionalität Spezialisierte Lösungen ECM Suiten Komponenten & Dienste GmbH 81 Kommerzielle Produkte Semi-kommerzielle Open Source Produkte Open Source Freeware SaaS Software as a Service

82 Content centric applications nach Forrester GmbH 82

83 Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2006 GmbH 83

85 Sieben Thesen (1) Compliance Overflow (2) Risk Management (3) Informationsabhängigkeit (4) Informationsflut (5) Informationslücke (6) Informationsbewertung (7) Gesellschaftliche Verantwortung GmbH 85

86 Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999 GmbH 86

88 Referent: Vortragsfolien und Handout in elektronischer Form: Im Bereich Handouts Passwort abrufen Newsletter, Glossar, Standards, Rechtsfragen, Artikel: GmbH 88 Archiv mit Beiträgen in 5 Sprachen: Bewertung von ECM-Software durch Anwender: