Mehr Zeit für das Kerngeschäft: die Abschaffung des Papiers bei PASCHEN Rechtsanwälte

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1 Mehr Zeit für das Kerngeschäft: die Abschaffung des Papiers bei PASCHEN Rechtsanwälte Ines Paschen, Marketing, PASCHEN Rechtsanwälte André Hickmann, Anwendungsentwicklung, swepp GmbH ELO ECM Tour - Potsdam, 01. Juli 2015

2 PASCHEN Rechtsanwälte im Überblick Umfassende Betreuung von ca Mandaten im Bereich Business-to-Business in Berlin Köln Leipzig München seit 1993 außergerichtliche & gerichtliche Durchsetzung von Lieferantenrechten Interessenvertretung im Insolvenzverfahren Anwaltliche Bearbeitung von Anfang bis Ende Zügige Abwicklung, konsequente Verfolgung Empfohlen vom Bundesverband der Unternehmensjuristen e.v. in den Bereichen Litigation & ADR, Insolvenz- und Vertragsrecht

3 PASCHEN Rechtsanwälte im Überblick zertifiziertes Qualitätsmanagement weitgehend elektronische Kommunikation vollständige Transparenz eigenentwickeltes Kundenonlineportal Länderübergreifende Fallbearbeitung mittels internationalem Netzwerk individuelle Software- und Schnittstellenentwicklung spezialisiert im Bereich Forderungsmanagement Mandantenportal advo.port

4 Fachliche Ausgangssituation Erstellung & Handling umfangreicher Papierakten vereinzelt sehr lange Laufzeit der Akten standardisierte Aktenbearbeitung überwiegend im außergerichtlichen Bereich, im Mahnverfahren und der Zwangsvollstreckung standortübergreifende Zusammenarbeit mit Hindernissen

5 Technische Ausgangssituation dezentrale IT-Struktur in vier Standorten pro Standort ein Server plus diverse Clients getrennte Datenhaltung NACHTEILE: hoher Wartungsaufwand höhere Fehleranfälligkeit hohe Kosten

6 Technische Ausgangssituation Standard IT-Anwendung - ReNoStar Mandats- / Aktenbearbeitung Forderungskonten / Buchhaltung Aktenhistorie Erstellen von Standardschreiben aus Dokumentenvorlagen NACHTEILE: schlechte Suchfunktion keine standardisierten Vorgangsbezeichnungen/Workflows unkomfortable Zusammenarbeit im Team fehlender Schnellüberblick für Nichtsachbearbeiter

7 Technische Ausgangssituation debit.control als Online- Mandantenportal Umfangreiche Statistiken und Analysen detaillierte Akteninformation Darstellung kompletter Aktenhistorie aus ReNoStar automatisierte Benachrichtigung für Kunden internes Reporting über offene Wiedervorlagen per Schnittstellen zu anderen Dienstleistern

8 Projektziel Verbesserung der Kundenkommunikation Optimierung interner Prozessabläufe Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Fristvorgaben Verstärkung der überregionalen Zusammenarbeit weitere Beschleunigung der Aktenbearbeitung

9 Fachliche Anforderungen an ELO Einführung papierlose Anwaltsakte Beendigung bestehende beleghafte Beratungsakten/-ordner Neumandate von Anfang an elektronisch Strukturierte Dokumentenablage Übersichtliche, visualisierte E-Akte auch bei Gericht

10 Technische Anforderungen an ELO 1. Optimierung der IT- Infrastruktur Hauptstandort Berlin Standleitungen zwischen Standorten Terminalserver ReNoStar / Daten ELO-Server (VMs) Internet

11 Technische Anforderungen an ELO 2. Datenübernahme aus ReNoStar ELO für Dokumentenablage Erstimport ca. 2 Mio. Dokumente strukturierte Ordneranlage für Standorte und Mandanten automatische Verschlagwortung der Elemente OCR-Dienst für Volltextsuche Zeitverzögerung durch Importprobleme

12 Technische Anforderungen an ELO 3. Permanente Schnittstelle zwischen ELO und ReNoStar ReNoStar weiterhin als Fachanwendung automatisierte Stammdatenpflege Ordner für Mandanten / Akten Verschlagwortungsinformationen automatisierte Aktualisierung der Verschlagwortung Datenaustausch aller 15 Minuten

13 Technische Anforderungen an ELO 4. Dokumentenablage aus Word / Outlook Textvorlagen aus ReNoStar Ablage über eigenes Add-In standardisierte Dokumentenbezeichnung automatisierte Verschlagwortung

14 Technische Anforderungen an ELO 5. Exportfunktion für debit.control Stammdaten aus ReNoStar Dokumente aus ELO im PDF-Format Wiedervorlagen/Workflows aus ELO täglicher automatisierter Upload

15 Projektverlauf Projektvorbereitung 06-08/13 Definition Anforderungsprofil Auswahl DMS ECM Tour 2013 ELO KickOff Kernteam Workshop Ergänzung / Spezifizierung Anforderungsprofil Technische Umsetzung 09(11)/13-01/14 ELO Testsystem ELOprofessional + ELO Client- Installation ELO Basis- Konfiguration + Admin Schulung Testphase 01-02/14 Individualisierung (Gruppen, Rechte, etc.) strukturierter Erstimport Bestandsdaten Workflowgestaltung + Funktionstest

16 Projektverlauf Lifephase I 02-03/14 Endanwenderschulung Leipzig Lifeschaltung Leipzig - Parallelbetrieb Fehlerbehebung Anpassung Workflows Lifephase II 04-05/14 Schnittstellensonderprogrammierung RNS Konfigurationstool für ELO Manuelle Ablage Schulung + Lifeschaltung München Lifephase III 06-07/14 Workflow- ergänzung/- anpassung VorOrt Endanwenderschulung III + IV Lifeschaltung Köln + Berlin Projekt Nachbereitung -12/14 ELO Blog im Archiv ELO Erfahrungsaustausch Jahrestreffen ELO Prozessoptimierung

17 ELO Kernelemente Archivstruktur/Verschlagwortung Akten getrennt nach Standort und Mandanten Struktur der früheren Handakte getrennte Verschlagwortung Aktenorder / Dokumente

18 ELO Kernelemente Eingangsdokument = strukturierte Zuordnung = Manuelle Ablage

19 ELO Kernelemente Eingangsdokument = standardisierte Bezeichnung = Start Workflow-Vorlage

20 ELO Kernelemente Eingangsdokument = Workflow mit mehreren Eskalationsstufen

21 ELO Kernelemente Ausgangsdokument = strukturierte Zuordnung = Manuelle Ablage Automatische Wiedervorlage

22 ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung 11/14-01/15 Testweise Elektronische Rechnungsverarbeitung Aufbau/ Berechtigung Belegarchiv analog Fibu SKR Einführung beleglose Buchführung

23 ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung II 04/15 Prozessoptimierung Anwaltsbereich Aktenbezogene Wiedervorlagen Workflows Bessere Übersicht über Arbeitsverlauf

24 ELO Weiterentwicklung Projektweiterentwicklung III 05/15 Prozessoptimierung Anwaltsbereich Formatierte Dokumentenvorlagen Beschleunigung Dokumentenausgang

25 ELO Fazit & Tipps Erweiterte Kenntnisse im Funktionsumfang von ELO hilfreich für die Konzeption Einsetzen eines ELO-Testsystems frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter Planung, Planung, Planung! - realistischer Zeitplan für Konzeption und Umsetzung Archivstruktur Workflows Schulung der Mitarbeiter eventuell fachliche / technische Probleme

26 ELO Fazit & Tipps gängige Arbeitsweisen NEU-denken Neustrukturierung umfassend nutzen Stärkung überregionaler, fachübergreifender Zusammenarbeit Best Practice Effekt bei unterschiedlichen Arbeitsweisen Verkürzung der durchschnittlichen Aktenlaufdauer um 33% (Abgelegte Akten in der außergerichtlichen und gerichtlichen Bearbeitung im Zeitraum 06/ /2014 im Vergleich zum Folgejahr 06/ /2015) Quelle: Benchmarking Funktion debit.control

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! weitere Fragen? PASCHEN Rechtsanwälte PartGmbB Kaiserin-Augusta-Allee Berlin 030 / berlin@paschen.cc